Практикум по дисциплине Документационное обеспечение управления по специальности «Право и организация социального обеспечения»

государственное бюджетное образовательноеучреждение среднего профессионального образованияВладимирской области

«Владимирский авиамеханический колледж»








практикум
по дисциплине

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

по специальности среднего профессионального образования

030912 «Право и организация социального обеспечения»

по программе базовой подготовки










Владимир 2012








































СОДЕРЖАНИЕ

13 TOC \o "1-3" \h \z \u 1413 LINK \l "_Toc326528165" 14Введение 13 PAGEREF _Toc326528165 \h 1461515
13 LINK \l "_Toc326528166" 14Памятка студенту 13 PAGEREF _Toc326528166 \h 1481515
13 LINK \l "_Toc326528167" 14Практическое занятие №1 «Составление общего бланка организации с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов на формате А4» 13 PAGEREF _Toc326528167 \h 14101515
13 LINK \l "_Toc326528168" 14Практическое занятие №2 «Составление бланка служебного письма конкретной организации с угловым и продольным расположением реквизитов на формате А4 и А5» 13 PAGEREF _Toc326528168 \h 14141515
13 LINK \l "_Toc326528169" 14Практическое занятие №3 «Ознакомление с организационными документами, анализ структуры их текста, правильность оформления положений, уставов, должностных инструкций» 13 PAGEREF _Toc326528169 \h 14171515
13 LINK \l "_Toc326528170" 14Практическое занятие №4 «Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов» 13 PAGEREF _Toc326528170 \h 14231515
13 LINK \l "_Toc326528171" 14Практическое занятие №5 «Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов. Оформление заявления, справки, протокола» 13 PAGEREF _Toc326528171 \h 14291515
13 LINK \l "_Toc326528172" 14Практическое занятие №6 «Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов. Оформление служебных писем на формате А4 и А5» 13 PAGEREF _Toc326528172 \h 14351515
13 LINK \l "_Toc326528173" 14Практическое занятие №7 «Правила оформления и выдачи копий документов» 13 PAGEREF _Toc326528173 \h 14401515
13 LINK \l "_Toc326528174" 14Практическое занятие №8 «Организация приема, рассмотрения, регистрации и исполнения документа» 13 PAGEREF _Toc326528174 \h 14431515
13 LINK \l "_Toc326528175" 14Практическое занятие №9 «Организация оперативного хранения документов. Номенклатура дел. Ознакомление с типовыми и примерными номенклатурами дел» 13 PAGEREF _Toc326528175 \h 14471515
13 LINK \l "_Toc326528176" 14Практическое занятие №10 «Экспертиза ценности бумаги» 13 PAGEREF _Toc326528176 \h 14511515
13 LINK \l "_Toc326528177" 14Практическое занятие №11 «Подготовка дел к передаче в архив организации, составление сдаточной описи» 13 PAGEREF _Toc326528177 \h 14551515
13 LINK \l "_Toc326528178" 14Список использованных источников 13 PAGEREF _Toc326528178 \h 14601515
13 LINK \l "_Toc326528179" 14Приложение 1 Требования ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению документов 13 PAGEREF _Toc326528179 \h 14611515
13 LINK \l "_Toc326528180" 14Приложение 2 Технические требования к изготовлению документов 13 PAGEREF _Toc326528180 \h 14701515
13 LINK \l "_Toc326528181" 14Приложение 3 Образец оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов 13 PAGEREF _Toc326528181 \h 14731515
13 LINK \l "_Toc326528182" 14Приложение 4 Образец оформления служебного письма с продольным расположением реквизитов 13 PAGEREF _Toc326528182 \h 14741515
13 LINK \l "_Toc326528183" 14Приложение 5 Структура учредительного договора 13 PAGEREF _Toc326528183 \h 14751515
13 LINK \l "_Toc326528184" 14Приложение 6 Структура устава организации 13 PAGEREF _Toc326528184 \h 14761515
13 LINK \l "_Toc326528185" 14Приложение 7 Структура устава акционерного общества 13 PAGEREF _Toc326528185 \h 14771515
13 LINK \l "_Toc326528186" 14Приложение 8 Структура положения об организации 13 PAGEREF _Toc326528186 \h 14781515
13 LINK \l "_Toc326528187" 14Приложение 9 Форма положения в структурном подразделении 13 PAGEREF _Toc326528187 \h 14791515
13 LINK \l "_Toc326528188" 14Приложение 10 Содержание разделов учредительных документов 13 PAGEREF _Toc326528188 \h 14801515
13 LINK \l "_Toc326528189" 14Приложение 11 Унифицированная форма штатного расписания 13 PAGEREF _Toc326528189 \h 14811515
13 LINK \l "_Toc326528190" 14Приложение 12 Форма должностной инструкции 13 PAGEREF _Toc326528190 \h 14821515
13 LINK \l "_Toc326528191" 14Приложение 13 Форма приказа по основной деятельности 13 PAGEREF _Toc326528191 \h 14831515
13 LINK \l "_Toc326528192" 14Приложение 14 Образец приказа 13 PAGEREF _Toc326528192 \h 14841515
13 LINK \l "_Toc326528193" 14Приложение 15 Унифицированная форма приказа о приеме на работу 13 PAGEREF _Toc326528193 \h 14851515
13 LINK \l "_Toc326528194" 14Приложение 16 Унифицированная форма приказа об увольнении 13 PAGEREF _Toc326528194 \h 14861515
13 LINK \l "_Toc326528195" 14Приложение 17 Форма полного протокола 13 PAGEREF _Toc326528195 \h 14871515
13 LINK \l "_Toc326528196" 14Приложение 18 Форма сокращенного протокола 13 PAGEREF _Toc326528196 \h 14881515
13 LINK \l "_Toc326528197" 14Приложение 19 Форма краткого протокола 13 PAGEREF _Toc326528197 \h 14891515
13 LINK \l "_Toc326528198" 14Приложение 20 Образец личного заявления 13 PAGEREF _Toc326528198 \h 14901515
13 LINK \l "_Toc326528199" 14Приложение 21 Пример оформления справки 13 PAGEREF _Toc326528199 \h 14911515
13 LINK \l "_Toc326528200" 14Приложение 22 Оформление справки о наличии документов 13 PAGEREF _Toc326528200 \h 14921515
13 LINK \l "_Toc326528201" 14Приложение 23 Образец справки 13 PAGEREF _Toc326528201 \h 14931515
13 LINK \l "_Toc326528202" 14Приложение 24 Макет служебного письма 13 PAGEREF _Toc326528202 \h 14941515
13 LINK \l "_Toc326528203" 14Приложение 25 Образец гарантийного письма 13 PAGEREF _Toc326528203 \h 14951515
13 LINK \l "_Toc326528204" 14Приложение 26 Образец информационного письма 13 PAGEREF _Toc326528204 \h 14961515
13 LINK \l "_Toc326528205" 14Приложение 27 Образец сопроводительного письма 13 PAGEREF _Toc326528205 \h 14971515
13 LINK \l "_Toc326528206" 14Приложение 28 Пример оформления выписки из приказа 13 PAGEREF _Toc326528206 \h 14981515
13 LINK \l "_Toc326528207" 14Приложение 29 Пример оформления выписки из протокола 13 PAGEREF _Toc326528207 \h 14991515
13 LINK \l "_Toc326528208" 14Приложение 30 Образец оформления копии документа 13 PAGEREF _Toc326528208 \h 141001515
13 LINK \l "_Toc326528209" 14Приложение 31 Образец оформления дубликата документов 13 PAGEREF _Toc326528209 \h 141011515
13 LINK \l "_Toc326528210" 14Приложение 32 Алгоритм работы с входящими документами 13 PAGEREF _Toc326528210 \h 141021515
13 LINK \l "_Toc326528211" 14Приложение 33 Алгоритм работы с исходящими документами 13 PAGEREF _Toc326528211 \h 141031515
13 LINK \l "_Toc326528212" 14Приложение 34 Формы регистрационных журналов 13 PAGEREF _Toc326528212 \h 141041515
13 LINK \l "_Toc326528213" 14Приложение 35 Форма регистрационно-контрольной карточки 13 PAGEREF _Toc326528213 \h 141051515
13 LINK \l "_Toc326528214" 14Приложение 36 Форма журнала учета поступления и выбытия электронных документов 13 PAGEREF _Toc326528214 \h 141061515
13 LINK \l "_Toc326528215" 14Приложение 37 Форма учетной карточки единицы учета электронных документов 13 PAGEREF _Toc326528215 \h 141071515
13 LINK \l "_Toc326528216" 14Приложение 38 Пояснения к заполнению регистрационных форм документов 13 PAGEREF _Toc326528216 \h 141081515
13 LINK \l "_Toc326528217" 14Приложение 39 Перечень документов, не подлежащих регистрации 13 PAGEREF _Toc326528217 \h 141091515
13 LINK \l "_Toc326528218" 14Приложение 40 Форма номенклатуры дел организации 13 PAGEREF _Toc326528218 \h 141101515
13 LINK \l "_Toc326528219" 14Приложение 41 Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации 13 PAGEREF _Toc326528219 \h 141111515
13 LINK \l "_Toc326528220" 14Приложение 42 Образец приказа о создании экспертной комиссии 13 PAGEREF _Toc326528220 \h 141121515
13 LINK \l "_Toc326528221" 14Приложение 43 Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению 13 PAGEREF _Toc326528221 \h 141131515
13 LINK \l "_Toc326528222" 14Приложение 43 Форма обложки дела по ГОСТ 17914-72 13 PAGEREF _Toc326528222 \h 141151515
13 LINK \l "_Toc326528223" 14Приложение 44 Форма внутренней описи документов дела 13 PAGEREF _Toc326528223 \h 141161515
13 LINK \l "_Toc326528224" 14Приложение 45 Форма листа-заверителя дела 13 PAGEREF _Toc326528224 \h 141171515
13 LINK \l "_Toc326528225" 14Приложение 46 Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения 13 PAGEREF _Toc326528225 \h 141181515
13 LINK \l "_Toc326528226" 14Приложение 47 Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения 13 PAGEREF _Toc326528226 \h 141191515
13 LINK \l "_Toc326528227" 14Приложение 48 Форма описи электронных документов постоянного хранения 13 PAGEREF _Toc326528227 \h 141201515
15ВВЕДЕНИЕ

Практикум по дисциплине «Документационное обеспечение управления» предназначен для студентов базового уровня СПО, обучающихся по специальности 030912 «Право и организация социального обеспечения».
Методическое пособие включает одиннадцать практических занятий по следующим темам:
нормативно-методическая база делопроизводства;
характеристика документов, использующихся в управленческой деятельности;
документооборот в организации.
В пособии большое внимание уделено требованиям государственных стандартов по оформлению документов, языку и стилю деловой корреспонденции, составу и порядку разработки документов, использующихся в управленческой деятельности. Приведены технологии разработки и правила оформления организационно-правовых, распорядительных и справочно-информационных документов. Рассматривается технология документооборота в организации от момента получения (создания) документа до его исполнения (отправки) или сдачи на хранение в архив.
Цель практических занятий в первую очередь закрепить и углубить знания, полученные при изучении дисциплины «Документационное обеспечение управления».
Подготовка к работе заключается в предварительном ознакомлении с пакетом документов и правилами их оформления, и повторении основных вопросов теории.
В описании каждой работы приводятся краткие сведения из теории и указываются вопросы для самопроверки. В случае затруднений студент может обратиться к указанной литературе для более подробного изучения материала.
Особенностью данного методического пособия является то, что на первом практическом занятии студенты должны разработать комплект документов для смоделированного ими условного предприятия, на основании данных этого предприятия выполняются следующие практические задания.
Пакет документов по предприятию каждый студент собирает в свою папку и представляет в качестве отчета о работе по завершении практических занятий.
Методическое пособие содержит приложения с образцами документов и технологий работы с ними.
Данное методическое пособие рекомендуется использовать студентам заочного обучения при изучении дисциплины «Документационное обеспечение управления».
ПАМЯТКА СТУДЕНТУ

Целью практических занятий является освоение способов составления и методов работы с документами управленческой деятельности.
В процессе выполнения практических работ студентам необходимо создать пакет документов по одному предприятию, которое они моделируют самостоятельно.
В индивидуальную папку должны входить следующие виды документов и бланков:
общий бланк организации с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов, бланк конкретного вида, бланк структурного подразделения или должностного лица;
бланк служебного письма с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов на формате А4 и А5;
устав предприятия;
учредительный договор;
должностная инструкция;
приказ по основной деятельности;
приказ по личному составу;
приказ о прекращении трудового договора (контракта) с работником;
заявление, справка, протокол;
служебное письмо на формате А4 и А5;
копии официальных документов (копия – отпуск; выписка; дубликат);
регистрационные формы документов;
номенклатура дел;
приказ руководителя о создании экспертной комиссии;
акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
лист-заверитель дела;
сдаточная опись на дела для передачи в архив организации;
обложка дела согласно ГОСТ 17914-72.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №1«Составление общего бланка организации с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов на формате А4»

Цель занятия:

изучить состав реквизитов ОРД, правила их оформления, формуляр – образец ОРД;
научиться конструировать бланки конкретной организации, в зависимости от их назначения.

Теоретическая часть

Документы изготавливают на бланках.
Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два формата бланков документов – А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный. Схемы расположения реквизитов при угловом и продольном варианте оформления приведены в приложении 1 (рисунки 1 и 2). Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. Состав реквизитов документов и требования к их оформлению приведены в приложении 1.
Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
При использовании продольного варианта бланка применяют центрированный способ размещения реквизитов. При использовании углового варианта бланка применяют флаговый или центрированный способ размещения реквизитов.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков:
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа.
Кроме того, можно изготавливать:
бланк должностного лица;
бланк структурного подразделения.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
Бланк структурного подразделения или бланк должностного лица отличается от остальных бланков тем, что после реквизита 08 наносится наименование структурного подразделения или должностного лица.

Задание

Составить общий бланк конкретной организации с продольным расположением реквизитов на формате А4.
Составить общий бланк конкретной организации с угловым расположением реквизитов на формате А4.
Составить бланк конкретного вида.
Составить бланк структурного подразделения организации или должностного лица.

Порядок выполнения работы

Ознакомиться с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению документов (приложение 1).
Включить ПК.
Создать папку С:\ Мои документы \ Практика ДОУ \ Группа \ Фамилия студента.
Создать документ Microsoft Word с именем «Общий бланк документа с продольным расположением реквизитов».
Оформить созданный документ в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).
Сохранить созданный документ.
Вывести созданный документ на печать.
Закрыть документ.
Выполнить те же действия для 2 – 4 пунктов задания.
Закончить работу с программой MS Word.
Выключить ПК.

Контрольные вопросы

Дать определение понятию «бланк документа». Виды бланков, их назначение.
Назовите правила оформления, изготовления, учета, использования и хранения бланков организации.
Какое количество реквизитов предусматривает ГОСТ Р 6.30-2003?
Какие варианты размещения реквизитов на бланке вы знаете?
Что такое формуляр – образец ОРД?
Каковы основные части документа, их содержание?
На какие группы делятся реквизиты?
Какие реквизиты придают юридическую силу документу?

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №2«Составление бланка служебного письма конкретной организации с угловым и продольным расположением реквизитов на формате А4 и А5»

Цель занятия:

изучить состав реквизитов ОРД, правила их оформления, формуляр – образец ОРД;
научиться конструировать бланки конкретной организации, в зависимости от их назначения.

Теоретическая часть

Особое выделение письма, как вида документа, и разработка специального бланка для письма связаны с его спецификой. Письма, предназначенные для отправки в другие организации, должны в связи с этим иметь адресные данные предприятия.
Бланк письма в зависимости от учредительских документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости – ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18. 19, 20.
Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком субъекта Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатаются на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
Так как бланк письма употребляется только для одного вида документов, то нет необходимости указывать на нем реквизит 08 «Наименование документа». В бланке письма в этом месте располагается реквизит «Справочные данные об организации».
Данный реквизит содержит информацию о месте составления документа, поэтому реквизит 14 « Место составления и издания документа» не оформляется, так как в нем нет необходимости.

Задание

Составить бланк служебного письма конкретной организации с продольным расположением реквизитов на формате А4 и А5.
Составить бланк письма конкретной организации с угловым расположением реквизитов на формате А4 и А5.

Порядок выполнения работы

Ознакомиться с бланками письма (приложения 3, 4)
Включить ПК.
Открыть папку С:\ Мои документы \ Практика ДОУ \ Группа \ Фамилия студента.
Создать документ Microsoft Word с именем «Бланк служебного письма с продольным расположением реквизитов».
Оформить созданный документ в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).
Сохранить созданный документ.
Вывести созданный документ на печать.
Закрыть документ.
Выполнить те же действия для 2 пункта задания.
Закончить работу с программой MS Word.
Выключить ПК.



Контрольные вопросы

Какие варианты размещения реквизитов на бланке служебного письма конкретной организации вы знаете?
Что такое постоянные реквизиты?
Что такое переменные реквизиты?
Что такое взаимоисключающие реквизиты?

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №3«Ознакомление с организационными документами, анализ структуры их текста, правильность оформления положений, уставов, должностных инструкций»

Цель занятия:

изучить состав организационных документов, входящих в состав УСОРД, и требования к их оформлению;
научиться оформлять организационные документы в соответствии с требованиями УСОРД

Теоретическая часть

Организационно-правовые документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой. В состав организационно-правовых документов входят учредительные документы. Это документы, на основании которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия):
устав организации;
учредительный договор;
положение об организации;
положение о структурных подразделениях;
положение о коллегиальных и совещательных органах;
регламенты работы аппарата управления;
штатное расписание;
инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по ДОУ);
должностные инструкции работников , правила и др.
Оформляются организационно-правовые документы на листах бумаги А4. Обязательными реквизитами этих документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов» являются:
наименование организации - автора документа;
наименование вида документа;
дата;
номер документа;
заголовок к тексту;
подпись;
гриф утверждения.
Датой организационного документа является дата его утверждения.
Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки, разделенные на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
В процессе подготовки организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, заместителем руководителя организации или одним из замов, курирующих соответствующее поле деятельности, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.
Организационно-правовые документы проходят в обязательном порядке процедуру утверждения:
уполномоченным на то органом – вышестоящей организацией;
руководителем данной организации;
коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.);
руководителем структурного подразделения в зависимости от вида и разновидности документа.
Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Структура учредительного договора показана в приложении 5.
В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава. Договоры составляются в нескольких экземплярах (по числу участников), подписываются уполномоченными лицами и удостоверяются печатями учредителей.
Порядок заключения, составления, оформления, вступления в силу и другие юридические аспекты учредительных документов регламентируются законодательством РФ.
Учредительный договор может утверждать устав организации, закрепляющий ее организационно-правовой статус и дополняющий договор.
Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом документе не оговорен другой срок.
Устав – правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица.
Общие положения об уставе содержатся в I части Гражданского кодекса РФ.
Устав разрабатывается и утверждается учредителями юридических лиц. Структура устава меняется в зависимости от его разновидности, т.е. устав организации имеет отличительные особенности от устава акционерного общества (приложения 6, 7).
Устав предприятий, учреждений и организаций утверждается высшими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке.
Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций.
Организация считается утвержденной и приобретает право юридического лица со дня государственной регистрации.
Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На его основании действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, действующие за счет бюджета. В первую очередь это органы власти и управления. Текст положения содержит следующие разделы: общие положения, основные задачи и функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения, контроль, проверка и ревизия деятельности, реорганизация и ликвидация (приложения 8, 9). Содержание разделов описано в приложении 10.
Штатное расписание – документ, который определяет структуру организации, численность должностей в конкретных структурных подразделениях и в целом по организации, а также оплату труда работников организации.
Текст штатного расписания составляется в табличной унифицированной форме, с указанием кодов и наименований структурных подразделений и должностей, количества штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячного фонда заработной платы по должностным окладам. Унифицированная форма штатного расписания приведена в приложении 11.
Инструкция – документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности организации или ее сотрудников.
Должностная инструкция – одна из разновидностей данного вида документов.
В должностной инструкции указывается, к какой категории специалистов относится данная должность, какую задачу выполняет специалист, кому он подчиняется и чем руководствуется в своей деятельности. Приводятся квалификационные требования к специалисту и требования к его образовательному уровню, здоровью, раскрываются основные функции, которые выполняет специалист по своей должности, обеспечивающие выполнение возложенных на специалиста функций. Определяются права работника, материальные и другие ресурсы для качественного выполнения возложенных на него обязанностей, указывается какую ответственность несет специалист за неподобающее исполнение этих обязанностей. Форма должностной инструкции приведена в приложении 12.

Задание

Ознакомиться с формами организационных документов, проанализировать структуру их текста (приложения 5 - 12).
Составить учредительный договор предприятия согласно ГОСТ Р 6.30-2003 (приложение 5)
Составить устав предприятия согласно ГОСТ Р 6.30-2003 (приложения 6, 7)
Составить штатное расписание предприятия (приложение 11).
Составить должностную инструкцию ДЕЛОПРИЗВОДИТЕЛЯ (приложение 12).

Порядок выполнения работы

Ознакомиться с пакетом учредительных документов (приложения 5 - 12).
Включить ПК.
Открыть папку С:\ Мои документы \ Практика ДОУ \ Группа \ Фамилия студента.
Создать документ Microsoft Word с именем «Учредительный договор предприятия».
Оформить созданный документ в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).
Сохранить созданный документ.
Вывести созданный документ на печать.
Закрыть документ.
Выполнить те же действия для 3 – 5 пунктов задания.
Закончить работу с программой MS Word.
Выключить ПК.

Контрольные вопросы

Пояснить понятие, значение и функции организационных документов.
Дать краткую характеристику учредительного договора.
Дать краткую характеристику устава предприятия.
В каком случае составляется учредительный договор и устав предприятия, а когда только устав предприятия?
Чем определяется структура учредительного договора? Каким правовым актом?
Каков порядок заключения, составления, оформления и вступления в силу учредительных документов?
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №4«Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов»

Цель занятия:

изучить состав распорядительных документов, входящих в УСОРД, и требования к их оформлению;
научиться оформлять приказы по основной деятельности и по личному составу.

Теоретическая часть

Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти и управления, учреждения, организации, предприятия в целях решения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности.
Приказы издаются по основной деятельности и по личному составу.
Приказы оформляются на специальном бланке приказа, и содержит следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или муниципального образования), эмблема, наименование организации, наименования вида документа (приказ), дату, номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.
Приказы по основной деятельности издаются:
во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления;
в целях осуществления собственной исполнительно – распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации. Обязательным реквизитом приказа является заголовок, он должен быть сформулирован четко, кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?»
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:
ссылка на нормативный правовой акт вышестоящего органа или собственные ранее изданные акты с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту;
формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки с абзаца. Распорядительная часть содержит поручение, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт распорядительной части включает:
наименование должности, фамилию, инициалы исполнителей или исполнителя;
поручение;
срок выполнения поручения.
При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формируется отдельным пунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта или приказа содержит одно задание с одним сроком исполнения. Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается в тех случаях, если предписываемое действие носит регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.
Не указываются в распорядительной части исполнители и сроки исполнения приказа, если действия носят организационный характер.
Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указываются наименование должности лица ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.
В приказе могут перечисляться ранее изданные документы, которые этим приказом отменяются.
До представления проекта приказа на подпись он визируется руководителями всех заинтересованных подразделений и юридической службой. Если в процессе согласования в проект вносят изменения принципиального характера, то он надлежит повторному согласованию должностными лицами.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта или на отдельном листе согласования: после слова «СОГЛАСОВАНО» указываются должности и фамилии лиц визирующих проект документа. Подпись должностного лица при визировании проекта приказа сопровождается датой (приложения 13, 14).
Подписывает приказ руководитель предприятия и его заместитель, имеющий на это право. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если не указан другой срок.
Приказ по личному составу – оформляют и ведут строго отдельно от приказов по основной деятельности. Вместе с тем обе разновидности приказов по личному составу оформляются на одинаковых бланках.
Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», как это принято в приказах по основной деятельности. Приказ по личному составу начинается с распорядительного действия:
ПРИНЯТЬ на работу (указывается установленный размер оплаты труда, т.е. оклад, надбавки, предусматриваемая индексация, тарифная ставка, а также при необходимости условия труда: временно с _ по _, с испытательным сроком);
НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ на другую работу (указывается должность и подразделение, вид переводов – продолжительность, причина перевода – в полном соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ, при необходимости – изменение оплаты труда);
ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК (указывается его вид, продолжительность, дата, окончание);
КОМАНДИРОВАТЬ (указывается дата и продолжительность командировки, место направления и наименование предприятия);
УВОЛИТЬ (особо точно указывается причина увольнения, согласно статьям ТК РФ).
Пункты приказа по личному составу формируются в строгом соответствии с ТК РФ и заканчиваются ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
Постоянная информация для любого кадрового приказа: указание распорядительного действия, фамилия, имя и отчество (полностью), должность и структурное подразделение, дата вступления в силу данного пункта приказа (приложения 15, 16).
Проект приказа по личному составу, как правило, согласовывается с главным бухгалтером, юристом, с руководителем структурных подразделений. Приказы по личному составу подписываются руководителем.
Приказы по личному составу согласно ТК РФ, доводятся до сведения работников под расписку.

Задание

Составить и оформить приказ по основной деятельности.
Составить и оформить приказ по личному составу.
Составить и оформить приказ о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником.

Порядок выполнения работы

Ознакомиться с пакетом унифицированных форм и образцов распорядительных документов (приложения 13 – 16).
Включить ПК.
Открыть папку С:\ Мои документы \ Практика ДОУ \ Группа \ Фамилия студента.
Создать документ Microsoft Word с именем «Приказ по основной деятельности» используя ранее созданный документ «Общий бланк документа».
Оформить созданный документ в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).
Сохранить созданный документ.
Вывести созданный документ на печать.
Закрыть документ.
Выполнить те же действия для 2, 3 пунктов задания.
Закончить работу с программой MS Word.
Выключить ПК.

Контрольные вопросы

Основное назначение распорядительных документов.
Перечислить виды распорядительных документов с точки зрения принятия управленческих решений.
Кратко охарактеризовать документы коллегиальных органов управления.
Назвать и дать краткую характеристику распорядительных документов, издаваемых на принципах единоначалия.
Что такое приказ? Указать его виды.
Значение, структура и содержание приказа по основной деятельности.
Значение, структура и содержание приказа по личному составу (по кадрам).
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №5«Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов. Оформление заявления, справки, протокола»

Цель занятия:

изучить состав распорядительных документов, входящих в УСОРД. И требования к их оформлению;
научиться оформлять протокол, заявления, справки.

Теоретическая часть

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях, деловых встречах.
Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущих во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию. Оформляется протокол на общем бланке организации (приложения 17 - 19) и содержит следующие реквизиты:
наименование организации;
название вида документа;
дата и номер протокола;
место составления протокола (проведение заседания);
заголовок
подписи;
визы ознакомления.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются: кто председатель, секретарь, присутствовали (должностные лица, входящие в состав коллегиального органа, приглашенные), какова повестка дня. Если на заседании присутствует большое количество участников, в этом случае составляется отдельный список присутствующих на собрании, прилагаемый к протоколу.
В разделе «Повестка дня» перечисляются и нумеруются рассматриваемые вопросы.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого пункта строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ. Каждый вопрос «Повестки дня» рассматривается отдельно по вышеуказанной схеме. Постановляющая часть может подразделяться на пункты.
Протокол подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступающие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.
Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.
Отдельные виды протоколов (протоколы технических, экспертных советов, комиссий, протоколы испытаний и другие) утверждаются руководителем организации или вышестоящего органа.
Наряду с полной формой протокола, существуют сокращенная и краткая формы протокола.
В сокращенных формах протокола после списка присутствующих (приглашенных) указывается порядковый номер вопроса на повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступивших в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.
В протоколе краткой формы указываются только рассматриваемые вопросы, фамилии участвовавших в обсуждении и принятые решения.
Личное заявление – это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.
Заявление составляется по кадровым вопросам: при принятии на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др. (приложение 20).
Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.
Текст заявления состоит из двух (обоснование и окончание) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса, затем излагаются детали затронутого вопроса.
Заявление может иметь приложения – документы, подтверждающие обоснование просьбы (подлинники, копии документов, автобиография и т.д.).
Заявление подписывается составителем.
Справка – документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий (приложения 21 - 23).
Реквизиты справки:
наименование организации;
наименование вида документа;
дата;
регистрационный номер;
место составления;
адресат;
заголовок;
текст;
подпись;
оттиск печати.
Справки бывают служебного и личного характера.
Информационная справка по вопросам производственной деятельности организации, как правило, адресуется руководителю организации или вышестоящего органа.
В заголовке может содержаться указание на период или дату, на которую приходится данная справка. Справки бывают внутренние и внешние. Если информационная справка готовится вышестоящему органу или иную организацию, то она оформляется на бланке организации и подписывается руководителем.
При наличии в справке сведений финансового характера, ее подписывает руководитель организации и главный бухгалтер, такую справку заверяют печатью.
Если справка готовится на имя руководителя организации, то ее подписывает автор. Такая справка оформляется на чистом листе бумаги, с обязательным указанием наименования структурного подразделения в том месте, где должно быть указано наименование организации – автора.
Справки личного характера – это справки, удостоверяющие какой-либо юридический факт, подтверждающие сведения биографического или служебного характера. Такие справки могут содержать различные сведения: подтверждающие места учебы, работы, занимаемой должности, размера заработной платы, места проживания и др.
Для таких целей очень часто используют трафаретные бланки. Обычно текст справки начинается с фамилии и отчества лица, о котором даются сведения. Справки подписываются руководителем и заверяются печатью.
После оформления, подписания, регистрации справку выдают на руки заинтересованному лицу.

Задание

Составить и оформить полный протокол заседания коллегиального органа.
Подготовить краткий протокол заседания коллегиального органа.
Составить и оформить личное заявление.
Составить и оформить служебную справку.
Составить и оформить личную справку.

Порядок выполнения работы

Ознакомиться с пакетом унифицированных форм и образцов документов (приложения 17 - 23)
Включить ПК.
Открыть папку С:\ Мои документы \ Практика ДОУ \ Группа \ Фамилия студента.
Создать документ Microsoft Word с именем «Полный протокол заседания» используя ранее созданный документ «Общий бланк документа».
Оформить созданный документ в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).
Сохранить созданный документ.
Вывести созданный документ на печать.
Закрыть документ.
Выполнить те же действия для 2 – 5 пунктов задания.
Закончить работу с программой MS Word.
Выключить ПК.

Контрольные вопросы

Каково назначение справочно-информационных документов в управленческой деятельности организации?
Какие документы относятся к справочно-информационным документам?
Что такое протоколы? Какие формы протоколов существуют?
Какие документы предъявляются при приеме на работу?
Какие существуют виды справок?
Правила оформления информационных справок.
Правила оформления заявления.
Какая дата ставится на протоколе?
Правила оформления протоколов.
Что такое заявление?
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №6«Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов. Оформление служебных писем на формате А4 и А5»

Цель занятия:

изучить состав распорядительных документов, входящих в УСОРД, и требования к их оформлению;
научиться оформлять служебные письма на формате А4 и А5.

Теоретическая часть

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат для обмена информацией между организациями и пересылаются по почте, с курьером, посредством факсимильной связи и т.п.
Письма составляются на специальном бланке А4 или А5 в зависимости от размера текста. Обязательными реквизитами письма являются:
наименование организации-автора;
справочные данные об организации;
дата;
регистрационный номер;
ссылка на дату и номер поступившего документа;
адресат;
заголовок к тексту;
текст;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф о согласовании документа;
визы согласования документа;
оттиск печати;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
отметка о поступлении документа в организацию;
идентификатор электронной копии документа.
В большинстве случаев объем письма не превышает одной страницы печатного текста. Текст письма, как правило, делится на две части – вводную и основную.
Во вводной части объясняются причины составления письма (определенные факты, события); если поводом для написания письма послужил документ, необходима ссылка на него. В основной части излагается существо вопроса. В некоторых случаях можно выделить третью, заключительную, часть, где формулируется основная цель письма.
Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части.
В письмах используются следующие формы изложения:
от первого лица множественного лица (просим сообщить, направляем на рассмотрение);
от третьего лица единственного числа (ВНИИДАТ считает возможным, министерство не возражает);
от первого лица единственного числа (считаю, необходимым, прошу направить).
К служебному письму предъявляются те же требования, что и к составлению других ОРД на основе ГОСТ Р 6.30-2003.
В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем:
гарантийное письмо;
информационное письмо;
сопроводительное письмо и др.
Гарантийное письмо – служебное письмо, которое содержит обязательство или подтверждение и адресуется организации. Такое письмо может гарантировать оплату продукции, услуг, сроки поставки, выполнение работы и др.
Содержанием гарантийного письма является просьба в адрес корреспондента с использование обязательного юридического стандарта: «Оплату (предоставление услуг и т.п.) гарантируем». При этом обязательно указываются банковские реквизиты.
Гарантийное письмо подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяется печатью организации.
Информационное письмо – служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовой характер и рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные. Они могут содержать отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов. Письмо может иметь приложение.
Информационное письмо подписывает руководитель организации-отправителя. В некоторых случаях для данного вида письма бывает достаточно подписи референта или секретаря.
Сопроводительное письмо – служебное письмо, содержащее сведения, касающиеся документа, не имеющего адресной части и оформляемого как приложение к сопроводительному письму. В сопроводительном письме указывают следующую информацию: цель направления основного документа, сроки исполнения (ознакомления, рассмотрения и т.д.), рекомендации по работе с документом.
Отметка о наличии приложения является обязательным реквизитом такого письма.
Сопроводительное письмо н6ачинается оборотом, содержащим слова: «Направляем вам », «Высылаем вам », «Предоставляем вам ».
Письма-ответы, содержащие отказ в просьбе или отклонение предложения, составляются по следующей схеме:
повторение просьбы;
причины, по которым просьба не может быть удовлетворена, или предложение не может быть принято;
аргументированное объяснение отказа или отклонения предложения.

Задание

Составить служебное письмо на формате А4.
Составить служебное письмо на формате А5
Изготовить следующие виды писем: гарантийное, сопроводительное.

Порядок выполнения работы

Ознакомиться с пакетом документов (приложения 24 - 27).
Включить ПК.
Открыть папку С:\ Мои документы \ Практика ДОУ \ Группа \ Фамилия студента.
Создать документ Microsoft Word с именем «Служебное письмо-А4» используя ранее созданный документ «Бланк служебного письма».
Оформить созданный документ в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).
Сохранить созданный документ.
Вывести созданный документ на печать.
Закрыть документ.
Выполнить те же действия для 2, 3 пунктов задания.
Закончить работу с программой MS Word.
Выключить ПК.

Контрольные вопросы

Что такое служебное письмо? На каких бланках оно оформляется?
Виды служебных писем по функциональному признаку.
Что такое многоаспектное письмо?
Каковы требования составления служебных писем?
Каковы особенности составления гарантийных писем и рекламаций?
Назовите варианты обращений в письмах.
Назовите варианты заключительных фраз.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №7«Правила оформления и выдачи копий документов»

Цель занятия:

изучить правила оформления основных видов копий документов, выдаваемых в организации, правила выдачи копий документов.
научиться оформлять полную копию официального документа, выписку из официального документа, копию отпуска.

Теоретическая часть

Копия – это точное воспроизведение реквизитов подлинника.
Следует различать такие разновидности копий, как:
отпуск;
выписка;
дубликат.
Отметка о заверении размещается ниже реквизита «Подпись» включает в себя: заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату заверения.
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
В установленных законом случаях копии некоторых документов (устав, свидетельство о регистрации, лицензии и др.) при предоставлении в другие организации могут требовать нотариального заверения.
Отпуск – это полная копия исходящего документа, остающаяся в учреждении (у отправителя). Она изготавливается одновременно с подлинником и заверяется.
Выписка из документа – копия части официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке.
По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слов ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается та часть приказа (пункт, пункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя.
Выписка заверяется секретарем и выдается ответственному лицу под расписку.
Оформление и заверение выписок из протокола подобно оформлению выписок из приказа по основной деятельности.
Дубликат – это копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник. На дубликате в правом углу верхнего поля проставляется слово «Дубликат» и ставится печать.

Задание

Оформить выписку из приказа по основной деятельности (смотри практическое занятие №4)
Оформить копию протокола заседания коллегиального органа (смотри практическое занятие №5).
Оформить копию – письма (смотри практическое занятие №6).
Оформить дубликат студенческого билета.

Порядок выполнения работы

Открыть документы из ранее выполненных практических заданий.
Ознакомиться с пакетом документов (приложения 28 - 31).
Включить ПК.
Открыть папку С:\ Мои документы \ Практика ДОУ \ Группа \ Фамилия студента.
Создать документ Microsoft Word с именем «Выписка из приказа по основной деятельности» используя ранее созданный документ «Общий бланк документа».
Оформить созданный документ в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).
Сохранить созданный документ.
Вывести созданный документ на печать.
Закрыть документ.
Выполнить те же действия для 2 – 4 пунктов задания.
Закончить работу с программой MS Word.
Выключить ПК.

Контрольные вопросы

Дать определение понятий «подлинные и подложные документы».
Дать определение понятия «копия», виды копий.
Каков порядок оформления и выдачи копий документов.
Особенности заверения копий нотариусом и должностными лицами организаций.
В чем отличие подлинника от дубликата?
Какие существуют правила оформления основных видов копий документов, выдаваемых в организациях?
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №8«Организация приема, рассмотрения, регистрации и исполнения документа»

Цель занятия:

изучить правила предварительного рассмотрения документов, технологию выполнения работ при приеме, рассмотрении и регистрации документов, этапы исполнения документов;
научиться принимать и регистрировать документы.

Теоретическая часть

Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера (индекса) и даты регистрации с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Алгоритмы работы с входящими и исходящими документами представлены в приложениях 32, 33.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Документы регистрируются однократно: входящие – в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.
Документы регистрируют в журналах или на карточках, а также с использованием компьютерных технологий (приложения 34, 35)
ГСДОУ установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
автор документа (корреспондент);
наименование документа;
дата документа;
номер документа;
дата поступления документа в организацию (для входящих документов);
номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);
заголовок к документу и его краткое содержание;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции);
отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).
Кроме этого в состав обязательных реквизитов могут быть включены расписка исполнителя в получении документа, наличие приложений и другое.
Документы регистрируются в зависимости от объема регистрационных массивов документов в регистрационных журналах или регистрационно-контрольных карточках.
Учет электронных документов (ЭД) осуществляется в соответствии с требованиями и по учетным формам Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. сведения о каждой единице учета электронных документов вводятся в учетную базу данных электронных документов или в учетную карточку электронного документа (приложения 36, 37).
Электронные документы учитывают в составе архивного фонда организации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем электронных документов указывают в мегабайтах (Мбайт).
За единицу учета электронных документов принимают единицу хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительную документацию. За единицу хранения электронного документа принимают физически обособленный носитель (дискету, жесткий диск, компакт-диск и др.) с сопроводительной документацией.

Задание

Изготовить входящий документ.
Принять, обработать и зарегистрировать его.
Заполнить журнал входящей документации (форма в тетради).
Изготовить исходящий документ.
Оформить его согласно ГОСТ. Отправить адресату.
Заполнить журнал регистрации исходящей документации (форма в тетради).
Изготовить внутренний документ, оформить, передать к исполнению.
Заполнить журнал регистрации внутренних документов (форма в тетради).
Заполнить регистрационно-контрольную карточку.
Заполнить учетную карточку единицы учета электронных документов (форма в тетради).

Порядок выполнения работы

Ознакомиться с пакетом документов (приложения 32 – 39).
Включить ПК.
Открыть папку С:\ Мои документы \ Практика ДОУ \ Группа \ Фамилия студента.
Создать документы Microsoft Word с именами «Входящий документ», «Исходящий документ», «Внутренний документ».
Оформить созданные документы в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).
Сохранить созданные документы.
Вывести созданные документы на печать.
Закрыть документы.
Закончить работу с программой MS Word.
Зарегистрировать созданные документы.
Заполнить регистрационно-контрольную карточку.
Зарегистрировать созданные документы в электронном виде.
Выключить ПК.

Контрольные вопросы

В чем заключается прием и первичная обработка документов?
Перечислить правила проставления резолюции.
Что такое регистрация документов?
Дайте краткую характеристику регистрационных форм, укажите их достоинства и недостатки.
Что понимается под делом в делопроизводстве?
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №9«Организация оперативного хранения документов. Номенклатура дел Ознакомление с типовыми и примерными номенклатурами дел»

Цель занятия:

изучить основные правила формирования дел, правила работы с номенклатурой дел;
научиться формировать дело в соответствии с номенклатурой дел.

Теоретическая часть

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел составляется по унифицированной форме (приложение 40).
В качестве первой графы номенклатуры указывают наименование структурного подразделения (отделов), их индексы (номера) включаются в номенклатуру и дополнительные порядковым номером дела в пределах подразделения составляют индекс дела.
Во второй графе номенклатуры указывают полные заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность:
организационно-распорядительные документы;
плановая документация;
отчетная документация;
документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;
документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.
Внутри каждого раздела наименование дел рекомендуется систематизировать по степени их важности:
документация вышестоящих организаций;
собственная документация организации.
Целесообразно соблюдать последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.
Третья графа заполняется в конце года.
Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование томов, частей.
В четвертой графе номенклатуры проставляются сроки хранения дел, определенные экспертной комиссией.
Пятая графа номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение сроки действия номенклатуры службой ДОУ. В ней проставляются:
отметки о заведении дел – «заведено»;
в переходящих делах – «переходящее с 2011 г.» или «переходящее на 2012 г.»;
о передаче дел в другую организацию – «акт выдачи во временное пользование от_____№_____»;
о местонахождении подлинников документов – «подлинники в деле 01-02»;
о передаче дел в ведомственный архив – «переданы в архив по описи 07.03.2011» и т.п.
Использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность номенклатуры дел. При оформлении сводной номенклатуры дел используется общий бланк или титульный лист, если это министерство, ведомство.
Проект номенклатуры дел учреждения рассматривается центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) учреждения, визируется руководителем ведомственного архива, после чего направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения.
В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (приложение 40).

Задание

Составить номенклатуру дел на основании имеющихся документов по предыдущим практическим занятиям.

Порядок выполнения работы

Ознакомиться с пакетом документов (приложения 40, 41)
Включить ПК.
Открыть папку С:\ Мои документы \ Практика ДОУ \ Группа \ Фамилия студента.
Создать документ Microsoft Word с именем «Номенклатура дел».
Оформить созданный документ в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).
Сохранить созданный документ.
Создать документ Microsoft Word с именем «Итоговая запись к номенклатуре дел».
Оформить созданный документ в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).
Сохранить созданный документ.
Вывести созданные документы на печать.
Закрыть документы.
Закончить работу с программой MS Word.
Выключить ПК.
Заполнить созданные документы на основании имеющихся документов по предыдущим практическим занятиям.

Контрольные вопросы

Пояснить понятие «номенклатура дел», ее значение для классификации документов. Виды номенклатур.
Каков порядок составления, оформления, утверждения и применения конкретной номенклатуры?
Что является основанием для составления номенклатуры дел?
Каковы основные правила формирования дел?
Как располагаются документы внутри дела?
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №10«Экспертиза ценности бумаги»

Цель занятия:

изучить систему экспертных органов;
изучить правила проведения экспертизы ценности документов;
научиться составлять акт о выделении дел к уничтожению.

Теоретическая часть

Экспертиза ценности бумаги – это определение значения документов в целях их отбора на хранение и установление сроков хранения. В процессе экспертизы ценности документов решаются такие задачи, как отбор документов на постоянное хранение ценных документов и охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.
В организациях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб ДОУ, должностных инструкций, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), которые действуют на основании утвержденных руководителями организаций Положений о постоянно действующей экспертной комиссии.
Экспертная комиссия создается приказом руководителя (образец приказа приведен в приложении 42). В соответствии с многогранностью оценки документов и формируется состав экспертной комиссии. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему документационного обеспечения – состав, содержание всей совокупности документов. В ее состав обязательно включают:
должностное лицо, ответственное за документационное обеспечение организации;
должностное лицо, ответственное за архив организации;
специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим документациям;
специалиста по защите информации и др.
Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем – секретарь организации или сотрудник службы документационного обеспечения или архива.
Экспертные комиссии – это совещательный орган. Его решение вступает в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранение документов.
Приказ «О создании экспертной комиссии» – это приказ по основной деятельности, поэтому он должен отвечать всем требованиям издания приказов при решении вопросов хозяйственной деятельности. Объектами рассмотрения, прежде всего, являются:
ежегодно составляемая номенклатура;
описи дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет);
акты об аннулировании и выделении к уничтожению документов и дел независимо от вида носителя;
комплексы документов: дела, проекты, единицы хранения на бумажных носителях на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения.
Акт о выделении документов к уничтожению. Одновременно с подготовкой описей по итогам учета документов оформляются акты, документирующие различные ситуации снятия документов с учета, о выделении к уничтожению, не подлежащих (дальнейшему) хранению.
В акте допускается не перечислять заголовки каждого дела (приложение 43), а сформулировать и указывать их обобщенные (групповые) заголовки, но при этом необходимо перечислять через запятую номера описей (графа 4) или индексы по номенклатуре дел (графа 5). Для каждой группы дел должны быть указаны дата первого и последнего документов (крайние даты) и общее количество дел.
По каждой включенной в акт группе дел или отдельным делам должно быть указано еще раз основание для их уничтожения – срок хранения и статья (статьи) по перечню.
В конце акта в итоговой записи указываются общее количество выделенных дел к уничтожению документов, а также сведения (с номером и датой протокола) о том, что описи дел по личному составу и по основной деятельности за те годы, документы за которые предполагается уничтожить, полностью оформлены. Согласованный с ЭК акт утверждается руководителем организации, и только после этого можно приступить к физическому уничтожению дел. После уничтожения дел в акт вносится запись о дате и форме утилизации дел. На последнем этапе в акт вносится еще одна запись, указывающая на то, что в систему учета дел внесена необходимая правка с датой и расшифрованной подписью ответственного за это должностного лица.

Задание

Составить приказ руководителя о создании экспертной комиссии.
Составить акт о выделении дел к уничтожению.

Порядок выполнения работы

Ознакомиться с пакетом документов (приложения 42, 43)
Включить ПК.
Открыть папку С:\ Мои документы \ Практика ДОУ \ Группа \ Фамилия студента.
Создать документ Microsoft Word с именем «Приказ о создании экспертной комиссии».
Оформить созданный документ в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).
Сохранить созданный документ.
Создать документ Microsoft Word с именем «Акт о выделении дел к уничтожению».
Оформить созданный документ в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).
Сохранить созданный документ.
Вывести созданные документы на печать.
Закрыть документы.
Закончить работу с программой MS Word.
Выключить ПК.

Контрольные вопросы

Пояснить понятие «экспертиза ценности документов».
Перечислить этапы и порядок проведения экспертизы ценности документов.
Каков порядок уничтожения и оформления результатов экспертизы?
Чем определяются сроки хранения документов?
Экспертные комиссии, их функции и права.
Каким документом оформляется уничтожение документов, не подлежащих дальнейшему хранению?
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №11«Подготовка дел к передаче в архив организации, составление сдаточной описи»

Цель занятия:

изучить правила оформления дел постоянного и временного хранения, составление описи дел;
научиться оформлять дело к сдаче в ведомственный архив.

Теоретическая часть

Оформление дел – это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления».
Обработка дел для хранения включает:
проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел;
составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.
Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке нумерации листов и составлению заверительной подписи.
Оформление обложки дела
На обложке дел постоянного и долговременного хранения в соответствии с государственным стандартом ГОСТ 17914-72 « Обложки дел для длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования» должны быть указаны (приложение 43):
наименование организации и ее подчиненность на период создания документов, включенных в дело;
наименование структурного подразделения или направления деятельности в зависимости от структуры описи дел;
делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;
номер дела по годовому разделу описи дел;
заголовок дела;
дата и крайние даты первого и последнего по датам документов дел;
количество листов в деле;
срок хранения дела или запись « Хранить постоянно»;
архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей чернилами.
При сдаче в архив в дальнейшем документов на хранение в государственный архив на обложке сверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов госархива и организации фондообразователя.
Внутренняя опись
Для дел, содержащих особо ценные документы или сформированные по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется и постоянно дополняется внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Опись дела помещается в начале дела и содержит сведения о порядковых номерах документов в описываемом деле, их делопроизводительных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней описи, имеющей форму таблицы (приложение 44), составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи.
Лист-заверитель дела
На любую пронумерованную единицу хранения составляется итоговый лист-заверитель (заверительная запись), которая оформляется на специально подшитом в конце дела специальном бланке или чистом листе бумаги А4. При хранении документов без подшивки лист с заверительной подписью вкладывается в упаковку.
В листе-заверителе дела должны отмечаться следующие особенности нумерации дела:
литерные и пропущенные номера листов;
номера листов с наклеенными документами;
номера листов с конвертами и вложений в них;
номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключение из общего состава документов дела.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела, как-то: повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов – отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника. В заверительную запись отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования.
Лист-заверитель дела подписывается должностным лицом, составившим заверительную надпись (приложение 45).
Опись дел
На все дела, подготовленные для архивного хранения, должны быть составлены описи (приложения 46 - 48). Опись составляют, как правило, на документы одного года. Дела располагают по степени важности и каждому из них присваивают порядковый номер, который тут же проставляется на обложку дела.
В случае если в опись вносятся документы за несколько лет, дела разбивают по годам и, таким образом, опись состоит из годовых разделов.
В описание каждого дела входят:
порядковый номер;
индекс дела;
заголовок дела;
дата;
количество листов;
примечание.
Все эти данные переписываются с обложки дела.
Опись подписывается составителем и председателем ЭК предприятия, а затем согласовывается и утверждается ЭПК архивного фонда.

Задание

Оформить обложку дела согласно ГОСТ 17914-72.
Составить опись документов для передачи в ведомственный архив.
Составить лист-заверитель дела.

Порядок выполнения работы

Ознакомиться с пакетом документов (приложения 43 - 48)
Включить ПК.
Открыть папку С:\ Мои документы \ Практика ДОУ \ Группа \ Фамилия студента.
Создать документ Microsoft Word с именем «Обложка дела».
Оформить созданный документ согласно ГОСТ17914-72.
Сохранить созданный документ.
Вывести созданный документ на печать.
Закрыть документ.
Выполнить те же действия для 2, 3 пунктов задания.
Закончить работу с программой MS Word.
Выключить ПК.


Контрольные вопросы

Перечислить мероприятия по подготовке дел к передаче в архив.
Перечислить требования, предъявляемые к оформлению дел постоянного и временного сроков хранения.
Перечислить требования, предъявляемые к оформлению дел по личному составу.
Правила составления описи дел.
Порядок передачи дел в архив.
Правила составления листа – заверителя.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Издательство стандартов, 2003.
ГОСТ 6.105-87. Унифицированные системы документации. Требование к построению формуляра-образца. – М.: Издательство стандартов, 1998.
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.
ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия. – М.: Издательство стандартов, 1981.
Попова Н.Ф. Документационное обеспечение управления: практикум для правоведов. – Ростов н/Д: Феникс, 2007г. – 128с. (Среднее специальное образование).
Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации: 75 образцов основных документов. – М.: Омега-Л, 2009г. – 480 c.
Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями. – М.: Омега-Л, 2009г. – 318 c.
Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота». – М.: Издательский дом МЦФЭР, 2011 – 2012.
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера». – М.: Издательский дом МЦФЭР, 2010 – 2012.
PRO-Делопроизводство и СЭД. Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней: [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.sekretariat.ru
ПРИЛОЖЕНИЕ 1Требования ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению документов

Для оформления документов используются следующие реквизиты:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Схемы расположения реквизитов документов приведены на рисунках 1, 2.
[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть картинку ]

Рисунок 1 – Расположение реквизитов общего бланка и границы зон на формате А4 (угловой вариант)
[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть картинку ]

Рисунок 2 – Расположение реквизитов общего бланка и границы зон на формате А4 (продольный вариант)

Реквизиты рекомендуется оформлять следующим образом.
Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации» (доп.) на бланках с продольным расположением реквизитов помещают в центре верхнего поля, на бланке с угловым расположением реквизитов – на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием организации. Изображение герба рекомендуется делать диаметром не более 20 мм.
Реквизит 02 «Герб субъекта Российской Федерации» (доп.) – как в первом случае.
Реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (доп.) – на бланках организаций в соответствии с уставом предприятия (положением об организации).
Реквизит 04 «Код организации» (обязат.) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), включает в себя 8 знаков.
Реквизит 05 «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» (обязат.) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, представляет собой 13-значный цифровой код. ОРГН указывается на всех документах юридического лица наряду с его наименованием.
Реквизит 06 «Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП)» (обязат.) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Для предприятий – это 10-значный цифровой код, для физических лиц – 12-значный цифровой код.
Реквизит 07 «Код формы документа» (обязат.) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), представляет собой 7-значный числовой код.
Реквизит 08 «Наименование организации» (обязат.) оформляют в строгом соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах организации – авторе документа. Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии, полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименование организаций, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном (справа или ниже). Наименование на иностранном языке воспроизводят, если оно закреплено в уставе, располагают ниже наименования на русском языке.
Если документ подготавливается совместно двумя или более организациями, то документ готовят не на бланке, а на чистом листе бумаги, и наименование организаций располагают согласно ранга организаций.
Реквизит 09 «Справочные данные об организации» (доп.) включает почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Группа цифр в номерах телефонов и факсов разделяется дефисом. Номер счета в банке указывается в соответствии с правилами Банка России.
Реквизит 10 «Наименование вида документа» (обязат.) оно должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД. В письме наименование вида не указывается. Название вида документа печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, АКТ и т.д.
Реквизит 11 «Дата документа» (обязат.). Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протоколов – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя цифрами, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например: 05.06.2011.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 05 июня 2011 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2011.06.05.
Реквизит 12 «Регистрационный номер документа» (обязат.) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и т.д. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций через косую черту в порядке указания авторов документа.
Реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (доп.) состоит из регистрационного номера и даты документа, на который должен быть дан ответ.
Реквизит 14 «Место составления или издания документа» (доп.) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно должно включать только общепринятые сокращения.
Реквизит 15 «Адресат» (доп.). В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации или структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность – в дательном. При необходимости в состав реквизита можно включать почтовый адрес, в соответствии с правилами услуг почтовой связи.
Реквизит 16 «Гриф утверждения документа» (доп.). Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом, оба способа имеют одинаковую юридическую силу.
При утверждении документа должностным лицом гриф должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении несколькими лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом гриф утверждения состоит из слов «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Реквизит 17 «Резолюция» (доп.) включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Реквизит 18 «Заголовок к тексту» (обязат.) должен кратко информировать о содержании документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем, о ком, чего, кого? В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек, не подчеркиваются.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
Реквизит 19 «Отметка о контроле» (обязат.) сигнализирует о наблюдении за документом в процессе его исполнения. Обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».
Реквизит 20 «Текст документа» (обязат.) должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.
Реквизит 21 «Отметка о наличии приложения» (доп.) располагается после текста, перед подписью документа, печатается прописными буквами.
Реквизит 22 «Подпись» (обязат.). В состав данного реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
При оформлении документа на бланке должностного лица, должность этого лица в подписи не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне.
Реквизит 23 «Гриф согласования документа» (доп.) состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты согласования.
Согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, протоколом и другими документами. Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их располагают вертикальными рядами.
Реквизит 24 «Визы согласования документа» (обязат.). Согласование документа оформляется визой, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
При наличии замечаний к документу визу оформляют на отдельном листе бумаги, подписывают и прилагают к документу. Отказ от визирования не допускается.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника. Если документ отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Реквизит 25 «Оттиск печати» (доп.) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати необходимо располагать так, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписавшего документ, и первую букву его подписи.
Реквизит 26 «Отметка о заверении копии» (доп.). При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения.
Реквизит 27 «Отметка об исполнителе» (доп.) включает инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Реквизит 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» (обязат.) включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Проставляется на первом листе документа, ниже отметки об исполнителе, подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения.
Реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию» (обязат.) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты), может проставляться в виде штампа. Проставляется на первом листе входящей документа в нижнем правом углу.
Реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа» (доп.). Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации
ПРИЛОЖЕНИЕ 2Технические требования к изготовлению документов

Развитие электронного документооборота и автоматизация делопроизводства предъявляют определенные требования к оформлению документации с использованием технических средств.
При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор MS Word с использованием следующих настроек:
шрифт – Times New Roman размером 14;
при выполнении документа на листах формата А4 используется 1,5 междустрочный интервал;
при выполнении документа на листах формата А5 допускается использование одинарного междустрочного интервала;
первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля, т.е. задать отступ первой строки (размер печатного знака 2,6 мм).
Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через одинарный междустрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5 – 2 междустрочными интервалами.
Реквизиты документа отделяют друг от друга 2 – 4 междустрочными интервалами.
Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 печатных знаков.
Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
Реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Наименование вида документа», «Место составления или издания документа», а также ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрированным или флаговым способом (ГОСТ Р 6.30-2003).
При печатании документов используют восемь стандартных положений печатающего устройства:
– от границы левого поля для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст документа» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;
– после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;
– после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
– после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
– после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;
– после 40 печатных знаков для реквизитов «Гриф утверждения документа», «Гриф ограничения доступа к документу»;
– после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;
– после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, для печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения печатающего устройства.
При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст – через одинарный междустрочный интервал.
В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
ПРИЛОЖЕНИЕ 3Образец оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов

ГАРАНТ

Открытое акционерное
общество «Гарант»
ОАО «Гарант»

246044, г. Гомель ,ул. Мира, 25,
тел.: (0232) 57 90 40, факс: (0232) 68 30 25
E-mail: garant@garant.by

р/с 3031234560078 в филиале
ОАО «Белпромстройбанк» г. Гомеля
МФО 202001234 УНН 600055
Директору ЗАО «Диалог»
Орловскому В.А.
220118, г. Минск,
ул. Широкая, 25



_14.01.2009 № 01–05/10_
На № от __________

О запросе предложения на поставку холодильного оборудования


Уважаемый Василий Антонович!
Просим Вас выслать на наш адрес предложение на поставку большой партии холодильного оборудования. В предложении просим указать стоимость одной холодильной камеры при оптовой поставке, сроки поставки, стоимость транспортировки и форму оплаты.
Заранее благодарны и убеждены, что наше сотрудничество будет плодотворным. С уважением,

Директор
Нестерович
С.В. Нестерович

В.А. Семенов
68-45-35

ПРИЛОЖЕНИЕ 4Образец оформления служебного письма с продольным расположением реквизитов

Герб РФ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯСЛУЖБА РОССИИ(РОСАРХИВ)

103132. г. Москва, ул. Ильинка, 12
тел.206-35-31, факс 206-55-87
р/ с 69120037369 в УФК МФ РФ
по г. Москве
сч.401058107000000010079
отделение 31 ГУ ЦБ РФ
по г. Москве
Председателю Государственного комитета Российской Федерации
по стандартизации и метрологии
117049, г.Москва,
Ленинский пр., 9

____________ № ____________
На № _________ от __________


Об изменениях в ГОСТ
Росархив представляет на Ваше рассмотрение и утверждение изменения в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов», разработанные Всероссийским научно–исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива.
Приложение: по тексту, на 10 листах, только адресату.

Заместитель руководителя Росархива

Нестерович

В.А. Еремченко

М.Ю. Танонин
206-48-36

ПРИЛОЖЕНИЕ 5Структура учредительного договора

УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР

О создании



(организационно-правовая форма и наименование организации)



(место заключения договора)


ЗАРЕГИСТРИРОВАНО
(наименование тер. органагос. регистрации)
____________ № ____________
(дата)

ТЕКСТ ДОГОВОРА
Вводная часть.
Цель заключения договора.
Наименование и правовая форма организации.
Предмет деятельности.
Место нахождения организации.
Обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица.
Порядок образования имущества.
Условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица.
Порядок распределения прибыли и погашения убытков.
Порядок управления делами юридического лица.
Права и обязанности участников (учредителей).
Ответственность за нарушение договора.
Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов.
Порядок рассмотрения споров.
Порядок изменения и расторжения договора, реорганизация и ликвидация юридического лица.


Учредитель (должность)

Учредитель (должность)







(инициалы, фамилия)

(инициалы, фамилия)







(дата)

(дата)


Печать

Печать

ПРИЛОЖЕНИЕ 6Структура устава организации

Наименование организации
Данные об организации

УТВЕРЖДЕНО
наименование органа
(документ_________ № ____)

УСТАВ
г. __________________
«___» _________ 201__г.


ТЕКСТ
Общие положения.
Цели и задачи.
Права.
Деятельность.
Имущество.
Управление.
Реорганизация и ликвидация.


Юридический адрес

Юридический адрес


Реквизиты

Реквизиты

















(подпись)

(подпись)


М.П.

М.П.

ПРИЛОЖЕНИЕ 7Структура устава акционерного общества

Наименование акционерного общества
Данные общества

гриф утверждения

УСТАВ
г. __________________
«___» _________ 201__г.


ТЕКСТ
Общие положения.
Акционерный капитал.
Порядок деятельности.
Права.
Управление.
Учет и отчетность.
Распределение прибыли.
Прочие накопления.
Прекращение деятельности.


Юридический адрес

Юридический адрес


Реквизиты

Реквизиты

















(подпись)

(подпись)


М.П.

М.П.

ПРИЛОЖЕНИЕ 8Структура положения об организации

Наименование вышестоящего органа
Наименование организации

Данные об организации



гриф (УТВЕРЖДЕНО)

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ
00.00.0000


СТРУКТУРА ТЕКСТА
Общие положения.
Основные задачи.
Функции.
Права и обязанности.
Руководство.
Взаимоотношения.
Контроль, проверка и ревизия деятельности.
Реорганизация и ликвидация.


Юридический адрес




Реквизиты



















(подпись)




М.П.



ПРИЛОЖЕНИЕ 9Форма положения в структурном подразделении

Наименование организации
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель предприятия

ПОЛОЖЕНИЕ
00.00.0000
подпись
00.00.0000
расшифровка подписи

г. __________________
Наименование структурногоподразделения


СТРУКТУРА ТЕКСТА
Общие положения.
Основные задачи.
Функции.
Права и обязанности.
Ответственность.
Взаимоотношения. Связи.
Организация работы.

Наименование должности руководителя структурного подразделения
подпись
расшифровка подписи

Визы согласованияс заинтересованнымидолжностными лицами



С положением ознакомлены:
подписи
расшифровка подписей

В дело № 00-00
Личная подпись 00-00-00



ПРИЛОЖЕНИЕ 10Содержание разделов учредительных документов

Наименование организации

Данные об организации

гриф (УТВЕРЖДЕНО)

Наименование документа
г. __________________


ТЕКСТ
Общие положения – даются официальные полное и сокращенное наименование организации, цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется, кому подчиняется, какие печати имеет.
Основные задачи – указываются основные задачи, которые призвана решать создаваемая организация в основе своей деятельности и которые определяют характер и основные направления ее деятельности.
Функции – перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед нею задач.
Права и обязанности – перечисляются права и обязанности, которыми наделяется данная организация в лице ее руководителя. Права устанавливаются в объеме необходимом для реализации возложенных на организацию функций.
Деятельность – перечисляются виды деятельности организации.
Имущество – указывается имущество создаваемой организации, ее уставной капитал.
Управление – устанавливается, кем будет осуществляться руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, намечается сфера его компетенции.
Реорганизация и ликвидация – устанавливается, в каком порядке и кем осуществляется реорганизация и ликвидация организации.


ПРИЛОЖЕНИЕ 11Унифицированная форма штатного расписания
Унифицированная форма № Т-3
Утверждена постановлением Госкомстата Россииот 05.01.2004 №1


Код


Форма по ОКУД
0301017


по ОКПО


(наименование организации)





Номер документа
Дата составления



ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ


УТВЕРЖДЕНО


на «

»

20

года

Приказ от «

»

20

г. №



Штат в количестве

единиц,


с месячным фондом заработной


платы

рублей



Структурное подразделение
Профессия (должность)
Количество штатных единиц
Оклад (тарифная ставка), руб.
Надбавка, руб.
Месячный фонд заработной платы, руб
Примечание

Наименование
Код









1
2
3
4
5
6
7
8
9
10



































Итого по листу









Итого по документу








Руководители структурных подразделений:

Должность







подпись

инициалы, фамилия

Должность







подпись

инициалы, фамилия

Главный бухгалтер







подпись

инициалы, фамилия


ПРИЛОЖЕНИЕ 12Форма должностной инструкции

Наименование организации
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель предприятия

00.00.0000
подпись
00.00.0000
расшифровка подписи

г. __________________
Наименование должностиработника


СТРУКТУРА ТЕКСТА
Общие положения.
Должностные обязанности.
Права.
Ответственность.
Взаимоотношения (связи по должности).

Наименование должности руководителя структурного подразделения
подпись
расшифровка подписи

Визы согласованияс заинтересованнымидолжностными лицами



С инструкцией ознакомлен:
подпись
расшифровка подписи

В дело № 00-00
Личная подпись 00-00-00



ПРИЛОЖЕНИЕ 13Форма приказа по основной деятельности

Наименование организации

ПРИКАЗ

00.00.0000
№00

г. __________________

О внесении изменений в положение


о







В связи с




(основание)


ПРИКАЗЫВАЮ:


Внести в положение о



следующие изменения:



1.








2.








3.








4.









Директор
подпись
расшифровка подписи

Визы согласованияс заинтересованнымидолжностными лицами



С приказом ознакомлены:
подписи
расшифровка подписей

В дело № 00-00
Личная подпись 00-00-00



ПРИЛОЖЕНИЕ 14Образец приказа

ОАО «зенит»

ПРИКАЗ

21.04.2008
№27

Москва

О создании комитета (комиссии)по охране труда





В соответствии с разделом X «Охрана труда» Трудового кодекса РФ


ПРИКАЗЫВАЮ:


Образовать комиссию по охране труда и соблюдению правил


техники безопасности в составе:



1.
Представитель администрации:




заместитель Генерального директора Гордеев Илья Павлович.



2.
Представители структурных подразделений:




Начальник маркетингового отдела Ефремов Олег Михайлович;




Ведущий специалист производственного отдела Николаева




Ирина Анатольевна













Генеральный директор
подпись
Д.А. Чернышев

Визы согласования







Подпись исполнителя
652-45-98



ПРИЛОЖЕНИЕ 15Унифицированная форма приказа о приеме на работу

Унифицированная форма № Т-1
Утверждена постановлениемГоскомстата Россииот 05.01.2004 № 1



Код


Форма по ОКУД
0301001


по ОКПО


(наименование организации)




Номер документа
Дата составления

ПРИКАЗ



(распоряжение) о приеме работника на работу



Дата

Принять на работу
с



по





Табельный номер




(фамилия, имя, отчество)


в



(наименование структурного подразделения)



(наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации)



(условия приема на работу, характер работы)

с тарифной ставкой (окладом)

руб.

коп.


(цифрами)




надбавкой

руб.

коп.


(цифрами)




с испытательным сроком

месяца(ев).

Основание:

Трудовой договор (контракт) от «

»

20

г. №


Руководитель организации







(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен



«

»

20

г.

(подпись работника)









ПРИЛОЖЕНИЕ 16Унифицированная форма приказа об увольнении

Унифицированная форма № Т-8
Утверждена постановлениемГоскомстата Россииот 05.01.2004 № 1



Код


Форма по ОКУД
0301006


по ОКПО


(наименование организации)




Номер документа
Дата составления

ПРИКАЗ



(распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником



Уволить «

»

20

г.




Табельный номер




(фамилия, имя, отчество)




(наименование структурного подразделения)



(наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации)



(основание увольнения)





Основание (документ, номер, дата):



(заявление работника, медицинское заключение и т.д.)



Решение

профсоюзного органа о согласии на увольнение «

»

20

г. №


Руководитель организации







(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен



«

»

20

г.

(подпись работника)









ПРИЛОЖЕНИЕ 17Форма полного протокола

Наименование организации
ПРОТОКОЛ
00.00.0000

№00


Москва



Производственное совещание
Председатель – Егоров А.В.
Секретарь – Краснова П.С.
Присутствовали: фамилии, инициалы
Приглашенные: должности, фамилии, инициалы.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
О. Доклад зам. Директора Анисимова О.Е.
О. Сообщение гл. бухгалтера Осиповой В.Я.

1.СЛУШАЛИ:
Анисимова О.Е. – изложение содержания доклада в форме прямой речи
ВЫСТУПИЛИ:
Егоров А.И. – должность, содержание выступления – косвенная речь.
ПОСТАНОВИЛИ:
Утвердить.
Слушали.


ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:





Председатель
личная подпись
расшифровка подписи





Секретарь
личная подпись
расшифровка подписи



В дело 00 – 00
Личная подпись
00-00-00
ПРИЛОЖЕНИЕ 18Форма сокращенного протокола

Наименование организации
ПРОТОКОЛ
00.00.0000

№00


Москва



Производственного совещание

Председатель – Фамилия И.О.
Секретарь – Фамилия И.О.

Присутствовали: фамилии, инициалы
Приглашенные: должности, фамилии, инициалы.

ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О.. Доклад ......
__________________________________________________________________
(фамилия, инициалы выступивших)

ПОСТАНОВИЛИ:
Утвердить ..
Голосование:
2. О.. Доклад ......
____________________________________________________________________
(фамилия, инициалы выступивших)

ПОСТАНОВИЛИ:
2.1
2.2

Председатель
личная подпись
расшифровка подписи





Секретарь
личная подпись
расшифровка подписи


Визы ознакомления
Заинтересованных лиц

В дело № 00 – 00
Личная подпись 00-00-00
ПРИЛОЖЕНИЕ 19Форма краткого протокола

Наименование организации
ПРОТОКОЛ
00.00.0000

№00


Москва



Производственногосовещание

Председатель – Фамилия И.О.
Секретарь – Фамилия И.О.

Присутствовали: фамилии, инициалы
Приглашенные: должности, фамилии, инициалы.

ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О..Сообщение
ПОСТАНОВИЛИ:
1. ..
2. О .Сообщение ...
ПОСТАНОВИЛИ:
..




Председатель
личная подпись
расшифровка подписи





Секретарь
личная подпись
расшифровка подписи



Визы ознакомления
Заинтересованных лиц



В дело № 00 – 00
Личная подпись 00-00-00
ПРИЛОЖЕНИЕ 20Образец личного заявления

БУХГАЛТЕРИЯ

Директору фирмы «Гелиос»

ЗАЯВЛЕНИЕ

И.В. Попову






Прошу освободить меня от должности инженера по собственному желанию.


личная подпись
В.А Певцов




Подготовить приказоб увольнении 00.00.00по собственному желанию








Подпись директора

И.В. Попов

00.00.00

















В дело №00-00


Подпись


00-00-00



ПРИЛОЖЕНИЕ 21Пример оформления справки

Ростовское производственное
объединение «Роствертол»
Цех № 2







СПРАВКА


10.09.2005 №159


г. Ростов – на Дону








Тов. ПЕВЦОВ Иван Петрович работает нормировщиком цеха. Оклад – 4 тыс.рублей в месяц.








Начальник отдела кадров
подпись
расшифровка подписи


ПРИЛОЖЕНИЕ 22Оформление справки о наличии документов

Администрация Ростовской области Комитет по делам архивовГосударственный архив
Зав. отделом соц. ЗащитыСальского районаРостовской областиА.И.Кравцову










СПРАВКА





03.11.2005
№ 7


Г.Ростов – на – Дону





О наличии документов по трудовому стажуза 1951 – 1960 гг.








В документах Государственного архива Ростовской области имеются документы, подтверждающие трудовой стаж граждан, работающих в 1951 – 1960 гг. на следующих предприятиях и в организациях Сальского района:

Завод КПО – за 1953 – 1955 гг.
Завод Сальсксельмаш – за 1951 – 1954 гг.
Совхоз «Гигант» - за 1958 – 1960 гг.
Машинотракторная станция – за 1948 1960 гг.







Директор архива
подпись
И.В. Попов


ПРИЛОЖЕНИЕ 23Образец справки

Сальский сельскохозяйственный колледж










СПРАВКА





30.12.2005
№
35




п. Гигант






Иванов Петр Иванович работает преподавателем экономических дисциплин Сальского сельскохозяйственного колледжа с окладом 3500 рублей с 01.09.2004 г. По настоящее время.









Директор
подпись
А.М. Нехаев





Главный бухгалтер
подпись
Н.А. Боровлева


ПРИЛОЖЕНИЕ 24Макет служебного письма

Герб(эмблема, товарный знак)



НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Адресат:

справочные данные об организации(почтовый и телеграфный адреса,номера телефона, факса,номер счета в банке и др.)адрес электронной почтыОКПО, ОГРН, ИНН/КПП

Наименование должностиИ.О. Фамилия(все в дательном падеже)



Название ул., № дома,г. Город, почтовый индекс



00.00.0000
№
0-0/00


На №

от





Заголовок к тексту (отвечает на вопрос «О чем?», начинается с предлога «О»)

Резолюция:
Фамилия И.О. ответственного лица, суть работы, срок исполнения
Подпись руководителя
Дата



Если текст письма состоит из двух и более абзацев, то текст печатается от 1-го положения – пять знаков от левого поля. Текст без абзацев может печататься от 0-го положения – непосредственно от левого поля.
Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть, приводящую доводы, ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр.
Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих организаций.

Приложение: на _________ л, в _________ экз.





Подпись:



Наименование должности
подпись
И.О. Фамилия





Визы (приводятся на копии)



Должность
подпись
И.О. Фамилия





Исполнитель (И.О. Фамилия)



Телефон



ПРИЛОЖЕНИЕ 25Образец гарантийного письма

ООО «Издательство "Старт"»Нахимовский пр-т, д. 35,Москва, 117218Тел./факс 000-00-00
Директору ФГУП «Производственно-издательский комбинат ВИНИТИ»г-ну В.П. Родионову


Октябрьский пр-т, д. 403г. Люберцы, московская обл., 140010

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО


01.06.2008
№
0-0/00


На №

от





Просим Вас издать книгу «Эстетика. Курс лекций». Формат – 60х90/16, объем – 240 с., бумага офсетная №1, тираж – 2000 экз.
Оплату услуг и предоставленных материалов гарантируем. Наши банковские реквизиты:















Директор
подпись
И.О. Фамилия





Главный бухгалтер
подпись
И.О. Фамилия




М.П.



ПРИЛОЖЕНИЕ 26Образец информационного письма

Организационно-аналитическоеуправление делами Мэрии МосквыТверская ул., д. 13,Москва, 117218Тел./факс 000-00-00
Префекту Восточного АОБ.В. Ульянову


Преображенская пл., д. 9,Москова, 107076




05.05.2008
№
2-26-145/2


На №

от





О совещании



Доводим до Вашего сведения, что 11 мая 2008 г. В 11.00 состоится совещание руководителя Аппарата Правительства Москвы с руководителями аппаратов префектур административных округов города Москвы, руководителями структурных подразделений Аппарата Правительства Москвы.
Совещание будет проводиться в зале заседаний Правительства Москвы.

Приложение: повестка дня совещания на 2 л. в 1 экз.

С уважением,







НачальникОрганизационно-аналитическогоуправления делами мэрии Москвы
подпись
В.Л. Пуляев





Иванов И.И.000-00-00




ПРИЛОЖЕНИЕ 27Образец сопроводительного письма

Федеральная таможенная служба

Директору


Управление


(наименование





(наименование управления)

предприятия)





(адрес управления)







Тел./факс 000-00-00

(адрес предприятия)





00.00.0000
№
0-0/00


На №

от





Направляем заявку на изготовление акцизных марок в количестве _____ экземпляров для маркировки _________________________________________,

(алкогольной продукции или табачных изделий)

происходящей и ввозимой с территории _______________________________.
Оплату гарантируем с расчетного счета: ___________________________



Кроме того, для пополнения коллекции марок, создаваемой в ГТК России, просим дополнительно изготовить по 63 марки каждой серии и упаковать их отдельно от основного заказа.

Приложение: заказ на _________ л.









Начальник управления
подпись
И.О. Фамилия










ПРИЛОЖЕНИЕ 28Пример оформления выписки из приказа

ЗАО «Вымпел»

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

10.05.2006
№ 10


г. Ростов-на-Дону







О проведении ремонтных работ



В связи с аварийным состоянием жилых домов по ул. Соколова 17; 18; 21.



ПРИКАЗЫВАЮ:

3. Начальнику ЖЭУ №2 И.В. Попову провести ремонтные работы в доме № 17 по улице Соколова. Срок исполнения – 15.10.2006.

Директор предприятия

В.П. Соловьев









Выписка верна:



Секретарь директора
подпись
С.В. Кривцова









Выписку получил
подпись
И.В. Попов






ПРИЛОЖЕНИЕ 29Пример оформления выписки из протокола

ЗАО «Искра»

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

25.02.2006
№ 2


г. Сальск Ростовской обл.




Общего собраниятрудового коллектива



Председатель – Петров А.М.
Секретарь – Сизова В.И.
Присутствовали: 37 человек (список прилагается).
Приглашенные: председатель Ассоциации предпринимателей Чижов Ю.П.

Повестка дня:

1.О развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей. Сообщение зам. директора Громова П.П.

СЛУШАЛИ:
Орлов В.С. – текст сообщения прилагается

ПОСТАНОВИЛИ:
Подготовить комплексный план развития сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей на 2006 – 2010 г. Ответственный – зам. директора Громов П.П. срок до 15.03.2006 г.




Председатель А.М.Петров


Секретарь В.И.Сизова





Верно


Секретарь


26.02.2006



ПРИЛОЖЕНИЕ 30Образец оформления копии документа

Администрация Ростовской области Комитет по делам архивов
Государственный архив
Зав. отделом соц. защиты
Сальского района
Ростовской области
А.И. Кравцову










СПРАВКА





03.11.2005
№ 7


Г.Ростов – на – Дону








О наличии документов по трудовому стажу за 1951 – 1960 гг.





В документах Государственного архива Ростовской области имеются документы, подтверждающие трудовой стаж граждан, работающих в 1951 – 1960 гг. на следующих предприятиях и в организациях Сальского района:

Завод КПО – за 1953 – 1955 гг.
Завод Сальсксельмаш – за 1951 – 1954 гг.
Совхоз «Гигант» - за 1958 – 1960 гг.
Машинотракторная станция – за 1948 1960 гг.







Директор архива
подпись
И.В. Попов









Верно











Инспектор отдела кадров
личная подпись


03.11.2005




ПРИЛОЖЕНИЕ 31Образец оформления дубликата документов

Администрация
Ростовской области

М.П.
ДУБЛИКАТ

УДОСТОВЕРЕНИЕ
Предъявитель настоящего удостоверения имеет права и льготы, представляемые на условиях и в порядке, установленных статьями 22 и 23 Федерального закона «О ветеранах»





Серия В №673297



Петрова



Фамилия

Ветеран труда



Нина
УДОСТОВЕРЕНИЕ БЕССРОЧНОЕ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО НА ВСЕЙ ТЕРРИ - ТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Дата выдачи «9» мая 2005 г.



Имя



Федоровна



Отчество







личная подпись
М.П. подпись руководителя государственного органа, выдавшего удостоверение





М.П.






Зак. № 81500




ПРИЛОЖЕНИЕ 32Алгоритм работы с входящими документами

13 SHAPE \* MERGEFORMAT 1415
ПРИЛОЖЕНИЕ 33Алгоритм работы с исходящими документами

13 SHAPE \* MERGEFORMAT 1415

ПРИЛОЖЕНИЕ 34Формы регистрационных журналов

Журнал регистрации входящих документов

Дата поступ-ления
Регист-рационный номердокумента
Коррес-пондент (автор)
Дата документа
Номер документа
Краткое содер-жание документа
Резолюция или кому направлен документ
Дополни-тельные сведения
Расписка в полу-чении
Отметка об испол-нении







испол-нитель
зада-ние
срок испол-нения
автор резолю-ции
дата резолю-ции




1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

















Журнал регистрации исходящих документов

Дата документа
Регистрацион-ный номер документа
Корреспондент (получатель)
Краткое содержание документа
Кем подписан документ
Исполнитель
Дополнительные сведения
Отметка об исполнении

1
2
3
4
5
6
7
8











Журнал регистрации внутренних документов

Дата документа
Регистрацион-ный номер документа
Краткое содержание документа
Кем подписан документ
Исполнитель
Дополнительные сведения
Расписка в получении документа
Отметка об исполнении

1
2
3
4
5
6
7
8










ПРИЛОЖЕНИЕ 35Форма регистрационно-контрольной карточки

Лицевая сторона



1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11,
12 ,13 ,14, 15, 16, 17, 18,
19, 20, 21, 22, 23, 24, 25,
26 ,27 ,28 ,29, 30, 31

Корреспондент

№ документа
Дата документа
Дата поступления
Входящий №

Краткое содержание

Резолюция и кому направлен документ

Срок исполнения



Оборотная сторона



Исполнитель
Дата
Исходящий №

Кому
№ дела

Кем подписан

Отметка об исполнении

Рассылка
Количество листов

Фонд №
Опись №
Дело №


ПРИЛОЖЕНИЕ 36Форма журнала учета поступления и выбытия электронных документов

№ п/п
Дата поступ-ления или выбы-тия
Наименова-ние органи-зации (под-разделения), от которой поступили документы
Название, номер и дата документа, по которому принято по-ступление или выбытие ЭД
Название и номер фонда, описи и единиц учета поступивших или выбывших ЭД
Поступление описанных ЭД
Выбытие описанных ЭД
Дата созда-ния
Срок хранения
Приме-чание






вид носи-теля
объем
формат
количество единиц хранения (записей для ЭД)
вид носи-теля
объем
формат
количество единиц хранения (записей для ЭД)




1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16


















Итого в

году

ПОСТУПИЛО

ед. уч.,

ед. хр. объемом

Мбайт,


(цифрами, прописью)

(цифрами, прописью)

(цифрами, прописью)


в том числе постоянного

хранения

ед. уч.,

ед. хр. объемом

Мбайт,


(цифрами, прописью)

(цифрами, прописью)

(цифрами, прописью)


временного

хранения

ед. уч.,

ед. хр. объемом

Мбайт,


(цифрами, прописью)

(цифрами, прописью)

(цифрами, прописью)


ВЫБЫЛО

ед. уч.,

ед. хр. объемом

Мбайт,


(цифрами, прописью)

(цифрами, прописью)

(цифрами, прописью)


в том числе постоянного

хранения

ед. уч.,

ед. хр. объемом

Мбайт,


(цифрами, прописью)

(цифрами, прописью)

(цифрами, прописью)


временного

хранения

ед. уч.,

ед. хр. объемом

Мбайт,


(цифрами, прописью)

(цифрами, прописью)

(цифрами, прописью)


Наименование должности лица, составившего годовую запись
Подпись
Расшифровка подписи

Дата



Руководитель архива организации
Подпись
Расшифровка подписи

Дата



ПРИЛОЖЕНИЕ 37Форма учетной карточки единицы учета электронных документов

Лицевая сторона



Фонд №

Опись №

Ед. учета











Наименование организации (подразделения), от которой поступили документы
Заголовок единицы учета
Номера единиц хранения
Отметка о наличии копий ЭД
Дата поступления







Формат
Вид носителя
Объем (Мбайт)
Количество записей для БД
Дата создания







Срок хранения
Место хранения (стеллаж, полка, сейф и т.д.)
Примечание
Подпись лица, внесшего запись








Оборотная сторона



Вид работы (перезапись, миграции)
Номер акта миграций и перезаписи
Дата
Новый формат
Объем (Мбайт)
Вид носителя
Номера единиц хранения
Подпись лица, внесшего запись










ПРИЛОЖЕНИЕ 38Пояснения к заполнению регистрационных форм документов

Реквизиты
Пояснение к заполнению

Автор (корреспондент)
При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) – автора документа.
При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) – корреспондента.
Допускается применение сокращенного названия организации.

Название вида
Заполняется в соответствии с названием вида регистрационного документа. При регистрации писем графа может не заполняться

Дата документа
Дата, присвоенная документу организацией – автором, записывается цифрами по русскому или европейскому стилю.

Индекс документа
Индекс, присвоенный документу организацией – автором, переносится с поступившего или отправляемого документа.

Дата поступления
Дата переносится из отметки о регистрации (регистрационного штампа).

Индекс поступления
Индекс переносится отметки о регистрации поступившего документа. После исполнения дополняется номером дела по номенклатуре и другими индексами по соответствующим классификаторам

Заголовок документа (краткое содержание)
Переносится заголовок, сформулированный на документе, при его отсутствии формулируется исходя из основного содержания документа.

Отметка об исполнении
Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения.

Отметка о направлении документа в дело
Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя.

ПРИЛОЖЕНИЕ 39Перечень документов, не подлежащих регистрации

Письма, присланные для сведения (копии).
Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.
Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию.
Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестка дня.
Графики, наряды, повестки дня, разнарядки, заявки.
Сводки и информация, присланные для сведения.
Учебные планы и программы.
Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.
Прейскуранты.
Технические условия.
Претензии.
Нормы и нормативы расхода материалов.
Поздравительные письма.
Пригласительные билеты.
Документы по заключению коллективных договоров.
Бухгалтерские документы.
Планово – финансовые документы.
Печатные издания (книги, журналы, бюллетени)
Формы статистической отчетности.
Корреспонденция, адресованная работникам предприятий с пометкой «Лично».
Объяснительные записки.
Арбитражные и исковые документы.
ПРИЛОЖЕНИЕ 40Форма номенклатуры дел организации

Наименование организации
УТВЕРЖДАЮ


Наименование должности

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
руководителя организации








№


Подпись
Расшифровка подписи






(место составления)

Дата







На

год






Индекс дела
Заголовок дела
Количество единиц хранения
Срок хранения и номер статей по перечню
Примечание

1
2
3
4
5

Название раздела








































Наименование должности руководителя службы ДОУ организации
Подпись
Расшифровка подписи



Дата



Виза руководителя архива(лица, ответственного за архив)




СОГЛАСОВАНО
СОГЛАСОВАНО




Протокол ЦЭК (ЭК)
Протокол ЭПК архивногоучреждения

от

№


от

№



ПРИЛОЖЕНИЕ 41Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в году в

(наименование организации)

По срокам хранения
Всего
В том числе



переходящих
с отметкой «ЭПК»

1
2
3
4

Постоянного




Временного (свыше 10 лет)




Временного (до 10 лет включительно)




Итого:












Наименование должности руководителя службы ДОУ организации
Подпись
Расшифровка подписи



Дата





Итоговые сведения переданы в архив.



Наименование должности руководителя службы ДОУ организации
Подпись
Расшифровка подписи



Дата


ПРИЛОЖЕНИЕ 42Образец приказа о создании экспертной комиссии

Научно – производственноеобъединение «Агроприбор»



ПРИКАЗ



11.03.2011
№112





Ростов - на Дону





О создании экспертнойкомиссии








В связи со сдачей документов в архив, для отбора необходимой информации и наведения порядка в номенклатуре дел предприятия



ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать экспертную комиссию из наиболее опытных специалистов в составе:

председатель комиссии –
члены комиссии –
Калинина С.Б. Шевчук М.А.Иванов И.И Гнесин М.А.Смирнова И.А.

2. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Лукичеву Т.И

Директор

С.И. Никитенко





Юрист

Д.А. Разумнов





С приказом ознакомлены:




ПРИЛОЖЕНИЕ 43Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Наименование организации
УТВЕРЖДАЮ


Наименование должности

АКТ
руководителя организации


№







Подпись
Расшифровка подписи

(место составления)






Дата


о выделении к уничтожениюдокументов, не подлежащиххранению


На основании


(название и входные данные перечня документов



с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности

и утратившие практическое значение, документы фонда №



(название фонда)

№ п/п
Заголовок дела или групповой заголовок документов
Крайние даты
Номера описей
Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи
Количество единиц хранения
Сроки хранения и номера статей по перечню
Приме-чание

1
2
3
4
5
6
7
8
















Итого

ед. хр. за

годы.


(цифрами и прописью)








Описи дел постоянного хранения за

годы утверждены,





по личному составу согласованы с ЭПК



(наименование архивного учреждения)

(протокол от

№

).







Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов
Подпись
Расшифровка подписи



Дата


СОГЛАСОВАНО





Протокол ЦЭК (ЭК)


от

№







Документы в количестве

ед. хр.,


(цифрами и прописью)


весом

кг сданы в





(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от

№















Наименование должности работника, сдавшего документы
Подпись
Расшифровка подписи



Дата



Изменения в учетные документы внесены.











Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы
Подпись
Расшифровка подписи



Дата




ПРИЛОЖЕНИЕ 43Форма обложки дела по ГОСТ 17914-72



ПРИЛОЖЕНИЕ 44Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ


документов дела №







№ п/п
Индекс документа
Дата документа
Заголовок документа
Номера листов дела
Примечание

1
2
3
4
5
6
















































Итого

документов.


(цифрами и прописью)


Количество листов внутренней описи



(цифрами и прописью)

























Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела
Подпись
Расшифровка подписи


ПРИЛОЖЕНИЕ 45Форма листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №





В деле подшито (вложено) и пронумеровано

листа (ов),


(цифрами и прописью)


в том числе:


литерные листы
;

пропущенные номера
;

+листов внутренней описи
.





Особенности физического состояния и формирования дела
Номера листов

1
2
















































Наименование должности лица, составившего заверительную надпись
Подпись
Расшифровка подписи


ПРИЛОЖЕНИЕ 46Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Наименование организации
УТВЕРЖДАЮ




Фонд №


Наименование должности




руководителя организации

ОПИСЬ №






Подпись
Расшифровка подписи

дел постоянного хранения




Дата


за

год






Название раздела (структурного подразделения организации)

№ п/п
Индекс дела
Заголовок дела
Крайние даты
Количество листов
Примечание

1
2
3
4
5
6










В данный раздел описи внесено

ед. хр.,


(цифрами и прописью)


с №

по №

, в том числе:


литерные номера
;

пропущенные номера
.



Наименование должности составителя описи
Подпись
Расшифровка подписи



Дата



Наименование должности руководителя архива(лица, ответственного за архив)
Подпись
Расшифровка подписи



Дата



УТВЕРЖДЕНО
СОГЛАСОВАНО




Протокол ЭПК архивногоучреждения
Протокол ЦЭК (ЭК)организации

от

№


от

№



ПРИЛОЖЕНИЕ 47Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения

Наименование организации
УТВЕРЖДАЮ




Фонд №


Наименование должности




руководителя организации

ОПИСЬ №






Подпись
Расшифровка подписи

дел временного (свыше 10 лет) хранения
Дата






за

год






Название раздела (структурного подразделения организации)

№ п/п
Индекс дела
Заголовок дела
Крайние даты
Срок хранения
Количество листов
Примечание

1
2
3
4
5
6
7











В данный раздел описи внесено

ед. хр.,


(цифрами и прописью)


с №

по №

, в том числе:


литерные номера
;

пропущенные номера
.



Наименование должности составителя описи
Подпись
Расшифровка подписи



Дата



Наименование должности руководителя архива(лица, ответственного за архив)
Подпись
Расшифровка подписи



Дата



СОГЛАСОВАНО





Протокол ЦЭК (ЭК)организации


от

№








ПРИЛОЖЕНИЕ 48Форма описи электронных документов постоянного хранения

ОПИСЬ

электронных документов постоянного хранения





УТВЕРЖДЕНА


протоколом ЭПК




(название архива)


Дата
№


Фонд №









Опись №









за

год






Номер единицы учета
Номер единицы хранения
Заголовок единицы учета
Дата создания
Объем (Мбайт)
Количество записей (для баз данных)
Формат данных
Состав тек-стовой сопро-водительной документации
Приме-чание

1
2
3
4
5
6
7
8
9













В данный раздел описи включено



(цифрами и прописью)

ед. учета с №

по №

;


ед. хр. с №

по №


(цифрами и прописью)





объемом

Мбайт.

Всего в опись включено



(цифрами и прописью)

ед. учета с №

по №

;


ед. хр. с №

по №


(цифрами и прописью)





объемом

Мбайт.



Наименование должности составителя описи
Подпись
Расшифровка подписи



Дата



СОГЛАСОВАНО





Протокол ЭК (ЦЭК) организации №



Председатель ЭК (ЦЭК) организации



(должность, подпись,


расшифровка подписи)










13PAGE 15




13 PAGE \* MERGEFORMAT 147515




Авторы: Князева Л.В. – преподаватель ГБОУ СПО ВО «Владимирский авиамеханический колледж»

Николаева Ю.А. – преподаватель ГБОУ СПО ВО «Владимирский авиамеханический колледж»





Разработано на основеФГОС СПО по специальности 030912 «Право и организация социального обеспечения»






Заместитель директора по учебной работе

_________________/О.В. Крючкова/

Одобрено цикловой комиссией ПО и ВТ



Протокол № _______от «___»____________ 2012 г.



Председательцикловой комиссии
______________ /А.Е. Петров/




Прием документов (писем), проверка правильности адресования

Передача документов адресату с пометкой «лично»

Вскрытие конвертов и проверка вложения

Предварительное рассмотрение (сортировка) документов


Регистрация документов

Внесение сведений из резолюции в журнал регистрации

Рассмотрение документов руководителем (резолюция)


Передача документов руководителю


Подшивка документов в дело


Исполнение документов


Контроль исполнения документов


Передача документов исполнителям

Передача документов в структурные подразделения



Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело


Отправка документа адресату

Проверка правильности адресования документа

Простановка исходящего номера (индекса) на документе


Регистрация документа

Подписание документа руководителем


Согласование проекта документа

Проверка правильности оформления проекта документа

Составление проекта исходящего документа