Презентация Компьютерная грамотность. Письма

ПИСЬМА"П о ч м е й с т е р: Жаль, однако ж, что вы не читаете писем: есть прекрасные места... Иное письмо с наслаждением прочитаешь – так описываются разные пассажи... А назидательность какая... лучше чем в "Московских ведомостях."Н.В.Гоголь "Ревизор"Учитель компьютерной грамотностиЗырянова Л. Н. ПИСЬМА2 Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам ПИСЬМА3 По содержанию и назначению письма могут быть информационные, гарантийные, рекламационные, коммерческие, письма -запросы, письма-приглашения и т. д. ПИСЬМА Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения. Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг. В рекламационных (претензионных) письмах излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д. 4 ПИСЬМА Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги. В письмах-запросах просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.5 ПИСЬМАПравила оформления служебных писем 1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия. 2. В состав служебного письма входят реквизиты: адресатдатаиндекс документассылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответомзаголовок к текстутекствозможно отметка о наличии приложенияподписьфамилия и телефон исполнителя6 ПИСЬМАПравила оформления служебных писем 3. Письмо составляется только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо. 4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).7 ПИСЬМАПравила оформления служебных писем 5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.8 ПИСЬМАПравила оформления служебных писем 6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его стуктурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица - в дательном: НАПРИМЕР 9 ПИСЬМАПравила оформления служебных писем АО "Глория" Отдел сбытаили АО "Глория" Начальнику отдела сбыта О.И.БендеруПосле наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес: АО "Глория" Начальнику отдла сбыта О.И.Бендеру 123100 Москва Краснопресненская, 1210 ПИСЬМАПравила оформления служебных писем 7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.11 ПИСЬМАПравила оформления служебных писем 8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата, Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: "Об изменении ...", "О создании ...", "О проведении ..." и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформлять.12 ПИСЬМАПравила оформления служебных писем 9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную:в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы;- в основной части формулируется основная цель письма. Например:13 ПИСЬМАПравила оформления служебных писем водная часть: "В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов "Малыш" 26.01.11 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия .... была установлена недостача ..... штук насосов на сумму.... (коммерческий акт от 26.01.11 N245...) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.14 ПИСЬМАПравила оформления служебных писем основная часть: "На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет." Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.15 ПИСЬМАПравила оформления служебных писем 10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи. 11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка. 16 ПРИМЕР ДЕЛОВОГО ПИСЬМА 17 ФАКСЫВсе более широкое распространение сейчас получили быстрые средства связи, в частности факсимильная связь. С ее помощью передаются телефаксограммы (факсы).18 ФАКСЫ Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефоным каналам связи. Факс является по сути копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложений к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большинстве случаев являются разновидностью деловой переписки между деловыми партнерами и организациями. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, только в реквизите Адресат вместо почтового адреса указывается код города и номер факса получателя.19 ФАКСЫ Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат (телефакс) являются: код отправителя дата и время передачи, а также ее длительность номер телефакса, с которого передана информация количество переданных страниц 20 ФАКСЫ Если полученные факсы содержат важную информацию и предназначены для длительного использования, их необходимо скопировать, потому что факсовая бумага многих факсимальных аппаратов недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах, в которых используется обычная бумага, копирование необязательно. 21 ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ФАКСА 22