Лекции по Документационному обеспечению управления
1. Основные понятия в области документирования управленческой деятельности.
Делопроизводство и его становление в России
Документы и его функции
Нормативно-правовая база делопроизводства
Унификация и стандартизация в делопроизводстве.
Классификация деловой документации
1. Делопроизводством называют отрасль человеческой дея тельности по разработке и оформлению официальных доку ментов, организации их движения, учета и хранения.
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с со зданием документов записью информации на различных но сителях в соответствии с установленными требованиями, на зывается документированием. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются поня тием документооборот. Деятельность по организации долговре менного хранения документов (экспертиза ценности докумен тов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относят к архивному делу.
Наряду с термином "делопроизводство" в настоящее время широко используется равный по содержанию термин "документационное обеспечение управления" (ДОУ), который так же будет применяться в книге.
Делопроизводство ("вершение дел") в России прошло ряд этапов своего становления. Письменные документы, дошед шие до нашего времени, показывают, что уже в X в. в Древне русском государстве была определенная культура подготовки документов (договоры с Византией 911 и 945 гг., купчие гра моты, житийные записи и т. п.). Слово "дело" как собрание документов употреблялось уже в середине XVI в.
Первым к началу XVII в. в России сложилось приказное де лопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, со ставлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров. На пример, Соборное уложение 1649 г. было длиной 309 метров. В этот период начали складываться основы бухгалтерской, дипломатической и других систем документации. На рис. 1.1 приведен фрагмент царской грамоты, устанавливающей пра вила адресования документов.
При Петре I было введено коллежское делопроизводство, бо лее прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями на зывались центральные учреждения, ведавшие на коллективных началах отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность сек ретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.
В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное ("министерское") делопроизвод ство. Письменный документ стал одним из главных средств уп равления. Появились бланки служебных документов, в каждом департаменте вводилось единообразие процессов делопроиз водства, для хранения дел создавались архивы, началось вне дрение механизации конторского труда.
В годы советской власти было разработано делопроизвод ство, характерное для централизованного (государственного) управления народным хозяйством. В практике делопроизвод ства был установлен единый порядок документирования, вне дрены стандартные требования к форме, структуре докумен тов и составу их информационных элементов (реквизитов). Была предпринята попытка создания и внедрения Единой го сударственной системы делопроизводства (ЕГСД), ставшей в дальнейшем отправной точкой становления современного оте чественного делопроизводства. В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей народного хозяйства осуществлялись разработка и применение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использо вать их и при традиционных методах обработки документов. Современное делопроизводство в России развивается с уче том специфики складывающихся рыночных отношений и мас совой компьютеризации.
2. Важнейшим носителем информации является документ. Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "спо соб доказательства" в широком смысле. Документ это материаль ный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. ГОСТ Р 51141-98 дает современное определение термина "документ". "Документ: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющи ми ее идентифицировать" [З]1. Реквизит документа (текст, адрес, подпись и др.) обязательный элемент оформления официально го документа; идентификация означает отождествление (опозна ние) приведенной информации по реквизитам документа, оформ ленным в соответствии с установленными требованиями.
Функции документа:
1. информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
2. организационная функция. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности.
3. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа.
4. юридическая функция документ (обладает юриди ческой силой), поскольку его содержание используется в ка честве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры.
Юридическая сила документа обеспечивается законода тельством, компетенцией издавшего документ органа и уста новленным порядком его оформления. Ряд документов изна чально наделен юридической силой (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).
5. воспитательная функция. Документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный до кумент воспитывает эстетический вкус управленческого пер сонала, повышает престиж организации.
Различные формы управленческой деятельности реализу ются посредством определенной совокупности документов, например: учет в виде составления и обработки бухгалтерс кой и статистической документации, контроль путем сбора сведений в письменном виде, планирование в виде различ ного рода планов и т. д.
Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называет ся системой документации. Рационально организованный ком плекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, применяемый для управления в определенной сфере деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД)
3. Нормативно-правовую базу делопроизводства в современ ной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и ме тодических документов, регламентирующих вопросы созда ния, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления (рис. 1.2).
В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обес печению управления оказались рассеянными по многим зако нодательным и нормативным актам. Знание этих документов для специалистов в области делопроизводства необходимо. Здесь приведем лишь краткую характеристику важнейших зако нодательных и нормативным актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам.
Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" установливает обязатель ность документирования информации, определил ряд терминов ("информация", "документированная информация" и др.), обязал организации всех форм собственности предоставлять со ответствующую требуемую информацию государственным орга нам.
Гражданский кодекс (ГК) установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документиро вания. В ряде статей ГК установлены требования к содержа нию устава и учредительного договора, на основании которо го действуют юридические лица.
Федеральные законы "Об акционерных обществах", "Об об ществах с ограниченной ответственностью" определяют обя занности обществ по хранению документов. Эта норма увязана с требованиями Федерального закона "Об архивном деле в Рос сийской Федерации" [18], устанавливающего соответствующие
положения о взаимоотношениях юридических лиц и их архи вов со специально уполномоченными государственными орга нами и учреждениями в области архивного дела, а также ответ ственность руководителей юридических лиц всех уровней, включая высший, за обеспечение сохранности, режима, сроков хранения и доступа к архивным документам и их уничтожения.
Ряд законодательных актов (Федеральный закон "Об информа ции, информационных технологиях и о защите информации", За кон РФ "О языках народов Российской Федерации", Закон РФ "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест про исхождения товаров", постановление Правительства РФ "Об упо рядочении изготовления, использования, хранения и уничтоже ния печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" и др.) содержит нормы, которые необ ходимо учитывать при составлении и оформлении деловых доку ментов. Действующим законодательством регулируются требова ния к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (постановления Правительства РФ "Об утверж дении правил оказания услуг почтовой связи", "Об утвержде нии правил оказания услуг телеграфной связи"), приданию до кументам на машинном носителе юридической силы (Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи").
Следует упомянуть ряд других нормативно-правовых актов таких как Указ Президента Российской Федерации "О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне", Федеральный закон РФ "О коммерческой тайне", "О бухгалтерском учете", "Об авторском праве и смежных правах", имеющих большое значение при оформлении управленческой документации.
Остановимся далее на нормативных документах, имеющих для организации делопроизводственного процесса первосте пенное значение. Положения, требования, правила этих доку ментов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем из ложении учебного материала. Вот эти документы:
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к докумен там и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)
Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положе ниях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в управле нии отечественной экономикой.
ЕГСД замышлялась как научно обоснованный комплекс правил, норм и рекомендаций по ведению делопроизводства в отношении организационно-распорядительной документации. В ЕГСД были сформулированы общие правила документиро вания управленческой деятельности, приведены принципы унификации документации, даны рекомендации по структуре делопроизводственных служб, определены их функции, изло жены основы контроля исполнения документов, механизации делопроизводственных процессов.
В рамках ЕГСД была разработана и внедрена унифици рованная система организационно-распорядительной до кументации (УСОРД) в составе государственных стандар тов: ГОСТ 6.38-72 (основные положения) и ГОСТ 6.39-72 (формуляр-образец). В дальнейшем стандарты пересматри вались (1988 г.) в связи с внедрением в делопроизводство вычислительной техники, а сама ЕГСД была переработа на в Единую государственную систему документационно-го обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГС-ДОУ распространялись уже на все виды управленческих документов. В 1991 г. ЕГСДОУ и была преобразована в Го сударственную систему документационного обеспечения управления ГСДОУ.
В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламен тирующих основные правила работы с документами в органи зациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс ав томатизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные тек стовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).
ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система органи зационно-распорядительной документации. Требования к оформ лению документов [4].
Предшественниками данного стандарта являются упомяну тые выше ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72. На их базе, с учетом почти двадцатилетней практики использования, был разрабо тан единый стандарт ГОСТ 6.38-90, который, однако, вслед ствие значительных социально-экономических изменений, произошедших в нашей стране в 90-х годах XX в., быстро уста рел и был заменен вначале ГОСТ Р 6.30-97, а затем упомяну тым выше действующим в настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [14].
Инструкция разработана в целях совершенствования доку-ментационного обеспечения управления и повышения его эф фективности путем унификации состава и форм управленчес ких документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает общие требования к функциони рованию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организа ции работы с документами в федеральных органах исполнитель ной власти.
Инструкция используется не только федеральными органа ми власти, она также находит применение в организациях в ка честве основы для создания собственных систем документаци онного обеспечения управления.
Основные правила работы архивов организаций [8].
Правила освещают в соответствии с действующим Положе нием об архиве государственного учреждения требования к но менклатуре дел, порядок проведения экспертизы ценности до кументов и передачи их в архив, работу с документами в архивах.
Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" [15].
Типовое положение излагает особенности документооборо та данной категории документов: регистрацию, ведение картотеки, сроки исполнения, формирование дел и их архивное хранение.
Кроме того, действуют нормы и правила работы с рядом спе цифических документных образований, которые регламентиру ются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, отчет но-статистической и некоторых других видах документации.
4. Процесс управления характерен разнообразием и повторя емостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Унификация в делопроизводстве может быть как самосто ятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.
Суть стандартизации заключается в установлении оптималь ных правил и требований по разработке и оформлению доку ментов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве на добро вольных началах [17]. Результаты разработки при этом могут оформляться в виде национальных стандартов России (ГОСТ Р) и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
5. Все документы (документные образования), обращающие ся на предприятии, в организации, классифицируют по сле дующим признакам:
По видам деятельности (или назначению) документы подразде ляются на научно-технические, конструкторские, технологичес кие, проектно-сметные, нормативные, организационно-распоря дительные, по личному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгалтерскому учету, по торговле, цено образованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспече нию и др.
По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, тех нические регламенты, чертежи, схемы, графики, технологи ческие и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструк ции, справки, докладные, объяснительные записки, служеб ные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, платеж ные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.
По способу фиксации информации документы бывают: пись менные (рукописные, машинописные, типографские, подго товленные на множительных аппаратах, электронные), графи ческие и фото-, фоно-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня яв ляется бумага.
По месту составления документы подразделяются на доку-менты, используемые в организациях для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходя щую) корреспонденцию.
По степени сложности документы классифицируют на про стые и сложные. Простые это документы, в которых рас сматривается один вопрос, в сложных рассматривается не сколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (не со держащие государственной и коммерческой тайны) и докумен ты с ограниченным доступом. Документы с ограниченным дос тупом бывают разной степени закрытости (совершенно секретные, секретные и др.) и документы для служебного пользования конфиденциальные документы.
По юридической силе документы подразделяют на подлин ные и подложные. Подлинные документы бывают действи тельные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отме ны его другим документом.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сро ком исполнения, установленным законом и соответствующи ми правовыми актами, а также телеграммы и другие докумен ты с грифом "срочно".
По стадиям подготовки документы подразделяются на чер новики и подлинники (оригиналы). Черновик документ, под готовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (бело вой документ) единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с ус тановленными требованиями.
С подлинника могут быть изготовлены копия, отпуск, вы писка из документа и дубликат подлинника.
Копия идентичное, заверенное должностным лицом вос произведение подлинника. Отпуск копия документа, оста ющаяся в делах организации, как свидетельство выполненной работы. Выписка из документа заверенная часть текста под--^ линника. Дубликат второй экземпляр документа, имеющий \^ одинаковую силу с подлинником.
По происхождению документы классифицируют на служеб ные, подготовленные в организациях, и личные письма граж дан с изложением жалоб, предложений, просьб.
По срокам хранения документы делятся на документы по стоянного и документы временного хранения. Документы вре менного хранения, в свою очередь, подразделяются на доку менты со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности документы бывают информаци онные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные обязатель ные для исполнения, носящие характер юридической или тех нической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуаль ные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и уни фицированные, предусмотренные общероссийским классифи катором управленческой документации (ОКУД) [15], а также в виде анкет и таблиц.
i
Индивидуальное (тунифицированные) документы по содержа нию являются специфическимиj носящими характер разово го документа. Типовыми являются документы, рассчитанные на изложе ние однородных процессов и явлений: типовой технологичес кий процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуа ции. Распространенным вариантом трафаретного документа является анкета.
Анкета способ представления текста, при котором посто янная информация располагается в левой части листа, стро ками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкетным ме тодом смоделированы, например, приказы по приему, пере воду и увольнению персонала и другие документы.
Таблица форма подачи материала, когда постоянная ин формация размещается в заголовках граф и боковике (заголов ки строк), а переменная (в цифровом или словесном выраже нии) на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информа ционной емкостью, позволяет строго классифицировать и ко дировать информацию и легко суммировать однопорядковые данные.
Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления до кументов по аналогии.
По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.
Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.
В хозяйственной деятельности организаций, кроме того, ис пользуются различные документы, оформляющие взаимоотно шения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммер-ческо-хозяйственные связи. Это, например, разного рода договоры: договоры поставки, выполнения работ или услуг, до говоры аренды и др
Контрольные вопросы
Дайте определение понятия "делопроизводство". Какие виды де ятельности охватываются этим понятием? Расшифруйте аббревиатуру ДОУ. Как соотносятся между собой эти два термина?
Что такое документ и каковы его функции?
Какие этапы своего становления пережило делопроизводство в России?
Каково содержание понятий "система документации" и "уни фицированная система документации"?
В чем заключается суть унификации и стандартизации в дело производстве?
Изложите кратко опыт и перспективы создания в стране ГСДОУ.
Перечислите признаки, по которым классифицируются докумен ты в организациях.
Какие разновидности деловых документов используются в рабо те организаций?
Тема №2. Общие нормы оформления документов.
Размер бумаги, применяемый в делопроизводстве.
Размер полей деловых документов
Способы оформления дат в документах
Оформление в документах написания чисел.
1. Все виды документов оформляются на бумаге определен ных размеров форматов, соответствующего качества (плот ности и белизны).
ГОСТ 9327-60 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С до полнительными1 .
Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.
Исходным форматом является формат АО, площадь которого равна 1 м2, с габаритными размерами 842 х 1189 мм. Последую щие форматы получаются путем деления предшествующего фор мата на две равные части параллельно меньшей его стороне.
Для оформления деловых документов находят применение следующие форматы:
Формат
Размеры, мм
Применение
A3
297x420
Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений
А4
210x297
Приказы, письма и другие организационно-распорядительные документы
А5
148x210
А6
105 х148
Разного рода справки
Для бланков документов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата А4 и А5.
Применение стандартных форматов обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и компьютеризации при составлении и обработке документов.
2. ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие требования, касающиеся размеров полей до кументов. Каждый лист доку мента, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:
20 левое;
10 правое;
20 верхнее;
20 нижнее.
На практике со ссылкой на технические причины (удобство подшивки, возможность нанесе ния пометок на левом поле и т. д.) в ряде случаев использует ся левое поле размером 3035 мм. В целях экономного расхо дования бумаги такой размер рекомендуется использовать только для первых страниц многостраничных документов, если эти страницы оформляются не на бланках. Размеры левого поля второй и последующих страниц многостраничных доку ментов при этом должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, т. е. равняться 20 ммЛевое поле, как было сказано, предназначено для подшив ки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее для указания страниц в многостраничных документах. Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные рабо ты, диссертации следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей: левое не менее 30 мм, правое не менее 10 мм, верхнее не менее 15 мм, нижнее не менее 20 мм1. При использовании оборотной стороны листа левое поле дол жно составлять не менее 10 мм, правое не менее 30 мм, т. е. наоборот по сравнению с лицевой стороной.
При подготовке многостраничных документов вторая и последующие стра ницы должны быть пронумерованы. Если текст документа печатается с обе их сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а об ратные четными.
Номер страницы наносится на верх нем поле листа посередине (см. рису нок). Номер пишется арабскими циф рами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница", его со кращенных вариантов "стр.", буквы "с." и знаков тире (черточек).
3. Применяются два способа оформления дат цифровой и словесно-цифровой.
Цифровой способ является наиболее экономичным, посколь ку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов на ЭВМ. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, ме сяц, год. Например: 1 сентября 2005 года 01.09.2005.
ГОСТ Р 6.30-2003 допускает простановку даты в "обратной" последовательности: год, месяц, день, например: 2006.01.07.
Словесно-цифровой способ имеет несколько разновиднос тей. На документах со сведениями финансового характера пре дыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2005 года или 01 сентября 2005 г.
Если обозначение времени в тексте состоит только из года, слово "год" пишется полностью: смета на 2005 год.
Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полу годия и года, то ее написание имеет следующую форму: в ап реле 2004 г.; в октябреноябре 2001 г.; в Iквартале 2002 г.; в III IVкварталах 2005 г.; в первом полугодии 2006 г., т. е. слова "год", "годы" сокращаются (г., гг.), если они приведены в да тах с обозначением месяца, квартала, полугодия.
Календарные сроки в тексте пишутся так: в октябре 2003 г., но: за 8 месяцев 2005 года, в 1995 году, с 1995 по 2001 год, в 19992005 годах. Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается: в 19921993 гг.; в пери од 1985 г. 1995-е гг. (год и десятилетие).
Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчет ный год), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивающих ся в другом, пишут через косую черту: в 2001/2002учебном году, отчетный 2004/2005 год. В остальных случаях между годами ставится тире. Например: освободить от взимания налога в 2001-2005 гг.
Квартал обозначается римской цифрой, но полугодие пи шется полностью: / квартал 2005 г.; во втором полугодии 2005 г. При римских цифрах падежные окончания (нараще ния) не ставятся: в 1 квартале (но не в 1-м квартале).
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое мар та, Новый год, но День Победы. Если начальное порядковое чис лительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числитель ное при этом не имеет наращения: 8 Марта, 4 Ноября.
Для удобства поиска документов в больших архивах указа ние даты на стеллажах и папках приводится в такой последо вательности: год, месяц, число. Например: 2005.09.01.
Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с внедрением информационных технологий рекоменду ется универсальное цифровое обозначение дат. Пример напи сания даты / сентября 2005 года выглядит следующим образом: 20050901 (основной формат); 2005-09-01 (расширенный фор мат); 05-09-01 (сокращенный формат).
4. В документах встречаются многозначные целые числа, про стые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и сло весно-цифровые сочетания, используются порядковые числи тельные, приводятся обозначения диапазона величин.
При написании многозначных чисел производится группи ровка их справа налево по три цифры: 14 287 624; 12 841.
Точку в пробелах между группами цифр многозначного чис ла ставить не допускается.
Числа в обозначениях (марках) машин и других техничес ких устройствах на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например: 1К62М), и пи шутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18).
Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака №), в обозначениях нормативных докумен тов, например: № 3241; ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, и т. д.
Что касается буквенной формы многозначных целых чисел, то эта форма рекомендуется при стечении двух чисел в цифро вой форме и в случаях, когда предложение начинается числом. Если буквенная форма числа нежелательна, необходимо пере строить фразу так, чтобы развести два числа. Следует писать: 10 кранов грузоподъемностью 20 т, но не 10 20-тонных кранов.
Цифровая форма однозначных целых чисел используется, если однозначные целые числа стоят в ряду с дву- и многознач ными. Рекомендуется писать: вслед за поставкой изделий из 5, 8, 12 наименований... Не рекомендуется: вслед за поставкой из делий из пяти, восьми, 12 наименований. Когда однозначные целые числа образуют сочетание с еди ницами физических величин, денежными единицами и т. п., рекомендуется писать: при массе до 10 кг и не рекомендуется: при массе до десяти кг Буквенная форма однозначных целых чисел используется, если однозначные числа стоят в косвенных падежах (не при единицах физических величин, денежных единицах). Реко мендуется писать: офис укомплектован тремя персональными компьютерами и не рекомендуется: офис укомплектован 3 пер сональными компьютерами.
Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозна чения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиар дов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн, млрд: 10 млрд, 12 млн. Это правило распространяется и на сочетание крупных круглых чисел с обозначениями единиц физических величин, денежных единиц: 20 млн км; 200 млрд кВт ч. Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн рублей. Денежные, выражения в рублях и копейках следует писать: 105 руб. 55 коп.
При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова "штук", "человек": 20 автомо билей, а не 20 штук автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек ра бочих.
Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2; 3/4. В де сятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 1,094 03; 5,530 021; 3,141 592 65 (чис ло я).
После простых дробных чисел слова часть, доля, как пра вило, не употребляются. Рекомендуется писать: 1/8 площади; 1/2 квадрата. Не следует писать: 1/8 доля площади; 1/2 часть квадрата. Существительное после дробного числа согласуется с его дробной частью и поэтому ставится в родительном падеже единственного числа: 1/3 метра; 0,75 литра; 0,5 тысячи.
Для обозначения диапазона значений ставят: многоточие, тире, предлог от перед первым числом и до перед вторым. На пример: длиной 5...10 м; длиной 510м; длиной от 5 до 10 м.
Порядковые числительные в тексте могут иметь следующую форму написания:
буквенную {сто пятый),
буквенно-цифровую (арабскими цифрами с наращивани ем падежного окончания, присоединенного через дефис: 35-й);
цифровую римскими цифрами без наращивания па дежного окончания (XI конгресс, XXI век).
Падежные окончания в порядковых числительных, обозна ченных арабскими цифрами, должны быть:
однобуквенными, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й (пятый, пятой), 5-я (пя тая), но не 5-ый, 5-ой;
двухбуквенными, если последней букве числительного пред шествует согласный: 5-го, 5-му, 30-ми, но не 5-ого, 5-ому, 30-ыми.
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 1-, 2-, 3-секционный шкаф.
Сложные слова с числительным и прилагательным "процентный" пишутся: 10 %-ный сбор.
Контрольные вопросы
Что такое формат бумаги и какие форматы применяются для оформления служебных документов?
Какие размеры полей для служебной документации установле ны ГОСТ Р 6.30-2003?
Как оформляется нумерация страниц на служебных документах?
Какие способы и разновидности оформления дат в документах вы знаете?
Изложите известные вам виды сокращений слов и словосочета ний, приведите примеры.
Тема №3. Классификация и структура организационно-распорядительных документов.
Организационно-распорядительные документы и виды
Состав реквизитов и схема их расположения
Бланк документов
Требования предъявляемые к бланочным документам
1. Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях (см. п. 1.5), организационно-распорядительная документация (ОРД) зани мает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД наиболее широко используемом виде документации.
ГОСТ Р 51141-98 понятие организационно-распорядитель ного документа трактует следующим образом: "Вид письмен ного документа, в котором фиксируют решение администра тивных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, орга низаций, их подразделений и должностных лиц" [3].
Согласно Общероссийскому классификатору управленчес кой документации (ОКУД) организационно-распорядитель ные документы систематизированы по следующим функциям:
создание организации, предприятия;
реорганизация организации, предприятия;
ликвидация организации, предприятия;
приватизация государственных и муниципальных органи заций, предприятий;
распорядительная деятельность организации, предприятия;
организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;
оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.
Исходя из перечисленных функций, ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены основные виды докумен тов данной группы):
организационная документация (уставы, положения, пра вила, инструкции, штатные расписания);
распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
информационно-справочная документация (письма, теле граммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, доклад ные и служебные записки и т. п.).
ОКУД в число ОРД включает документы по личному соста ву (персоналу): заявления, справки, личные карточки, прика зы (распоряжения) о приеме на работу и др.
Оформление ОРД осуществляется в соответствии с норма ми и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
2. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующий состав рекви зитов организационно-распорядительных документов:
Государственный герб Российской Федерации;
герб субъекта Российской Федерации;
03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
код организации;
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
идентификационный номер налогоплательщика/код при чины постановки на учет (ИНН/КПП);
код формы документа;
наименование организации;
справочные данные об организации;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
место составления или издания документа;
адресат;
гриф утверждения документа;
резолюция;
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
текст документа;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф согласования документа;
визы согласования документа;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
отметка о поступлении документа в организацию;
идентификатор электронной копии документа.
Предусмотренный стандартом состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке докумен тов одного и того же наименования в различных управленчес ких ситуациях может быть различным. Состав реквизитов ОРД можно разделить на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименова ния, они идентифицируют (определяют, отождествляют) ав тора официального документа. Переменные наносятся непос редственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает документам придание им юридичес кой силы и возможность идентификации.
При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.
Заголовочная часть это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе (реквизиты 0116).
Содержательная часть главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение (реквизиты 1720).
Оформляющая часть совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 2124). В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними (реквизиты 2529).
3. Бланк документа это стандартный лист бумаги с нанесен ными на нем набором реквизитов, идентифицирующих авто ра официального письменного документа.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов достаточной прочности1.
Разрешенные согласно ГОСТ Р 6.30-2003 к применению форматы и размеры полей, используемые при оформлении ОРД как на бланках, так и без них, уже приводились ранее (см. соответственно пп. 2.1, 2.2).
Бланки документов изготавляют типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизво дят с помощью средств вычислительной техники непосредствен но при изготовлении конкретного документа. Исключение со ставляют бланки организации с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления, учета и хранения которых приведен ниже (п. 3.6).
Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового (рис. 3.2), так и продольного (рис. 3.3) их размещения.
Вариант бланка с угловым расположением постоянных рек визитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэ кономить до 20 % площади формата под размещение перемен ных реквизитов. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адре са получателя. Угловое расположение также удобно для доку ментов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утвер ждения тоже располагается в правом верхнем углу.
Для организации, ее структурного подразделения, должнос тного лица устанавливают следующие виды бланков докумен тов:
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используют для изготовления любых доку ментов, кроме письма.
Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразде ления или должностное лицо имеют право подписи.
Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адрес ные данные организаций получателей писем.
Бланки конкретного вида документов (приказов, распоря жений, актов, протоколов и т. п.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение большое количество доку ментов данного вида. Общий бланк при этом дополняется рек визитом 08 (наименование вида документов).
В зависимости от учредительных документов организации указанные виды бланков включают:
общий бланк реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14;
бланк письма реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости ограничительные отметки для обозначения верхних границ зоны расположения рекви зитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20;
бланк конкретного вида документа (кроме письма) рек визиты 01 (02 или 03), 05, 08, 10, 14 и при необходимос ти ограничительные отметки для границ зон расположе ния реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
Образцы бланков соответствующего назначения по ГОСТ Р 6.30-2003 изображены на рис. 3.4-3.9.
ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов и ограничитель ных отметок.
Реквизиты 01, 02 или 03 располагаются над серединой рек визита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для рек визитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения рекви зитов размещают одним из способов:
центрированным (начало и конец каждой строки рекви зита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов);
– флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типограф ском способе изготовления бланков. При этом под рек визиты 11,12,13 оставляют трафаретные места. Флаговый вариант располо жения реквизитов используется при вос произведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помо щью ПК непосредственно при подготовке конкретного доку мента. При этом воспроизведе ние постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих докумен тов является обязательным. Для документов внутреннего хождения, например, таких как распоряжение, акт, протокол, положение, часть реквизитов (0107, 09, 14), как правило, мо жет не воспроизводиться, а реквизит 13 "Ссылка на регистра ционный номер и дата документа" опускается вовсе. Такой подход весьма распространен в практике документирования.
4. Гербовые бланки документов, т. е. бланки с воспроизведе нием Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации, являются полиграфичес кой продукцией, подлежащей учету (примеры бланков см. на с. 64, 65, 69).
Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изготовление гербовых бланков производят по заказам ор ганов государственной власти, иных государственных органови учреждений, определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации и соответствующими правовы ми актами субъектов Российской Федерации.
Гербовые бланки в организациях подлежат учету. На гербо вых бланках типографским способом или нумератором про ставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты.
При поступлении бланков:
наименование вида гербового бланка;
дата поступления;
номер сопроводительного документа;
наименование организации поставщика гербовых бланков;
количество экземпляров;
серия и номера гербовых бланков. При выдаче бланков:
наименование вида гербового бланка;
количество экземпляров;
серия и номера гербовых бланков;
наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица получателя гербовых бланков;
расписка в получении;
примечание (отметка об уничтожении и т. д.). Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечаты ваемых шкафах.
Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с от меткой в учетно-регистрационной форме.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение организации, ответственное за делопроизводство. Лица, персонально ответ ственные за учет, использование и хранение бланков, назна чаются приказом руководителя организации.
Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации ционных формах после последней записи. В случае обнаруже ния нарушений при изготовлении, учете, хранении и исполь зовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и дово дят до сведения руководителя организации.
Допускается тиражирование средствами оперативной поли графии организации документов на гербовом бланке, предназ наченных для рассылки. При этом каждая копия документа за веряется печатью организации.
Контрольные вопросы
Дайте определение понятия "организационно-распорядительный документ" и приведите классификацию этого вида документов.
Каковы назначение и область применения ГОСТ Р 6.30-2003?
Перечислите состав реквизитов ОРД по ГОСТ Р 6.30-2003.
Что собой представляют формуляры ОРД с угловым и продоль ным расположением постоянных реквизитов? Вы можете изобразить их от руки?
Что такое бланк документа и какие виды бланков вы знаете?
Какие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов вы знаете? Каковы особенности их оформления?
Тема №4. Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов
Требования к оформлению реквизитов , размещаемых на поле углового и продольного штампов.
требования к оформлению реквизитов, размещаемых на рабочем поле документа
Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документа
1. 01 Государственный герб Российской Федерации
Государственный герб Российской Федерации по мещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
Государственный герб РФ представляет собой изображение двуглавого орла, размещенного на красном геральдическом щите, с тремя корона ми над головами, держащего в лапах скипетр и державу. На груди орла на красном щите изображен всадник, поражающий дракона копьем. Допускается воспроизведение герба в одно цветном варианте как на геральдическом щите, так и без изоб ражения щита.
Положением о Государственном гербе Российской Федера ции предусматривается перечень органов власти, имеющих право приводить изображение герба на бланках своих докумен-тов. В соответствии с положением воспроизведение Государственного герба Российской Федерации должны применять все органы власти, включая Президента РФ, Правительства РФ, Па латы Федерального Собрания и т. д.
Изображение герба рекомендуется выполнять на бланках в пределах квадрата со стороной 20 мм над серединой строки с наименованием организации.
02 Герб субъекта Российской Федерации
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Рос сийской Федерации.
Порядок использования на бланках документов изображе ния герба субъекта Российской Федерации определяется нор мативными актами органов государственной власти респуб лик, автономных областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов.
Герб субъекта РФ главный символ субъекта РФ, выполненный в соответствии с правилами геральдики и выражающий его историческое и административное значение. На рисунке приве ден герб Москвы как субъекта Российской Феде рации.
Гербы городов, автономных округов, районов Российской Федерации размещаются на бланках документов органов пред ставительной и исполнительной власти муници пальных образований в соответствии с порядком использования гербов, установленным норматив ными актами соответствующих территориальных единиц.
На рисунке приведен герб города Каменск-Шахтинский Ростовской области.
03 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Эмблема и товарный знак символы, признаки, изобрази тельные обозначения, придающие эстетический вид бланку, дающие представления об адресанте, помогающие потребите лю отличить товар или услугу производителя (исполнителя).
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации).
Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Го сударственный герб Российской Федерации или герб субъекта Рос сийской Федерации.
Эмблему и товарный знак располагают на верхнем поле блан ка над серединой наименования организации автора доку мента. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 06), слева.
Товарный знак действителен, если он зарегистрирован в со ответствии с требованиями Закона РФ от 23 сентября 1992 г. "О товарных знаках обслуживания и наименования мест про исхождения товаров".
04 Код организации
Код организации проставляют по Общероссийскому классифи катору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов госу дарственной власти и управления код проставляется по Обще российскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
Реквизит служит для ускорения передачи документирован ной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.
Примеры нанесения кода по ОКПО приведены на образцах оформления бланков см. рис. 3.5, 3.6.
05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документа ми, выдаваемыми налоговыми органами.
Примеры нанесения кода ОГРН юридического лица приве дены на образцах оформления бланков (рис. 3.63.8).
06 Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
Идентификационный номер налогоплательщика / код причи ны постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответ ствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Примеры нанесения реквизита показаны на образцах офор мления бланков (рис. 3.53.8)
07 Код формы документа
Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа по ОКУД проставляется на бланках документов, входящих в состав какой-либо УСД. На бланке с угловым размещением постоянных реквизитов код располага ется непосредственно после реквизита 06 (ИНН/КПП); на бланке с продольным расположением постоянных реквизи тов правее наименования документа.
ОКУД предназначен для обеспечения учета и систематиза ции унифицированных межотраслевых, межведомственных форм документов, разрабатываемых ведущими министерства ми и ведомствами, с целью сокращения количества применя емых форм документов, исключения из обращения неунифи-цированных форм и дублирования информации.
Код унифицированной формы документа состоит из семи зна ков и контрольного числа (КЧ). Унифицированная система ОРД имеет код 0200000. Например, код унифицированной формы Устава организации имеет обозначение 02112312, где 02 класс форм документов (в данном случае УСОРД), 11 подкласс форм. (документация по созданию организации), 231 регистрацион ный номер (Устав), 2 контрольное число.
08 Наименование организации
Под наименованием организации следует понимать автора документа, в роли которого, как правило, выступает организа ция, ее структурное подразделение, а также отдельное должно стное лицо, имеющее право подписи документов.
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее уч редительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенно, а при его отсутствии полное наименование вышестоящей организации Наименования организаций субъектов Российской Федерации, име ющих наряду с русским языком в качестве государственного нацио нальный язык, печатают на двух языках русском и национальном. Наименование организации на государственном языке субъектов Рос сийской Федерации располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации (русском).
Аналогичным образом оформляются бланки для перепис ки с иностранными корреспондентами: наименование органи зации, ее адрес и другие постоянные реквизиты приводятся дважды на русском и иностранном языках. Сокращенное наименование организации приводят в тех случа ях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование филиала, территориального отделения, пред ставительства, структурного подразделения организации указы вают в том случае, если оно является автором документа, и рас полагают ниже наименования организации.
09 Справочные данные об организации
Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; но мера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номе ра факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
ГОСТ Р 6.30-2003 не ограничивает состав сведений, включа емых в данные об организации. В их числе могут быть сведения об отгрузочных реквизитах, о государственной регистрации, ли цензиях, адрес электронной почты и другие сведения. Номер счета в банке указывается в соответствии с правилами, установ ленными Центральным банком России. При этом указываются наименование кредитной организации; номер расчетного счета; банковский идентификационный код (БИК); корреспондент ский счет (кор. счет); номер участника расчетов по межфилиаль ным оборотам (МФО).
09 Справочные данные об организации
Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; но мера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номе ра факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
ГОСТ Р 6.30-2003 не ограничивает состав сведений, включа емых в данные об организации. В их числе могут быть сведения об отгрузочных реквизитах, о государственной регистрации, ли цензиях, адрес электронной почты и другие сведения. Номер счета в банке указывается в соответствии с правилами, установ ленными Центральным банком России. При этом указываются наименование кредитной организации; номер расчетного счета; банковский идентификационный код (БИК); корреспондент ский счет (кор. счет); номер участника расчетов по межфилиаль ным оборотам (МФО).
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, на пример: 5 января 2005 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.01.05.
Выше говорилось, что такой способ оформления дат нахо дит применение в больших архивах, в целях удобства поиска документов.
12 Регистрационный номер документа
Регистрационный номер это условное цифровое, реже буквенно-цифровое обозначение, проставляемое при регист рации документа.
Реквизит состоит из трафаретной части " № ", которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.
Регистрационный номер документа состоит из его порядково го номера, который можно дополнять по усмотрению организа ции индексом дела по номенклатуре дел, информацией о коррес понденте, исполнителях и др.1
Наличие на документе регистрационного номера свидетель ствует о том, что он включен в информационный массив орга низации и находится под ее контролем и ответственностью.
Для внутренних документов (приказов, распоряжений, про токолов и т. п.) регистрационный номер это обычный по рядковый номер документа. Регистрационный номер для писем дополняется индексом (условным обозначением) струк турного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Например, 1-26/90, где 1 индекс структурного подразделе ния, 26 номер дела по номенклатуре дел, 90 порядковый номер отправляемого документа. Это касается так называемо го "инициативного" документа, т. е. случая, когда одна орга низация впервые обращается в другую, например с письмом по интересующему ее вопросу. При отправке ответного письма необходимо указывать два индекса индекс организации автора ответа и индекс документа организации автора зап роса Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номе ров документа каждой из этих организаций, проставляемых че рез косую черту в порядке указания авторов в документе.
13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включа ет регистрационный номер и дату документа, на который дает ся ответ.
Ссылка используется только в тех видах документов, кото рые являются ответами на запрос (письмо, докладная запис ка, заключение и др.). Сведения в реквизит переносятся с по ступившего документа. Реквизит состоит из трафаретной части. "На № от ", которая заполняется ре гистрационным номером и датой поступившего документа.
По этому реквизиту подбирается копия инициативного письма, на которое получен ответ, и они совместно представ ляются руководителю для принятия решения.
14 Место составления или издания документа
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наимено вание организации" и "Справочные данные об организации". Мес то составления или издания указывают с учетом принятого ад министративно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Данный реквизит содер жит сведения о географи ческом пункте, где зарегис трирована организация, место ее нахождения.
2. 15 Адресат
В качестве адресата могут быть организации, их структур ные подразделения, должностные и физические лица. При адресо вании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Состав реквизита "Адресат" пишется в зависимости от ад ресата и вида документа. Должность получателя и его фами лия указываются в том случае, если известно, кто именно за нимается соответствующим вопросом.
Реквизит рекомендуется печатать, отступив от границы ле вого поля на 32 знака и на 56 межстрочных интервалов от ли нии верхнего поля бланка. Все элементы реквизита "Адресат" размещаются с новой строки от одной вертикали ("флаговый метод").
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Если документ отправляют в несколько однородных организа ций или в несколько структурных подразделений одной организа ции, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов Московской области
В состав реквизита "Адресат " при необходимости может вхо дить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Сло во "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют спи сок рассылки документа.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наимено вание, затем почтовый адрес, например:
Всероссийский научно-исследова тельский институт документоведе-ния и архивного дела
Милютинский пер., д. 7а Москва, Центр, 101000
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адре сат " по отношению к самой длинной строке. Например:
Председателю садового товарищества
"Можайские дали"
В. А. Бунееву
При адресовании документа физическому лицу указывают фа милию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Калинину И. П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264
Приведенный пример соответствует правилам, утвержден ным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, которым установлено, что адрес получателя письма пишется в такой последовательности:
наименование адресата (фамилия, имя, отчество для фи зических лиц; наименование организации для юриди ческих лиц);
банковские реквизиты (для почтовых переводов, напр. юр. лицу или принимаемых от юр. лица;
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
название района;
название республики, края, области, автономного окру га (области), ;
название страны (для международных почтовых отправ лений);
почтовый индекс.
В таком же порядке производится написание адреса отпра вителя. Адрес корреспондента на конвертах, бандеролях и т. д. пишется в правой нижней части оболочки почтового отправ ления, а адрес отправителя в левом верхнем углу.
При адресовании документа одновременно организации и физическому лицу (в "копии") адрес оформляется по примеру:
УВД ЦАО г. Москвы Начальнику управления полковнику милиции СМ. Тюриной
Свиридову П. А.
ул. Портовая, д. 83, кв.
20,
г. Ростов-на-Дону,
344034
При адресовании внутренних документов указываются толь ко название структурного подразделения или должность, ини циалы и фамилия его руководителя.
При направлении документа органам государственной вла сти и управления почтовый адрес допускается не указывать.
16 Гриф утверждения документа
Гриф утверждения документа реквизит, указывающий на нормативный или правовой характер содержания документа. К числу утверждаемых документов, например, относятся уста вы, положения, регламенты, штатные расписания, должностные инструкции, правила, некоторые виды актов, протоколов и т. д.
Перечень документов организации, подлежащих утвержде нию, приводится в Табеле форм документов или в Положении о службе документационного обеспечения управления органи зации (канцелярии, общем отделе и т. п.).
Гриф утверждения документа располагают в правом верх нем углу документа.
Документ утверждается должностным лицом (должностны ми лицами) или специально издаваемым документом. При утвер ждении документа должностным лицом гриф утверждения доку мента должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор АОЗТ "Болшевский текстиль"
Личная подпись И. В. Сергеев 12.09.2006
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" цент рировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "Болшевский текстиль" Личная подпись И. В. Сергеев 12.09.2006 При утверждении документа несколькими должностными ли цами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, при казом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕР ЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном паде же, его даты, номера, напримерУТВЕРЖДЕН Решением общего собрания акционеров от 15.08.2006 № 14 или
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Председателя
Правления банка
от 01.10.2006 №82
Утверждение документа изданием другого (распорядитель ного) документа производится в том случае, если требуются до полнительные разъяснения или проведение каких-либо мероп риятий по внедрению утверждаемого документа.
Примеры размещения и оформления грифа утверждения в рамках готового документа см. на рис. 5.1 и 5.12.
17 Резолюция
Резолюция содержит указание относительно решения (под готовки решения) вопроса, изложенного в документе.
Резолюция пишется на документе соответствующим должно стным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание по ручения, срок исполнение, подпись и дату, например:
А. В. Зайцевой П. С. Никитину
Прошу подготовить проект
генерального соглашения
с фирмой "Гермес" к 21.12.2006
Личная подпись В. С. Казначевский
05.11.2006
От правильного выбора исполнителя, конкретности и чет кости текста резолюции зависят качество и своевременность выполнения здания. В том случае, когда в резолюции указаны несколько исполнителей, лицо, указанное первым, является ответственным за организацию и выполнение задания.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Резолюция в случае оформления ее на отдельном листе яв ляется самостоятельным документом, содержащим поручение руководителя организации, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Ре комендуется для этих целей использовать бланки формата А6 с фамилией руководителя. Текст резолюции вносится в журнал (карточку) регистрации входящих документов.
18 Заголовок к тексту
Заголовок к тексту включает краткое содержание докумен та. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?, например:
Должностная инструкция секретаря-референта.
К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять.
Заголовок позволяет быстро определить степень важности документа, помогает сориентироваться в его содержании без прочтения текста В целом заголовок экономит время при работе с докумен том, облегчает его регистрацию, постановку на контроль, по иск, прохождение. Заголовок переносится в регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.
Если в тексте документа затрагиваются несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно, например: "Об утверждении отчета и проведении выборов".
Заголовок располагается слева над текстом документа. Объем его не должен превышать 5 строк длиной каждая до 28 знаков.
При угловом расположении постоянных реквизитов (угло вом бланке) заголовок к тексту пишется под этими реквизита ми в рамках выделенного "уголками" места (см. рис. 5.11). Заголовок составляется исполнителем документа. В конце заголовка точка не ставится
19 Отметка о контроле
Отметка о контроле это отметка о контроле за исполне нием документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
Отметка о контроле наносится в верхнем правом углу доку мента. Такое расположение реквизита экономит время секре таря, исполнителя и руководителя организации при работе с документами.
20 Текст документа
Текст является основным реквизитом делового документа. Качество составления и оформления текста отражают уровень профессиональной подготовки составителя и управленческой культуры в организации.
Текст документа составляют на государственном языке Рос сийской Федерации или на государственных языках субъектов Рос сийской Федерации в соответствии с законодательством Россий ской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связ ного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования призна ков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "нахо дились" и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, долж ны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выражен ные именем существительным в именительном падеже. Подзаго ловки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы табли цы должны быть пронумерованы и на следующих страницах дол жны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления докумен та, во второй (заключительной) решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заклю чительную часть (например, приказы распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании докумен тов других организаций или ранее изданных документов, указы вают их реквизиты: наименование документа, наименование организации автора документа, дату документа, регистра ционный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, дей ствующих на принципах единоначалия, а также документах, адре сованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от тре тьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественно го числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности органи заций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим напра вить", "направляем на рассмотрение") от первого лица единственного числа ("считаю необходи мым", "прошу выделить");
от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "В НИИДАД считает возможным").
21 Отметка о наличии приложения
Реквизит "Отметка о наличии приложения" располагается под основным текстом (реквизит 20) и может быть оформлен двумя способами: когда название приложения упомянуто в тексте и когда оно не названо.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, офор мляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например;
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управ ления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Многострочный текст приложения печатают через один межстрочный интервал, при нескольких приложениях их тек сты разделяются полутора интервалами.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указы вают.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регист рационного номера, например: Приложение 2
к приказу директора Института
от 15.06.2006 № 319
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать про писными буквами, а также центрировать это выражение, наи менование документа, его дату и регистрационный номер отно сительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
к приказу директора Института
15.06.2006 №319
Если к документу прилагают другой документ, также имею щий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.
Если приложение направляют не во все указанные в докумен те адреса, отметку о его наличии оформляют следующим обра зом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановле ния, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения), на первом его листе в правом верхнем углу, пишут "Приложение № " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение 2
к приказу ректора РГЭУ
от 15.06.2006 № 319
Допускается выражение "Приложение №" печатать пропис ными буквами, а также центрировать это выражение, наиме нование документа, его дату и регистрационный номер относи тельно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
к приказу директора РГЭУ
15.06.2006 №319
Приложения к документу печатаются на стандартных лис тах бумаги и подписываются исполнителем или руководите лем организации.
22 Подпись
Реквизит "Подпись" располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив на 34 межстрочных интер вала. Реквизит печатают от левого поля документа.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование долж ности лица, подписавшего документ (полное, если документ офор млен не на бланке документа, и сокращенное на документе, офор мленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Исполнительный директор
ЗАО "Партнер" Личная подпись Н. А. Федоров
или
Исполнительный директор Личная подпись Н. А. Федоров
Взаимное расположение реквизита "Подпись" и других рек визитов продемонстрировано на примере письма (рис. 5.11).
Допускается в реквизите "Подпись " центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
Исполнительный директор
ЗАО "Партнер" Личная подпись Н. А. Федоров
Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на копиях документов, остающих ся в делах организации автора документа.
Право подписания документов должностным лицам может быть предоставлено: учредительными документами организа ции (уставом, учредительным договором, положением об орга низации); нормативными правовыми актами, определяющи ми порядок деятельности организации; распорядительными документами руководителя организации о делегировании пол номочий; доверенностями на выполнение определенных дей ствий от имени организации.
Документы информационно-аналитического характера (доклады, докладные записки, справки и т. п.), предоставляемые на имя руководителя организации, подписываются ав тором составителем документа.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласова нию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписыва ются руководителем и главным бухгалтером организации.
При подписании документа несколькими должностными лица ми их подписи располагают одну под другой в последовательнос ти, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор Личная подпись М. А Медведев
Главный бухгалтер Личная подпись Н. И. Логинова
При подписании документа несколькими лицами равных дол жностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель министра Заместитель министра
юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации
Личная Личная
подпись В. М. Степанов подпись А. П. Миронов
При подписании совместного документа первый лист оформ ляют не на бланке.
На одном уровне располагают подписи в совместных рас порядительных документах, гражданско-правовых договорах, трудовых договорах, имеющих несколько подписей.
На практике оформление документов за несколькими подпи сями (в частности, договоров купли-продажи, на поставку про дукции, передачи имущества и др.) сопровождается рядом допол нительных сведений, по примеру:
Юридические адреса сторон
Продавец Покупатель
Фирма «Энергия» Торговый Дом «Модус»
ул. Б. Садовая, 10, ул. Советская, 40,
г. Ростов-на-Дону 344007 г. Ростов-на-Дону, 344020
р/с 40702810600000000015 р/с 40702810100000000654
АКБ «Сигма» АКБ «Бетта»
Директор фирмы «Энергия» Директор ТД «Модус»
Зем~*1 В. А. Вольтов А^Дшо С. Ю. Ковенко
МП МП
В документах, составленных комиссией, указывают не долж ности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в соста ве комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись Н. В. Куликов
Члены комиссии Личная подпись К. М. Артемьев
Личная подпись С. П. Матвеев
Личная подпись В. А. Филатов
Документ может быть подписан исполняющим обязаннос ти должностного лица с указанием его фактической должнос ти и фамилии. При этом не следует допускать простановку предлога "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
В ряде случаев возможно использование факсимиле при под писании документов. Организации самостоятельно определяют состав документов, на которых проставляется факсимиле. Как правило, это приглашения, извещения, справки и тому подоб ные документы, за безусловным исключением документов фи нансового характера. При совершении сделок использование факсимильного воспроизведения подписи, электронно-цифро вой подписи допускается в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон1.
23 Гриф согласования документа
Согласование документа это способ предварительного рас смотрения и оценки проекта документа сторонней организаци ей в лице ее должностного лица или коллегиального органа.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВА НО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшиф ровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, на пример: СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А. Г. Грязнова
23.04.2006
Зона для реквизита "Гриф согласования документа" разме щается ниже реквизита "Подпись". Слово СОГЛАСОВАНО пе чатается без кавычек прописными буквами от границы левого поля. Непосредственно под ним печатается наименование должности, ниже личная подпись с расшифровкой. Дата со гласования указывается под личной подписью также от грани цы левого поля.
Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 30.10.2006 №451-805
или
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания правления страховой компании "Планета" от 21.06.2006 № 10
Если документ имеет два грифа согласования, их распола гают на одном уровне слева и справа. При большем количе стве грифы размещают двумя вертикальными рядами.
В отдельных случаях при необходимости согласования до кумента с несколькими организациями может оформляться лист согласования. В этом случае на документе перед подпи сью, на месте реквизита "Отметка о наличии приложения", делается запись "Лист согласования прилагается". При этом на листе согласования в правом верхнем углу указывается, к ка кому документу этот лист относится. Пример листа согласо вания выглядит следующим образом
Положение
к договору о принципах сотрудничества
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
СОГЛАСОВАНО
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор
Генеральный директор
АО «РИК»
АОЗТ Торговый дом «Амур»
личная
личная
подпись К. Р. Романов
подпись В. Е. Афанасьев
14.06.2006
14.06.2006
СОГЛАСОВАНО
СОГЛАСОВАНО
Президент Интер-Траст Лтд.
Председатель Правления
личная
банка «Прогресс»
подпись А. С. Линев
личная
17.06.2006
подпись Н. М. Титов
17.06.2006
Согласование документа может проводиться с подчиненны ми и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими и обще ственными организациями, организациями государственного и ведомственного контроля, вышестоящими организациями. Со гласование документа относится к так называемому внешнему согласованию. Внутреннее согласование осуществляется путем визирования документа (реквизит 24).
24 Визы согласования документа
Визирование документа является формой его внутреннего в пределах одной организации согласования.
Согласование документа оформляется визой, включающей под пись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Начальник юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов
25.01.2006
Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с со держанием документа и выразило отношение к нему.
Виза ставится на документе непосредственно у границы ле вого поля документа ниже грифа согласования. Визируется до кумент исполнителем, ответственными должностными лица ми, заместителем руководителя организации юристом. Состав должностных лиц, визирующих документ, устанавливается нормативными актами организации (положениями, инструк циями). Отказ от визирования не допускается.
Место расположения визы согласования относительно дру гих реквизитов см. на рис. 5.10.
При наличии замечаний к документу визу оформляют следую щим образом:
Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов
25.01.2006
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны послед него листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из органи зации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны ко пии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе со гласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визиро вание документа и его приложения.
Если при визировании в проект документа вносятся суще ственные изменения, он после перепечатывания подлежит по вторному визированию. Несущественные изменения редакци онного характера повторного визирования документа не требуютНа документах, требующих особого удостоверения, подтвер ждения их юридической силы, ставится печать организации.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документцах, предусмотренных специальными нормативными ак тами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связан ные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать круглая с изображением в центре Герба Российской Федера ции. Форма, размеры и другие элементы гербовых печатей должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". Гербовая печать должна быть защищена от подделки приме нением специального шрифта, некоторых графических элементов и пр. Герб субъекта Российской Федерации размещается на печа тях органов представительной и исполнительной власти субъек тов федерации. Герб города, района Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполни тельной власти города, района в соответ ствии с Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоу правления в Российской Федерации".
В коммерческих организациях использу ется круглая печать, приравненная к гербо вым для государственных организаций. С 1 января 2004 года введен в действие новый стандарт печатей организаций всех форм собственнос ти. Согласно новым правилам гербовая печать увеличится в ди аметре на 5 мм. На печати любого юридического лица должны находиться в качестве обязательных следующие реквизиты: орга низационно-правовая форма (например, ООО), местонахожде ние, ОГРН, полное наименование.
Печати могут содержать наименование организации на лю бом языке народов Российской Федерации и (или) иностран ном языке, а также товарный знак организации, другие рек визиты.
Печати индивидуальных предпринимателей должны содер жать фамилию, имя, отчество предпринимателя; местонахож дение; словосочетание: "индивидуальный предприниматель"; ИНН; регистрационный номер и другие реквизиты, указанные в свидетельстве о государственной регистрации.
Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами "МП" или даже изобра жением круга с пометкой "ставить точно в круг". Оттиск пе чати должен хорошо читаться.
Виды документов и порядок применения печатей и штам пов устанавливаются в распорядительных документах органи зации, регламентах, положениях о службах документационно-го обеспечения управления, инструкциях.
26 Отметка о заверении копии
Заверение копии документа или выписки из него произ водят в необходимых случаях для придания им юридической силы.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, на пример:
Иерно
Инспектор отдела кадров Личная подпись М. В. Колосков
07.06.2006
Верность копии документа заверяется сотрудником организа ции (секретарем, менеджером по персоналу). Отметка о завере нии копии используется для удостоверения верности выписок из таких документов, как постановления, приказы, протоколы и т. п
Если копия документа выдается на руки или пересылается в дру гое учреждение, заверительную отметку удостоверяют печатью.
Допускается заверение копии документа печатью, определяе мой по усмотрению организации.
Печать также ставится на рассылаемых документах, обладающих юридическим статусом (приказы, распоряжения, норма тивные документы). Используются при этом простые печати (канцелярии, общего отдела, управления делами).
27 Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе необходима для оперативной свя зи адресата с составителем документа, для выяснения возник ших вопросов.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборот ной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, на пример:
В. А. Петров 924 45 67
При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом, например: (495) 924 45.
3. 28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Реквизит проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве справочного ма териала. Зона расположения отметки показана на рис. 3.2, 3.3.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии та кого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором ис полнен документ.
Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе29 Отметка о поступлении документа в организацию
Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходи мости часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организа цию проставлять в виде штампа.
Зона расположения отметки показана на рис. 3.2, 3.3. Отметка о поступлении должна, как правило, содержать сокращенное наименование организации, получившей документ, дату по ступления документа и его регистрационный номер (индекс). Пример оформления реквизита показан на рисунке (см. с. 97).
30 Идентификатор электронной копии документа
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в правом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование фай ла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, ус танавливаемые в организации.
Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память машины. В отметке рекомен дуется указать полный путь к файлу электронной копии до кумента, включая имя файла и расширение.
Установление требований к присвоению имени файлу рег ламентируется в методических материалах организации.
Контрольные вопросы
Каков порядок использования и оформления герба и эмблемы на бланках документов?
Изложите требования, предъявляемые к оформлению реквизита "Наименование организации".
Что может быть включено в состав справочных данных организа ции?
Что собой представляет регистрационный номер документа и ка ков порядок его оформления?
Каковы возможный состав реквизита "Адресат" и требования к его оформлению?
Опишите варианты утверждения документа и требования к офор млению соответствующего реквизита.
Каковы назначение реквизита "Резолюция" и порядок его офор мления?
Как оформить реквизит "Заголовок к тексту"?
Каковы общие требования к оформлению текста документов и порядок использования языков в официальном делопроизводстве Рос сии?
Какие требования предъявляются к оформлению реквизита "Отметка о наличии приложения"?
Что входит в состав реквизита "Подпись" и каков порядок его оформления?
Тема № 5. Состав и порядок разработки документов, использующихся в управленческой деятельности
1. Организационно-правовые документы
2. Учредительный договор
3. Устав
4. Положение
5. Регламент
6. Должностная инструкция
1. Организационно-правовые документы закрепляют статус организации как юридического лица, порядок оформления организационно-правовой формы, закрепляют ее организационную структуру, формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц и персонала. Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения и реализуют нормы гражданского и административного права, являясь правовой основой деятельности организации. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения вышестоящей организацией, руководителем организации или ее коллегиальным органом управления и обязательно содержат в составе обязательных реквизитов гриф утверждения.
Организационно-правовые документы подразделяют на учредительные документы юридического лица (учредительный договор и устав) и организационные документы (положение о структурных подразделениях, коллегиальных совещательных органах, штатное расписание, регламент организации, инструкции по вопросам деятельности, нуждающимся в регламентации и другие регламентирующие документы).
Юридическим лицом считается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, нести взятые на себя обязанности в соответствии со своим уставом, быть истцом и ответчиком в суде.
Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В отдельных случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организации данного вида.
Учредительный договор заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).
Юридическое лицо, созданное в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (далее – ГК РФ) (части первая, вторая и третья) (с изм. и доп. от 20 февраля, 12 августа 1996 г., 24 октября 1997 г., 8 июля, 17 декабря 1999 г., 16 апреля, 15 мая, 26 ноября 2001 г., 21 марта, 14, 26 ноября 2002 г., 10 января, 26 марта, 11 ноября, 23 декабря 2003 г., 29 июня, 29 июля, 2, 29, 30 декабря 2004 г., 21 марта, 9 мая, 2, 18, 21 июля 2005 г., 3, 10 января, 2 февраля 2006 г.) одним учредителем, действует на основании устава, утвержденным этим учредителем, а несколькими – на основании устава и учредительного договора.
В учредительных документах юридического лица определяется наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, предмет и цели деятельности, а также содержатся другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.
Учредительные документы приобретают юридическую силу с момента их государственной регистрации, а в случаях, установленных законом, – с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию.
2. В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.
В учредительном договоре обязательно указывается:
1) наименование и нахождение юридического лица;
2) правовой статус юридического лица;
3) уставной капитал и вклады в него;
4) порядок и сроки внесения вкладов в уставной капитал, ответственность учредителей (участников) за нарушение обязанностей внести вклад;
5) распределение прибыли между учредителями (участниками) юридического лица;
6) состав органов управления юридическим лицом;
7) порядок ликвидации, реорганизации юридического лица и выход из его состава учредителей (участников).
Учредительный договор подписывается учредителями (участниками), выдается каждому учредителю (участнику), и один экземпляр хранится в документах созданного юридического лица.
Учредительный договор по способу совершения является консенсуальным, поскольку вступает в силу после достижения соглашения между сторонами, а по своему назначению в управленческой деятельности– организационным документом.
Порядок заключения, составления и оформления, вступления в силу, прекращения действия и другие юридические аспекты учредительного договора регламентируются ГК РФ.
Как правило, учредительный договор состоит из следующих разделов:
1) вводная часть;
2) цель заключения договора;
3) наименование и правовая форма организации;
4) предмет деятельности;
5) место нахождения организации;
6) обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица;
7) порядок образования имущества;
8) условия и ответственность конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица;
9) порядок распределения прибыли и погашения убытков;
10) порядок управления делами юридического лица;
11) права и обязанности участников (учредителей);
12) ответственность за нарушение договора;
13) условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов;
14) порядок рассмотрения споров;
15) порядок расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.
При необходимости учредительный договор утверждает устав организации, который дополняет договор и закрепляет организационно-правовой статус организации.
Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.
Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то договор от его имени подписывают руководитель организации или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью.
Образцы оформления и структура учредительных договоров о создании и деятельности хозяйственного и других обществ приведены в приложениях 1–3.
3. Устав, как учредительный документ организации, представляет собой свод правил, установленных учредителями юридического лица и регулирующих ее правовое положение, отношения, связанные с внутренним управлением, а также определяющий ее правовой статус. Общие требования к содержанию устава определяет ГК РФ.
Для оформления устава используется следующий состав реквизитов: эмблема организации; наименование организации; справочные данные об организации; наименование документа; отметка о регистрации; гриф утверждения. Структура текста устава и его содержание определяется разработчиком Устава.
В уставе созданного юридического лица (организации) должны определяться: наименование организации, место его нахождения, предмет и цели деятельности, порядок вступления в организацию и выхода из нее, условия о размерах и порядке внесения вкладов уставной капитал, наименование и назначение создаваемых фондов организации, права и обязанности учредителей (участников) созданной организации, состав и компетенция органов управления и контроля организацией, порядок принятия ими решений, порядок реорганизации и ликвидации организации, сведения о филиалах и представительствах организации и иные сведения.
Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами и, как правило, содержит следующие разделы:
1) общие положения;
2) правовой статус Общества;
3) цели и задачи Общества;
4) уставной капитал Общества;
5) резервный и иные фонды общества;
6) права и обязанности Участников Общества;
7) органы Общества;
8) распределение прибыли Общества между Учредителями;
9) выход Участника из Общества;
10) реорганизация и ликвидация Общества;
11) регистрация Устава Общества.
В устав могут включаться и другие разделы, отражающие специфику деятельности хозяйственного общества.
Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка организации, грифа утверждения, отметки о регистрации в органе государственного управления, подписывается руководителем организации и заверяется печатью организации и органа государственной регистрации.
Примеры оформления и содержание основных разделов Устава организаций и обществ, различных организационно – правовых форм приведены в приложениях 4–9.
4. Положение – документ, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности государственных и муниципальных бюджетных некоммерческих организаций или регламентирующий организацию работы отдельных структурных подразделений других организаций, коллегиальных и совещательных органов управления, отделов и служб и т. д.
Положение утверждается государственным органом или руководителем организации и оформляется аналогично уставу.
Текст положения об организации содержит следующие разделы:
1) общие положения;
2) основные задачи;
3) функции;
4) права и обязанности;
5) руководство;
6) взаимоотношения;
7) контроль, проверка и ревизия деятельности;
8) реорганизация и ликвидация.
Раздел «Общие положения» приводит официальное полное и сокращенное наименование организации (структурного подразделения), цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта. В нем указывается, чем руководствуется организация (структурное подразделение) в своей деятельности, и которые определяют характер и основные направления ее деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие имеет печати.
В разделе «Основные задачи» формулируются основные проблемы, которые призвана решать организация (структурное подразделение) в своей деятельности и которые определяют характер и основные направления ее деятельности.
В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация (структурное подразделение) для решения поставленных перед ней задач.
Раздел «Права и обязанности» содержит перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация (структурное подразделение» в лице ее руководителя. Право – это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию (структурное подразделение) функций (право на издание распорядительных и нормативных документов, на ведение официальной переписки, отдавать распоряжения и указания подчиненным подразделениям, запрашивать информацию и др.).
К обязанностям относятся действия, которые организация (структурное подразделение) должна выполнять для реализации своих функций.
В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство организацией (структурным подразделением), на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, а также определяется сфера его компетенции.
В разделе «Взаимоотношения» устанавливается круг организаций (структурных подразделений) и должностных лиц, с которыми осуществляется взаимодействие на информационном и документационном уровнях управления.
Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кем осуществляется контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, определяет их периодичность или сроки, порядок представления итоговых и отчетных документов.
В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается, в каком порядке и кем осуществляются реорганизация и ликвидация организации (структурного подразделения).
Положение об организации (структурном подразделении (коллегиальных и совещательных органах управления)) могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций (структурных подразделений), и на их основе для конкретных организаций и ее подразделений. Положение оформляется аналогично уставу.
5. Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиальных или совещательных органов управления.
Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа, порядок планирования работы, порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании, внесение материалов на рассмотрение, порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании, ведение протокола заседания, оформление решений, порядок доведения решений до исполнителей, материально-техническое обеспечение заседаний.
Регламент оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации; наименование коллегиального или совещательного органа управления; вид документа; дата, номер документа; место составления; гриф утверждения; текст; подпись.
Регламент утверждается руководителем организации или руководителем коллегиального органа управления.
В процессе разработки регламент проходит стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа управления и согласовывается с заинтересованными подразделениями и юридической службой организации.
6. Штатное расписание – документ, который определяет структуру организации, численность должностей в конкретных структурных подразделениях и в целом по организации и оплату труда работников организации.
Штатное расписание составляется и утверждается руководителем организации по состоянию на 1 января каждого календарного года, оформляется на стандартных листах бумаги формата А3, имеет реквизиты общего бланка организации и утверждается руководителем организации.
Текст штатного расписания составляется в табличной унифицированной форме, с указанием кодов и наименований структурных подразделений и должностей, количества штатных единиц по штату, должностных окладов, надбавок и месячного фонда заработной платы по должностным окладам.
Образец оформления штатного расписания приведен в приложении 10.
7. Инструкция – документ, имеющий правовой статус, и издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности организации или ее сотрудников. Инструкции оформляются на общем бланке организации и утверждаются руководителем организации или приказом по организации.
Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и подразделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами и начинается с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, и другие сведения общего характера.
В последующих разделах инструкции указывается, к какой категории специалистов относится данная должность, какую задачу выполняет специалист, кому он подчиняется и чем руководствуется в своей деятельности. Приводятся квалификационные требования к специалисту и требования к его образовательному уровню, здоровью и т. д., раскрываются основные функции, которые выполняет специалист по своей должности, конкретизируются должностные обязанности, обеспечивающие выполнение возложенных на специалиста функций. Указываются права работника на информацию, материальные и другие ресурсы для качественного выполнения возложенных на него обязанностей и какую ответственность несет специалист за некачественное выполнение возложенных на него обязанностей. Образец оформления должностной инструкции приведен в приложении.
Тема.№6. Документация по распорядительной деятельности организаций и предприятий.
Распорядительные документы
Постановление
Решение
Приказ
Распоряжение
Указание
1. Распорядительные документы Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно издавать распорядительные документы.
Распорядительные документы – это документы, позволяющие органу управления организацией обеспечить реализацию поставленных перед ним задач. Они оформляют административную деятельность организации (предприятия) и могут издаваться на правах коллегиального управления либо на правах единоначалия.
Решения, фиксируемые в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры организации, определения или корректировки средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечения организации различными ресурсами. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления, от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам, выражающим конкретные юридически властные предписания субъектам управления.
С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
1) правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
2) правовые акты, действующие на уровне субъектов федерации и их территориальных образований;
3) правовые акты организаций.
Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их подразделяют на:
1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;
2) акты межведомственного характера;
3) акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.
Распорядительные документы, с точки зрения принятия решений, могут издаваться коллегиальными органами управления, органами управления, действующими на основе единоначалия и совместно несколькими органами управления.
К распорядительным документам, принимаемым коллегиальными и совещательными органами управления, относят постановление и решение.
Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решения включает следующие этапы:
1) подготовка материалов к заседанию коллегиального органа;
2) внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа;
3) обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа;
4) принятие решения по рассмотренным материалам;
5) оформление протокола заседания;
6) издание распорядительного документа;
7) доведение решения до исполнителей.
Распорядительный документ подписывается либо всеми членами коллегиального органа, либо председателем коллегиального органа и доводится до исполнителей. Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка или передача исполнителям.
В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления и повышает персональную ответственность руководителя за принятое решение.
На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов РФ и муниципальных образований, руководители организаций.
Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, также наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации.
В условиях единоличного принятия решений распорядительными документами являются приказы, распоряжения, указания.
Процедура издания распорядительного документа в условиях единоличного принятия решений включает следующие стадии:
1) инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа);
2) сбор и анализ информации для принятия решения;
3) подготовка проекта распорядительного документа;
4) согласование проекта документа;
5) доработка проекта распорядительного документа по результатам согласования;
6) принятие решения (подпись распорядительного документа);
7) доведение распорядительного документа до исполнителей.
Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с планом или программой деятельности), по поручению руководства организацией, по инициативе руководителей структурных подразделений, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.
Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений (либо группой специалистов разных структурных подразделений, либо временной комиссией) на основе сбора и анализа объективной, достаточной и своевременной информации для выработки управленческого решения.
Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения.
Оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке организации, а на стандартном листе бумаги по правилам оформления распорядительного документа. При этом, на верхнем поле справа проставляется слово «Проект».
Согласование проекта документа подразумевает визирование или внешнее согласование документа с заинтересованными лицами или организациями. Если согласующих инстанций много, то внешнее согласование документа проводится на отдельном листе – «Листе согласования». Визирование документа (внутреннее согласование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений, главными и ведущими специалистами организации, юридической службой и с заместителями руководителя организации.
В процессе согласования (визирования) распорядительного документа могут быть высказаны замечания или дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В этом случае при согласовании (визировании) на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты поставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».
Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прилагается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта документа для доработки документа.
Доработанный проект документа оформляется на бланке организации и вместе листом согласования, особыми мнениями и замечаниями передается руководителю для принятия управленческого решения (на подпись).
Если проект документа готовился по поручению вышестоящей организации, то его оформление производится на стандартных листах бумаги, направляемых в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.
Принятие решения – решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.
Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка или передача исполнителям.
2. Постановление – это акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил.
Постановлением называется также заключительная часть протокола заседания коллегиального органа.
Для оформления постановления используются следующие реквизиты: наименование коллегиального органа – автора документа; наименование вида документа, дата, номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись.
Датой постановления является дата заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.
Образец оформления постановления приведен в приложении 12, 13.
3. Решение – это акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами управления организаций и предприятий для разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями именуются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия.
Текст постановления или решения состоит из констатирующей и распорядительной частей, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», а в решениях – «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами.
В констатирующей части указывается цель издания постановления. Она может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты. Распорядительная часть, как правило, состоит из пунктов, содержащих нормативные положения или поручения. Пункты, содержащие конкретные поручения, включают наименования организаций, которым дается поручение, содержание поручения и (при необходимости) срок его выполнения.
Образец оформления решения приведен в приложении 16, 17.
4. Приказ– это акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом управления.
В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц.
По назначению и правилам оформления различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.
Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации организации, утверждения и изменения структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при регулировании вопросов финансирования, материально-технического, научно-технического и других обеспечений, организации выполнения задач, стоящих перед органом управления организацией.
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений, оформление командировок и другие вопросы управления персоналом.
Приказы оформляются на бланке приказа и имеют следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, наименование вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.
Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.
Заголовок к тексту является обязательным реквизитом приказа. Он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чем?».
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий или основание и цель издания документа. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, то в констатирующей части указывается его название, дата и номер.
Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.
Если приказ издается в инициативном порядке, т. е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, то в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.
Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа. Каждое поручение распорядительной части оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.
Каждый пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания или поручения они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с указанием конкретного срока исполнения. Если предписываемое действие носит постоянный характер, то срок исполнения этого действия не указывается.
Последним пунктом приказа является пункт, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за контроль исполнения приказа, его инициалы и фамилия.
Если пункт распорядительной части носит организационный характер, то исполнители и сроки исполнения не указываются, а только формулируется действие.
Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением правил оформления официальных документов. В тексте проекта приказа необходимо:
1) увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
2) излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;
3) указывать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
4) обеспечить юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем организаций;
5) указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу к какой-либо своей части.
Проекты приказов визируются всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются в нижней части последнего листа приказа либо на его обороте.
Согласованный и завизированный проект приказа оформляется на бланке организации и представляется на подпись руководителю организации, или лицу, официально исполняющего его обязанности в случае длительного отсутствия руководителя.
Если к приказу имеются приложения, в соответствующих пунктах приказа даются ссылки на них.
На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» и указывается к какому пункту приказа оно относится.
Образец оформления приказа приведен в приложении 18, 19.
5. Распоряжение – это акт, издаваемый единолично руководителем органа коллегиального управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, действующими на основе единоначалия в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения, как правило, имеют ограниченный срок действия и касаются узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.
Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части указывается причина или цель издания распоряжения, а в распорядительной – предписываемые действия.
Образец оформления распоряжения приведен в приложении 14, 15.
6. Указание – это акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления.
В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте, разделяющими констатирующую и распорядительные части являются «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависимости от содержания указания.
Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, то указывается адресат или оформляется список рассылки документа.
Образец оформления указания приведен в приложении 22, 23.
Тема №7. Оформление информационно-справочных документов.
Понятие и виды служебных писем
Структура служебного письма
Язык и стиль служебного письма.
Образцы и примеры оформления служебных писем.
1. Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе деловая корреспонденция; перепис ка) общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения как перспективных, так и текущих задач в управле нии. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помо щью телеграфа, факсимильной связью, электронной почтой.
Письмо наиболее массовый способ обмена деловой ин формацией. Письма составляют большую часть (до 80 %) ис ходящих и входящих документов любой организации.
Всю массу писем можно условно классифицировать по ряду признаков по функциональному признаку, по специализа ции и т. д. Мы выделим две группы писем по тематическому признаку: коммерческие письма и служебные письма (осталь ное деление носит теоретический характер).
Обе группы писем в совокупности будем называть деловой корреспонденцией, а письма служебными письмами.
Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. В число коммерческих писем прежде всего входят: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; письмо рекламация и ответ на него. Такие письма часто имеют право вую силу. Кроме того, к коммерческим письмам относят так же переписку по вопросам материально-технического снабже ния и сбыта продукции (услуг). Служебные письма это, как правило, письма, несложные по содержанию и небольшие по объему документы для реше ния текущих задач, которые пишутся на разных этапах дело вых отношений между заинтересованными организациями.
В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в орга низацию, определенную долю занимают частные письма. В них авторы обращаются к руководству организации с раз личными просьбами, жалобами, предложениями. Учет, реги страция, оформление ответов на частные письма будут осве щены ниже (п. 9.6).
Дадим краткую характеристику основным представителям деловой корреспонденции.
В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импор теру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о то варе или услуге, т. е. сформулировать коммерческое предложе ние. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.
Оферта письменное предложение одного лица (оферен та) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заклю чить с ним договор. Оферта имеет определенный указанный в ней срок действия.
Рекламация коммерческий документ, представляющий со бой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества то вара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора.
Среди служебных писем можно выделить письма циркуляр ные, информационные, гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, письма-напомина ния, письма-извещения, письма-приглашения, рекламные письма и ряд других.
Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая орга низация, которая сообщает подчиненным предприятиям оп ределенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер. Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гаранти роваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оп лата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д.
Сопроводительные письма составляют при отправке адреса ту каких-либо документов или материальных ценностей. Та кие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо являет ся также средством контроля за движением документов и ма териальных ценностей.
Письма-подтверждения высылаются для подтверждения по лучения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справоч ной информацией.
Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность орга низации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благо дарность за усилия по ее исполнению.
Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного кон такта получить необходимый результат. В письмах содержит ся не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.
Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщает ся или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на тпрос и начинаются со слов "сообщаем на Ваш запрос", "из-мещаем Вас".
Информационные письма. Это разновидность письма-извеще ния, своевременно информирующего заинтересованное долж ностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для та кого письма достаточно подписи секретаря-референта. При большой значимости излагаемых в нем сведений письмо под писывает руководитель организации. Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивиду альному или коллективному адресату. При большом количе стве адресатов целесообразно использовать напечатанные ти пографским способом трафареты, в которых свободные места заполняются от руки с указанием фамилии, имени, отчества приглашенного, времени и дня события, на которое пригла шается адресат.
Рекламное письмо содержит описание рекламируемых това ров или услуг. В письме должна быть приведена полная и чет кая информация о предмете рекламы, указан адрес организа ции и телефон для справок.
2. Оформление служебного письма складывается из подготов ки соответствующего бланка (см. п.. 3.5) и нанесения необхо димых реквизитов на его рабочее и служебное поля.
В состав реквизитов письма, кроме наносимых на бланк, могут входить следующие реквизиты:
место составления или издания документа;
адресат;
резолюция;
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
текст документа;
отметка о наличии приложения;
подпись;
визы согласования документа;
оттиск печати;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
отметка о поступлении документа в организацию;
30 идентификатор электронной копии документа. Часть перечисленных реквизитов используется лишь при не обходимости (14, 24, 25, 30), часть при подготовке исходя тих писем (11, 12, 15, 18, 20, 21, 22, 27), часть (17, 19, 28, 29) оформляется на входящих письмах. О содержании и оформле нии реквизитов, кроме реквизита 20 "Текст документа", в разд. 4 сказано достаточно полно. Языку и стилю текста служебного письма дополнительно к характеристике реквизита 20 будет по священ пп. 5.3.1.3. Здесь коснемся структуры текста письма.
Служебные письма можно классифицировать на простые и сложные (многоаспектные). Простое письмо малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос. Сложное письмо документ, в котором рассматриваются не сколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и бо лее страниц. Однако, каким бы ни было письмо, в нем про сматривается простая структура три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и со бытия, решения вышестоящих организаций и другие аргумен ты, послужившие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются ре шения. В третьей может формулироваться ожидаемый резуль тат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т. п.
В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую часть.
Приведем пример структуры письма-просьбы:
Излагается причина, вызвавшая необходимость обраще ния с просьбой.
Излагается суть просьбы.
Приводится ожидаемый результат от удовлетворения просьбы.
Тексты сложных, многостраничных писем могут разбивать ся на разделы, подразделы, пункты, а при необходимости и па подпункты. Следует указать на важность деления текста с помощью абзацев отступов в строке при начале новой смыс ловой части документа. Правильная разбивка текста на абза цы облегчает его чтение и понимание.
В заключение подчеркнем, что для современной деловой пе реписки характерна подготовка простых писем, в которых обычно рассматривается один вопрос. Письмо, как правило, не должно занимать более одной страницы формата А4.
3. Служебное письмо является самым распространенным управ ленческим документом. В отличие от других видов управленчес ких документов, таких как приказ, акт, протокол и др., в письме в наибольшей степени проявляются личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, "нестандартность" языка и стиля текста. В связи с этим вопрос языка и стиля слу жебного письма заслуживает отдельного рассмотрения.
Язык служебного письма сложился в сфере управления в последние 100150 лет. Его определяют как официально-де ловой. В результате длительного развития в официально-дело вом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают наиболее эф фективным образом фиксацию управленческой информации.
Основными чертами официально-делового стиля считаются:
нейтральный тон изложения;
лаконичность и краткость текста;
точность, ясность выражения мысли.
Нейтральный тон изложения является нормой официаль ного делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (лич ностный) момент в текстах документов до минимума. Из язы ка служебного письма исключаются, например, слова, обла дающие эмоциональной или экспрессивной окраской: междометия, слова с суффиксами преувеличения и т. д.
Лаконичность изложения текста письма достигается эко номным использованием языковых средств, исключением ре чевой избыточности.
Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражения мысли. Точность из ложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в письме, и автором текста, и его адресатом. Точ ность изложения достигается употреблением специальной тер минологии, использованием устойчивых языковых формул, со четаемостью слов в предложении, использованием дополнений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов и т. д. Терминология, которая используется в управленческой доку ментации вообще, это прежде всего отраслевая терминология, отражающая содержание той области деятельности, которой ка сается документ, кроме того, это специальные слова и выраже ния, сложившиеся в сфере административного управления.
Кроме сказанного, специфика делового стиля характерна еще рядом особенностей.
В письме, например, не должны употребляться слова и вы ражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Следует пи сать: не сего года, а этого года {текущего года); не означенный, а названный и т. д. Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным. Если слова и выражения типа "пресс-секретарь", "электронная почта" приняли устойчивое признание в языке, то слова "санирова ние" вместо "оздоровление", "пролонгировать" вместо "про длить" еще не получили права на употребление в переписке.
Особенностью делового языка является употребление слов с "универсальным" значением, таких, например, как "слабо", "недостаточно". Вот типичный случай их применения: "До на стоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо (недостаточно)". Употребление этих слов позволяет дать общую оценку ситуации с целью последующей выработки конкретных мероприятий по исправлению сложившегося положения.
Еще одна специфическая особенность делового языка ог раниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами.
Приведем несколько примеров сочетания слов между собой:
инициатива брать на себя, выступать с, поддерживать, проявлять, развивать, сдерживать, терять, уступать;
налог взимать, облагать, платить, снижать, сокра-
щать;
обязанность возлагать, выполнять, исполнять, нести, ос вобождать от, распределять, отстранять от;
руководство брать на себя, возлагать, осуществлять, от странять от, подменять, укреплять и т. д.
Особенностью делового стиля является также широкое упо требление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (формул). Наличие их в деловом языке следствие четкой регламентированности служебных отноше ний, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.
Владение деловым стилем это во многом знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов.
Приведем несколько моделей, объясняющих мотивировку написания письма:
В порядке оказания технической помощи...
В соответствии с протоколом...
В ответ на Вашу просьбу...
В подтверждение нашей договоренности...
Следующие варианты являются типичным "стандартным" началом делового письма:
Извещаем, что мы сократили на месяц срок поставки
запрошенных Вами изделий.
Доводим до Вашего
сведения, что... ...наш завод прекратил производство ком байнов "Нива " прежней конструкции.
Если автор лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа: предприятие гаранти рует... не возражает... предлагает...; от третьего лица множе ственного числа: Совет директоров, администрация нашего предприятия убедительно просит...; от первого лица множе ственного числа: просим... сообщаем... подтверждаем...
Если автор лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: прошу... ставлю Вас в изве стность... довожу до Вашего сведения...; от первого лица мно жественного числа: поддерживаем... одобряем... Мы получили Вашу телеграмму...
Вот несколько примеров реализации "стандартных" конст рукций:
Просим... ... оказать содействие
Прошу... ... принять меры...
Высылаем... ... подписанный с нашей стороны договор...
Направляем... ... интересующую Вас документацию за-
казной бандеролью...
Подтверждаем получение спецификации на...
ОАО "Ростсельмаш"
подтверждает условия поставки оборудования...
Напоминаем, что в соответствии с... Вы должны...
Напоминаем Вам,
что... ... Ваша задолженность по оплате состав-
ляет...
Сообщаем, что задержка в отгрузке... произошла вви-
ду...
В качестве заключительных могут быть приведены следую щие фразы:
Просим Вас не задерживать ответ...
Просим извинить нас за задержку с ответом...
Рассчитываем, что наши замечания будут учтены.
Кроме типового характера, содержание некоторых языко вых формул выступает как юридически значимые компонен ты текста. Например, в гарантийном письме:
Гарантируем возврат кредита в сумме ...в срок до...; Оплату гарантируем. Наш расчетный счет ...
В письме-претензии:
... в противном случае Вам будут применены штрафные санк ции.
Языковые формулы, отражая устойчивые элементы делово го стиля, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.
4. Служебные письма оформляют на специальных бланках (бланках для писем), как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположени ем постоянных реквизитов для писем используются реже, в ос новном органами власти и вышестоящими ведомственными организациями. Используются бланки формата А4 и А5. Фор мат А5 используют, если письмо не превышает 8 строк.
Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Пер вый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют "копией", хотя правильно его следует называть "отпуск") распечатывается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.
Составление текста письма и его оформление требуют к себе творческого отношения. Руководитель, каждый специалист дол жен быть не только компетентным в своей области деятельнос ти, но также владеть мастерством формулировать свои мысли и оформлять их в рамках требований нормативных документов.
Теоретические положения, как бы полно они ни излагались, требуют для своего усвоения и практического приложения по каза макетов, образцов и примеров конкретного их воплощения.
На рис. 5.10, 5.11 приведены макет и пример входящего слу жебного письма. Автор старался выдержать их в полном соот ветствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Далее (с. 137140) приведен ряд текстов реальных служебных писем с целью дать возможность учащемуся самостоятельно проанализировать структуру документов, определить их вид, оценить язык и стиль изложения, предложить пути улучшения текста.
Опыт, практика показывают, что нет такого документа, тек ста (включая эту книгу), где бы не было ошибок, опечаток, описок или повода для замечаний.
Примеры текстов реальных служебных писем
Уважаемый Владимир Константинович!
Приглашаем Вас посетить международную специализированную выстав ку "Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строи тельстве и промышленности". Выставка проходит в павильоне выставочно го центра на Красной Пресне.
Директор Сергеев П.Н.
Уважаемые господа!
Мы подтверждаем получение Вашего письма от 12.09.2006 г. и просим Вас принять к выполнению заказ на три насосные установки. Мы согласны с назначенными Вами ценами.
Доставка должна быть осуществлена по вышеуказанному адресу к 30.12.2006 г. Поскольку Вы ничего не упомянули о гарантийном сроке, ко торый обычно предоставляется при поставке насосов, мы хотим указать, что нас устроит двухгодичный срок гарантии, в течение которого Вы обязаны выполнять любые ремонтные работы бесплатно.
Мы будем рады, если Вы известите нас о получении нашего заказа и Вашем мнении о наших условиях.
С уважением
Генеральный директор Рябцев И. М. Рябцев
Уважаемый Михаил Иванович!
На Ваше устное заявление во время встречи на ЮЖАГП 19 августа 2006 г. сообщаем, что в вашем доме проведено обследование водоснабжения представи телями АО "Водоканал", ПЭВС-2 и МУФЗ Администрации Железнодорожного района. Давление воды по показаниям приборов в пределах нормы (56 атм.)
Глава администрации И. П. Киреченко
Исполнитель:
Безземельный А.О.
222-46-23
Тема № 8. Оформление телеграмм , телефонограмм, факсов.
1. Телеграмма
2. Телефонограмма
3. Факс
1. Телеграмма документ, отличающийся от других способом передачи, по телеграфу. Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт или с одинаковым тек стом в разные пункты.
Порядок телеграфной связи установлен Правилами оказа ния услуг телеграфной связи, утвержденными постановлени ем Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 222. Телеграммы в зависимости от приоритета обработки разде ляются на следующие категории:
"вне категории";
"внеочередная";
"Президент Российской Федерации";
"высшая правительственная";
"правительственная";
"срочная";
"обыкновенная".
Телеграммы, имеющие особенности по назначению, спосо бу оформления, подачи или доставки, разделяются на следу ющие виды:
"с уведомлением о вручении телеграфом" (с отметкой "уве домление телеграфом");
"с уведомлением о вручении телеграфом "срочное" (с от меткой "уведомление телеграфом срочное");
"с доставкой в срок, указанный отправителем" (с отметкой "вручить (дата)");
"с доставкой в населенный пункт (поселение), не имеющий телеграфной, факсимильной (телефонной) связи" (с отметкой "почтой заказное");
"на художественном бланке" (с отметкой "люкс");
"на художественном бланке формата А4" (с отметкой "люкс/в");
"на художественном бланке детской тематики" (с отметкой "люкс/и");
"на художественном музыкальном бланке" (с отметкой "люкс/м");
"на художественном музыкальном бланке детской темати ки" (с отметкой "люкс/м/и");
"на художественном бланке по случаю траура" (с отметкой "делюкс");
"заверенная оператором связи" (с отметкой "заверенная");
"криптограмма" (с отметкой "криптограмма");
"криптограмма перфоленте" (с отметкой "криптограмма перфоленте");"метео" (с отметкой "метео");
"переводная" (с отметкой "переводная");
"схемная" (с отметкой "схема (номер)").
Телеграмма может иметь один или несколько видов. Теле грамма, не имеющая особенностей по назначению, способу оформления, подачи или доставки, ни к одному из указанных видов не относится (без отметки).
Адрес телеграммы часто является условным (например: РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ). Текст телеграммы должен быть пре дельно кратким ("телеграфный язык"), без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используются сокра щения типа: ТЧК точка, ЗПТ запятая и др. Исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяется печатью организации.
Пример оформления телеграммы:
СРОЧНАЯ
РОСТОВ-ДОН ИНТЕГРАЛ
ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ
ОТСУТСТВИЯ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК
ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВЕ НЕДЕЛИ
НАЧАЛЬНИК ОТК ИВАНОВ 04/30
Брянск, Речная, 40
Начальник ОТК (личная подпись) И. О. Фамилия
00.00.0000
печать
Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса (но мера) документа, на который дается ответ. Соответственно текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы.
2. Телефонограмма оперативная информация, передаваемая по телефону, записывается от руки. Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наи менования учреждений адресанта и адресата: реквизит "от кого" и "кому" с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц: номер, дата и время передачи и приема теле фонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись.
Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, как для служебного пись ма, т. е. выражается предложным падежом с предлогом "о" или "об". Например, "Об изменении времени заседаний Со вета", "О прибытии участников семинара".
Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефоног раммы констатируются факты, побудившие дать телефоног рамму, во второй предпринимаемые действия. Телефоног раммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.
Желательно, чтобы организация имела специальные блан ки для входящих и исходящих телефонограмм. Рекомендуется следующая форма телефонограммы:
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
\дресат:
Справочные данные об организации Должность
ТЕЛЕФОНОГРАММА
00.00.0000 № 00 И. О. Фамилия
Город
Г~ |
Заголовок к тексту
ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
Наименование должности И. О. Фамилии
(подпись)
Передала секретарь Ф. И. О. Приняла секретарь Ф. И. О.
Тел. 000 00 00 Тел. 000 00 00
Время передачи 00 час. 00 мин. Время приема 00 час. 00 мин.
3. Факсограмма (телефакс, факс) как способ передачи информа ции получает все большее распространение. Он удобен, так как со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Любой документ фор мата А4 может быть послан с помощью факсограммы. Особых тре бований к передаваемому материалу нет, кроме одного текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.
Приведем один из вариантов оформления факса.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Адресат:
Справочные данные об организации Должность
И. О. Фамилия
00.00.0000 № 00 Телефон
На № от 00.00.0000 Факс
Заголовок к тексту
ТЕКСТ ФАКСОГРАММЫ
Должность И. О. Фамилия
(подпись)
Тема №9. Документация по оперативно- информационному регулированию деятельности организации, предприятия.
Информационно-справочные документы.
Протокол
Справка
Докладная записка
Служебная записка
Объяснительная записка
Акт
1. Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации о фактическом состоянии дел в системе управления.
Эта информация содержится в информационно-справочных документах, обеспечивающих руководство организации информацией фактическом положении дел в системе управления и деятельности организации.
Информационно-справочные документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам и не содержат поручений. Организационно-справочные документы не содержат поручений, как распорядительные документы, не обязывают выполнять поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения и позволяющие выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления, от работника к руководителю, от нижестоящей организации к вышестоящей.
К информационно-справочным документам относятся:
1) протоколы; докладные,записки; предложения; объяснительные записки; заявления; представления; письма; акты; справки; отзывы; телеграммы; факсы; электронные сообщения и другие справочные документы.
Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка. Переписка – это обобщенное название различных по содержанию писем, использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.
Виды деловой переписки и ее названия определяются способами передачи деловой информации, которые в настоящее время подразделяются на почтовую связь и электронную.
2. Протокол это документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решения коллегиальным органом управления. По степени фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, темы докладов и выступлений и принятые решения. Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании принимает руководитель коллегиального органа управления или руководитель организации.
От протоколов заседания коллегиальных органов управления следует отличать протоколы следственных, административных и других органов, а также протоколы договорного типа.
Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседания, стенограммы или звукозаписи заседания, а также материалов, заранее подготовленных к заседанию коллегиального органа управления.
Ответственность за оформление и правильность записей в протоколе несет секретарь коллегиального органа управления или секретарь руководителя.
Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа– «ПРОТОКОЛ». Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации; название вида документа; дата и номер документа, заголовок к тексту, текст; подпись председателя и секретаря заседания коллегиального органа управления.
В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа управления или его заседания.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется однообразно как при полной, так и сокращенной форме протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря заседания коллегиального органа управления, фамилии или общее количество заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии присутствующих и приглашенных, если их менее 15, записываются в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности, а ели их больше 15, то оформляется список присутствующих и приглашены, который прикладывается к протоколу. В этом случае в протоколе делается запись: «Присутствовало человек, список участников прилагается.».
Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы повестки дня формулируются в именительном падеже без предлогов. По каждому пункту повестки указывается фамилия докладчика и его должность.
Основная часть текста протокола строится по схеме: СЛУШАЛИВЫСТУПИЛИПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
В разделе «СЛУШАЛИ» в кратком протоколе указывается фамилия выступающего и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилии и инициалы докладчика, содержание его доклада или сообщения. Если текст доклада прилагается к протоколу в письменном виде, то допускается после темы доклада в скобках делать отметку «Текст доклада прилагается» и содержание доклада в протоколе не приводится.
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, а в полных – приводится содержание их выступления, включая заданные выступающему вопросы и его ответы.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично, во избежания двоякого толкования.
По каждому пункту решения указываются результаты голосования.
Каждый участник заседания коллегиального орган управления может предоставлять особое мнение по принятому решению, которое оформляется на отдельном листе и прилагается к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после решения.
Протокол подписывают председатель и секретарь, датой протокола является дата заседания (а если заседание продолжалось несколько дней, то через тире указывается дата начала и окончания заседания).
В особо важных случаях протокол могут визировать выступающие и докладчики. Визы выступающих и докладчиков оформляются на левом поле протокола, на уровне записи выступления (доклада).
Образец оформления протокола приведен в приложении 24, 25.
3. Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера, и выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям для удостоверения того или иного юридического факта.
Справки служебного характера могут быть внешними или внутренними. Внешние справки составляются для представления информации в другую организацию и подписываются руководителем организации или его заместителями. Внутренние справки составляются для информирования руководителя организации или коллегиального органа по определенным вопросам деятельности организации и подписываются руководителями структурных подразделений или авторами справки..
Внешние справки оформляются на общем бланке организации, а внутренние – на стандартном листе бумаги.
Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и включать указание на период времени, к которому относятся указанные в справке сведения.
Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления. Вторая часть приводит или описывает конкретные сведения, отражающие существо вопроса.
Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, то ее текст может состоять из разделов и подразделов.
Справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям для удостоверения того или иного юридического факта, оформляются, как правило, на бланках организации формата А5, подписываются двумя лицами (руководителем организации и другими должностными лицами организации) и заверяются печатью организации.
4. Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение.
Докладные записки бывают внешними и внутренними.
Внешняя докладная записка предоставляется руководству вышестоящих организаций, и оформляется на общем бланке организации. Внутренние докладные записки оформляются на стандартном листе бумаги.
Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Внутреннюю докладную записку подписывает ее автор, а внешнюю – руководитель организации или его заместители. Датой докладной записки является дата ее составления или подписания.
Текст докладной записки состоит, как правило, их трех взаимосвязанных смысловых частей. В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания. Во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты ее решения. Третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора докладной записки, необходимо предпринять. Вторая часть докладной записки может отсутствовать.
Образец оформления докладной записки приведен в приложении 26, 27.
5.Служебная записка- документ, по назначению близкий докладной записки, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.
Служебные записки составляются по вопросам материально технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.
Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу. Обязательными реквизитами служебной записк4и являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа(СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
Текст служебной записки состоит из двух частей- обоснования(изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.
Служебные записки подписываются составителем или руководителем подраздиления.
6. Объяснительная записка – это документ, обьясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого либо поручения, нарушения трудовой технологической дисциплины. Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения; наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.
Объяснительную записку подписывает ее автор. Датой объяснительной записки является дата ее составления или подписания.
Образец оформления объяснительной записки приведен в приложении 28, 29.
7. Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием законченных работ и т.д.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения.
Чаще всего акты составляются коллегиально, комиссиями (постоянно-действующими или назначаемыми руководством.).
Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное их отражение. Акт составляют на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Акт оформляют на общем бланке организации. Обязательными реквизитами акта являются: название организации; название вида документа; дата и регистрационный номер документа; место составления; заголовок к тексту; текст; подписи и в случае необходимости – гриф утверждения.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части акта указываются основания его составления, председатель и члены комиссии, составляющие акт. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.
При необходимости акт может иметь заключительную часть, представляющую собой проект решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.
В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и место их нахождения. Если акт имеет приложения, то отметка о них оформляется после отметки о количестве экземпляров.
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступившим в силу после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта обязано его подписать с оговоркой о своем несогласии, которое оформляется на отдельном листе, прилагаемом к акту.
Акты, если этого требуют нормативные документы, утверждаются руководителем организации, по указанию которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
Образец оформления акта приведен в приложении 30.
Тема № 10. Документация по трудовым отношениям.
Распорядительная деятельность органов управления
Резюме
Трудовой договор
Заявление
Приказ по личному составу
Личная карточка формы Т-2
Характеристика работника
Анкета
Автобиография
Личное дело работника
1. Распорядительная деятельность органов управления заключается и в том, что они занимаются подбором и расстановкой кадров, принимают на работу, переводят и увольняют граждан и издают ряд документов, необходимых гражданам при осуществлении ими права на труд.
Трудовые отношения в организации, независимо от форм собственности, регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (далее – ТК РФ) (с изм. и доп. от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г.), определяющим порядок оформления соответствующей документации по трудовым отношениям.
К документам по трудовым отношениям относятся: трудовые договора (соглашения), приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки и другие документы, составляющие личное дело работника.
Документы по трудовым отношениям ведутся с момента поступления работника в организацию и хранятся после их увольнения 75 лет. Поэтому они выделяются в самостоятельную группу документов.
Последовательность оформления и состав документов по приему на работу приведены в приложении 33.
Основными документами по трудовым отношениям являются: резюме, трудовой договор, заявление, приказ по личному составу, личная карточка формы Т-2, характеристика работника, анкета, автобиография и другие документы личного характера.
2. Резюме краткая профессиональная характеристика претендента на ту или иную должность в социальном аспекте.
В настоящее время резюме является одним из самых распространенных документов при приеме на работу, так как сведения, отраженные в нем, помогают руководителю очень быстро найти подходящую кандидатуру на вакантную должность.
Резюме Иванова Римма Александровна Дата рождения: 12.05.1967 Адрес: 138490, Москва, ул. Матросова, д. 5, кв. 16. Тел.: 456-13-18 (р.), 334-12-12 (д.). Семейное положение: замужем, имею сына. Цель: получение должности начальника юридического отдела.
Образование:
1984-1989 гг. - Московская государственная юридическая академия по специальности «Юриспруденция»;
1974-1984гг. -гимназия № 56(г. Москва).
Профессиональный опыт:
с 1998 г. до настоящего времени - заместитель начальника юридического отдела в строительной компании «МИАМ»;
1994-1998 гг. - главный инспектор юридического отдела ГНИ № 27 по Юго-Восточному округу г. Москвы;
1989-1994 гг. - юрист в финансовой компании «СИБ-ТРАСТ». Дополнительные сведения: владею английским и немецким языками. По требованию могу представить необходимые рекомендации.
16.11.2004 Подпись Р. А. Иванова
Как правило, резюме составляет сам работник. В этом документе дол жен быть отражен четкий перечень сведений: фамилия, имя, отчество; домашний адрес и контактный телефон; уровень образования (здесь можно указать знание языков); должность, на которую претендует кандидат; квалификация по должности, на которую он претендует; список предыдущих мест работы; патенты; публикации; общественная деятель ность; военная служба; личные данные (гражданство, семейное поло жение, состояние здоровья и т. д.). Кроме того, в резюме может быть от ражена информация о складе ума, о предрасположенности к данной профессии, могут быть определены уровень заработной платы и желае мый распорядок дня. Такие отступления объясняются тем, что резюме не является документом, несущим правовую нагрузку. Особенностью резюме является то, что сведения об образовании и список прежних мест работы располагаются в обратном хронологическом порядке.
Резюме лиц, не принятых на работу, хранятся 1 год; резюме работа ющих сотрудников хранятся в личных делах либо в отдельной папке, где такие документы располагаются по алфавиту.
3. Трудовой договор - соглашение между работодателем (физическим либо юридическим лицом) и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу, обеспечить ус ловия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными актами, коллективным договором, своевремен но и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а ра ботник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку. В силу этого запрещено требовать от работника выполнения не перечисленных в договоре функций, кроме тех, которые предусмотрены Трудовым кодексом РФ и соответствующими федеральными законами. Положения договора могут быть изменены только по со глашению сторон. Трудовой договор вступает в силу со дня подписа ния, если не предусмотрено иное.
Трудовой договор должен содержать следующие основные положения:
фамилию, имя, отчество работника и работодателя (наименова ние), место работы;
дату вступления в силу трудового договора;
наименование должности, специальности, профессии с указани ем квалификации в соответствии со штатным расписанием или конк ретную трудовую деятельность;
взаимные права и обязанности работника и работодателя;
характеристику условий труда, видов и условий социального стра хования, режима труда и отдыха;
условия оплаты труда;
иное, предусмотренное работником и работодателем.
Кроме того, по обоюдному желанию работника и работодателя мо гут быть конкретизированы положения об источниках формирования дохода работника, т. е. указаны различные надбавки, премии, иного рода доплаты, размер которых также может оговариваться.
В трудовом договоре не устанавливаются основания увольнении работника, введение полной материальной ответственности работника, дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством.
Трудовой договор составляется в письменной форме в двух подлин ных экземплярах, один из которых передается работнику, а второй остается у руководителя. Заверяется договор подписью руководителя и гербовой печатью.
Трудовой договор может быть:
срочным, т. е. заключенным на определенный срок (как правило, не более пяти лет) в связи со спецификой трудовой деятельности;
заключенным на неопределенный срок.
При заключении трудового договора впервые работодателем офор мляется трудовая книжка и страховое свидетельство.
Существует много разновидностей трудовых договоров, особенно сти которых определяются спецификой различных должностей.
Трудовые договоры включаются в состав личных дел либо формируются в отдельное дело, в котором располагаются в алфавитном по рядке (по фамилиям работников).
4. Заявление – это документ личного характера, оформляемый работником для решения проблем личного и служебного характера.
При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении в организацию на конкретную должность. При оформлении заявления используется стандартный лист бумаги формата А4 и следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); справочные данные об авторе; наименование вида документа; текст; дата; подпись составителя заявления.
Заявление, с визами руководителей структурных подразделений (в случае необходимости) и руководителя организации является основанием для издания приказа о приеме на работу (приказа по личному составу).
Образец оформления заявления о приеме на работу приведен в приложении 37.
5. Приказ по личному составу.
Прием гражданина на работу (перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, поощрения, наказания и т. д.) оформляется приказом по личному составу.
Приказ о зачислении на должность (перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, поощрения, наказания и т. д.) доводится работнику под расписку.
Приказы по личному составу оформляются на общем бланке организации и содержат реквизиты: наименование организации; наименование документа; дату, регистрационный номер, заголовок к тексту; текст; подпись руководителя организации.
В заголовке к тексту приказов по личному составу пишут слова: о приеме на работу; о переводе на другую работу; об увольнении; о поощрении; о наложении административного взыскания или по личному составу.
В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ» и состоит из пунктов. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: назначить, перевести, предоставить, объявить, освободить и т. д.
Фамилия работника, указываемого в приказе, пишут полностью прописными буквами, а имя и отчество – строчными. Затем указывают должность, структурное подразделение и содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в приказе о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким должностным окладом принимается работник.
В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.
В приказе об увольнении (освобождении от должности) обязательно указывают статью ТК РФ, на основании которой происходит увольнение.
После каждого пункта приказа по личному составу располагается реквизит «Основание» (личное заявление работника, представление, докладная записка, трудовой договор и т. д.), причем статья кодекса не входит в реквизит «Основание», а является частью текста приказа.
Образец оформления приказа по личному составу приведен в приложении 20, 21.
6. Личная карточка основной документ по учету персонала предпри ятия, который отражает все необходимые сведения о личности работ ника и его трудовой деятельности. Личные карточки образуют картоте ку личного состава и располагаются в ней, в зависимости от количе ства работающих, либо в алфавитном порядке, либо по структурным подразделениям. Карточка состоит из 4 страниц, содержащих темати ческие блоки. Первая и вторая страницы заполняются при поступлении на работу и содержат общие сведения о работнике; третья и четвертая заполняются в процессе работы.
Личную карточку работника (форма № Т-2) заполняет работник кадровой службы на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1 а); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтвер ждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета для во еннообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; до кумента об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных зна ний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может быть предусмотрена необходимость предъявления дополнительных документов*.
При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 формы указывают степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем». Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. При изменении сведений о работнике после его назначения или перемещения по работе (изменение фамилии, семейного положения, образования и т. д.) в его личную карточку вносят на основании соответствующих документов (паспорт, трудовая книжка, военный билет и т. д.) соответствующие данные, которые работник кадровой службы заверяет своей подписью.
При увольнении (освобождении) работника в его личной карточке проставляют дату, номер приказа и причину увольнения (освобождения), после чего карточку сдают в архив. Срок хранения составляет, как правило, 75 лет
7. Характеристика официальный документ, в котором содержится оценка деловых и личных качеств работника. В характеристике указы ваются анкетные данные работника, его должность, время работы в дан ной организации (на данном предприятии), квалификация, сведения о его отношении к работе, профессиональном росте, моральных качест вах, чертах характера и т. д.
Характеристика составляется представителем администрации и под писывается руководителем предприятия, заверяется печатью. Лицо, под писавшее характеристику, несет ответственность за ее достоверность.
Характеристика и рекомендательное письмо
В ГУП «Производственно-издательский комбинат ВИНИТИ» 09.12.2004
ХАРАКТЕРИСТИКА
Светлова Марина Николаевна работала в ОАО «Издательство "Луч"» с 02.04.2001 по 09.12.2004 в должности старшего корректора. В ее обязанности входило следующее: вычитка отредактированных рукописей, чтение корректурных оттисков, проверка соответствия набранного текста оригиналу, проверка комплектности рукописей, обеспечение унификации и правильности оформления текста и других элементов издания.
За время работы М. Н. Светлова зарекомендовала себя высококвалифицированным специалистом, к исполнению служебных обязанностей относилась ответственно и добросовестно.
М. Н. Светлова дисциплинированна, постоянно повышает свой профессиональный уровень. В 2003 г. она окончила курсы повышения квалификации при Московском государственном университете печати.
М. Н. Светлова доброжелательна, коммуникабельна, пользовалась заслуженным уважением сотрудников Издательства «Луч».
Ген. директор
ОАО «Издательство "Луч"» Подпись Е. А. Коробов
8. Анкета – это документ, содержащий основные автобиографические данные работника, заполняемый собственноручно по трафаретной форме на основании подлинных документов в присутствии работников кадровой службы организации и заверяемый печатью организации. Домашний адрес и телефон записываются со слов кандидата или члена (руководителя) совета директоров.
К анкете прилагаются копия диплома или заменяющего его документа и копия свидетельства (письма) кредитной организации, в которой кандидат проходил стажировку, с указанием специализации и сро ка прохождения стажировки. Одновременно в территориальное учреж дение Банка России представляются оригиналы указанных докумен тов для сверки.
В случае заполнения анкеты кандидатом на должность руководителя кредитной организации, главного бухгалтера (заместителя главного бух галтера) кредитной организации, а также руководителя (заместителя руководителя), главного бухгалтера (заместителя главного бухгалтера) филиала действующей кредитной организации копия диплома заверя ется кредитной организацией.
В анкете следует указать все места работы и занимаемые должности; дату поступления и увольнения с занимаемой должности; по работе в банковской системе указать дополнительно характер работы в каж дой должности и причину увольнения (освобождения от занимаемой должности). Сроки работы, место, должность и причины освобожде ния сверяются уполномоченным лицом действующей кредитной орга низации с трудовой книжкой, копия которой заверяется его подписью и печатью кредитной организации.
Кандидат вправе представить один экземпляр анкеты, заполненный собственноручно, а остальные в виде копий, подписанных кандидатом собственноручно. Исправления в анкете заверяются словами «исправленному верить» и собственноручной подписью кандидата.
9. Автобиография документ, составленный в произвольной форме кандидатом на должность и содержащий изложенные в определенной последовательности сведения об основных этапах его жизни и трудовой деятельности. В автобиографии должны быть указаны фамилия, имя, отчество, год и место рождения, образование (какие учебные за ведения были окончены, по какой специальности), .трудовая деятель ность, семейное положение, основные сведения о ближайших родствен никах и др.
Автобиография отличается от анкеты тем, что в ней данные отража ются более полно, т. е., например, могут быть указаны причины уволь нения с предыдущего места работы, обосновано желание работать имен но в этой организации и т. п. Автобиография подписывается и датиру ется составителем, хранится в личном деле сотрудника.
Заявление о приеме на работу
Автобиография
Я, Абрамов Алексей Павлович, родился в 1973 г. в г. Воронеже в семье государственного служащего.
Отец, Абрамов Павел Иванович, 1949 г. рождения, работает в Комитете по финансам г. Воронежа главным финансистом.
Мать, Абрамова Татьяна Викторовна, 1952 г. рождения, работает в средней школе № 568 г. Воронежа преподавателем географии.
Сестра, Абрамова Елена Павловна, 1977 г. рождения, работает в поликлинике № 67 г. Воронежа старшей медсестрой.
С 1980 по 1990 г. учился в средней общеобразовательной школе № 56 г. Воронежа.
В 1990 г. поступил на исторический факультет Воронежского государственного университета, который окончил в 1995 г.
С 1995 г. по настоящее время работаю преподавателем истории в средней общеобразовательной школе № 38 г Воронежа.
В 1997 г. вступил в брак.
Жена, Абрамова (Николаева) Светлана Николаевна, 1972 г. рождения, занимает должность доцента филологического факультета Воронежского государственного университета.
Дочь, Абрамова Людмила Алексеевна, 1998 г. рождения, посещает детский сад № 12.
12 декабря 2004 г. Подпись А. П. Абрамов
10. Личное дело это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятель ности. Личные дела ведутся, как правило, на руководителей организации и ее структурных подразделений, специалистов, материально ответственных лиц и некоторых других работни ков. Личные дела содержат следующие документы:
заявление о приеме на работу;
приказ (распоряжение) о приеме на работу;
анкету; | составляются по взаимному согласию
автобиографию; ] работника и работодателя
резюме;
копии документов об образовании;
копию документа об утверждении в должности (в отдель ных случаях);
характеристики или рекомендательные письма;
трудовой договор;
аттестационные листы;
список научных трудов и изобретений;
приказы (распоряжения) о перемещении работника;
справки разного рода о данном работнике;
приказы (распоряжения) о прекращении действия тру дового договора.
Особенность подготовки и хранения личных дел государ ственных служащих заключается в том, что они могут быть только постоянными, передаваемыми на новые места работы государственной службы. Ведения нескольких личных дел од ного и того же государственного служащего быть не должно.
Личное дело работника содержит внутреннюю опись доку ментов.
Личное дело документ длительного хранения (75 лет). Оно хранится в сейфе, выдается во временное пользование лишь ограниченному числу лиц. Изменения и дополнения в личные дела вносятся инспектором отдела персонала, ответ ственным за их ведение.
Тема № 11. Порядок ведения трудовых книжек
1. Общие правила заполнения трудовой книжки
2. Сведения о работе
3. Порядок внесения записи в трудовую книжку индивидуальным предпринимателем
4. Сведения в трудовой книжке о награждениях
5. Записи в трудовой книжке об увольнении
1. Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина и служащий для установления его общего, непрерывного и специального стажа работы.
Порядок заполнения трудовой книжки регламентируется ТК РФ и другими нормативными актами.
Согласно пункту 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
фамилия, имя, отчество;
дата рождения (число, месяц, год);
Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Записываются сведения о работнике на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.
образование;
профессия;
специальность.
Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании документов об образовании, о квалификации или, в случае поступления на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, - на основании документов о наличии специальных знаний. Если работник впервые устраивается на работу по профессии, не требующей специальных знаний и навыков, то запись о профессии (специальности) можно сделать без соответствующих документов. При отсутствии у новых работников профессий поле должно быть оставлено незаполненным, так как запись о профессии и специальности нужно вносить на основании документов о наличии квалификации. На это есть прямое указание в разделе II Правил ведения и хранения трудовых книжек.
В трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
За исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение, сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся.
Записи в трудовую книжку вносятся на основании документально подтвержденных данных. Записи о приеме на работу, переводе, прекращении трудового договора, поощрениях вносятся на основании приказов (распоряжений) администрации организации в течение недели после издания приказа (распоряжения). Исключением относительно внесения записи в недельный срок являются случаи прекращения трудовых отношений. Запись о расторжении трудового договора должна быть внесена в день его расторжения.
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке (унифицированная форма Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").
Примечание. В личной карточке повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Работник, ставя свою подпись на первой странице трудовой книжки, тем самым заверяет правильность внесенных записей. Первую страницу трудовой книжки также подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек в организации. После этого ставится печать организации, которая впервые заполнила трудовую книжку. Данные, внесенные на первую страницу трудовой книжки, могут быть заверены печатью отдела кадров или печатью обособленного подразделения (представительства, филиала), в которое трудоустраивается работник.
Согласно пункту 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносится запись:
а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;
б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее Инструкция №69).
В соответствии с указанной Инструкцией записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами, причем число и месяц записываются двузначными цифрами, а год - четырехзначными. Записи производятся аккуратно и без каких-либо сокращений перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. В Инструкции №69 установлен порядок заполнения сведений о работнике, о работе, о награждении работника, об увольнении и приеме на работу (на различных основаниях), а также рассмотрены особенности заполнения дубликата трудовой книжки.
2. В разделе "Сведения о работе" трудовой книжки указывается (в виде заголовка) полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).
Под этим заголовком производятся следующие записи:
в графе 1 - ставится порядковый номер вносимой записи; в графе 2 - указывается дата приема на работу; в графу 3 вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому внесена запись. Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись в трудовую книжку. Отмечается в трудовой книжке и установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.
В случае изменения наименования организации за время работы работника, в графе 3 раздела "Сведения о работе" отдельной строкой делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится запись по месту работы о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел. Делается это следующим образом: в вышеупомянутом разделе трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж", а в графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.
В трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела "Сведения о работе" вносится запись: "Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года", а в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер, - в случае восстановления в установленном порядке непрерывного трудового стажа. Это установлено пунктом 3.4 Инструкции №69.
По желанию работника в трудовую книжку вносится запись сведений о работе по совместительству. В этом случае в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.
3. Трудовой кодекс Российской Федерации в первоначальной редакции запрещал работодателям (физическим лицам), в том числе являющимся индивидуальными предпринимателями, производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
При этом такой работодатель обязан оформить трудовой договор с работником в письменной форме и зарегистрировать этот договор в соответствующем органе местного самоуправления. Документом, подтверждающим время работы работника у индивидуального предпринимателя, служил письменный трудовой договор.
Со вступлением в силу с 06.10.2006 Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании недействующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации» правовое регулирование вопроса, связанного с оформлением трудовых книжек работников, работающих у работодателей – индивидуальных предпринимателей», и внесением в них записей, претерпело существенные изменения.
Согласно статье 66 ТК РФ «трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, работающего у работодателя – физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем. Такой работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
Согласно статье 424 ТК РФ если правоотношения возникли до введения закона в действие, то ТК РФ применяется к тем правам и обязанностям, которые возникли после введения его в действие. Следовательно, после 06.10.2006 года индивидуальный предприниматель должен произвести запись о приеме на работу в трудовую книжку работника вне зависимости от даты его поступления на работу. Если работник заключает трудовой договор впервые, то работодатель должен оформить ему трудовую книжку не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Что касается документа, на основании которого вносится запись о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю, то таким документом является приказ (распоряжение) о приеме на работу, издаваемый на основе заключенного трудового договора (статья 68 ТК РФ; пункт 3.1), Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69.
Запись в трудовую книжку следует внести со дня начала работы у данного индивидуального предпринимателя. Соответственно, в этом случае при увольнении работника, принятого на работу до 6 октября 2006 г., в трудовой книжке также производится запись об увольнении. При отсутствии в трудовой книжке записи о приеме на работу работника, принятого на работу к индивидуальному предпринимателю до 6 октября, запись об увольнении такого работника после 6 октября не имеет основания (Письмо Роструда от 30 августа 2006 г. № 5140-17).
4. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении за трудовые заслуги:
а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.
Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
Порядок внесения сведений о награждениях регламентирован разделом 4 Инструкции №69.
При заполнении сведений о награждениях в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.
5. Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек записи об увольнении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона, со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона.
Пунктом 5.1. Инструкции №69 установлено, что запись об увольнении в трудовой книжке производится в следующем порядке:
в графе 1 ставится порядковый номер записи;
в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер. Днем увольнения работника является последний день его работы (статья 77 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ)), если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником. ТК РФ предусматривает случаи, когда днем увольнения может быть не только последний день работы: например, в соответствии со статьей 127 ТК РФ при предоставлении неиспользованного отпуска с последующим увольнением (по письменному заявлению работника) днем увольнения считается последний день отпуска. Исключение при этом составляют случаи увольнения за виновные действия.
Тема № 12. Договорно-правовая документация
Общие правила составления и оформления договоров
Договор бытового заказа
договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
Договор купли-продажи
Договор поставки
Договор аренды
1. Договор – соглашение двух или нескольких лиц (граждан или юридических лиц) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Договоры определяют права и обязанности сторон. Условия, установленные сторонами в договоре, характеризуют его содержание.
Договор считается заключенным, когда между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным его пунктам.
Порядок заключения договоров и сроки их исполнения регулируются в общем виде законодательными актами Российской Федерации, а также рядом специальных нормативных актов министерств и ведомств Российской Федерации..
Для унификации условий отдельных видов договоров имеются типовые договоры, которые являются нормативными актами, обязательными для сторон.
На практике применяются различные формы типовых договоров, которые в значительной степени облегчают процесс составления конкретного договора и позволяют ориентироваться в сложных юридических отношениях.
Несмотря на то, что нет универсальной формы договора, а договор – это индивидуальный акт, требующий специальных знаний, существует базовая структура договора, содержащая следующие основные положения:
1) преамбула (или вводная часть), содержащая:
наименование договора;
дату подписания договора;
место подписания договора;
полное фирменное наименование контрагентов (сторон);
название сторон по договору (например: «подрядчик», «поставщик», «арендатор», «покупатель»);
подробное наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, подписавшего договор, а также наименование документа, удостоверяющего его полномочия на подписание документа;
2) предмет договора. Права и обязанности сторон:
обязанности и права первой стороны по договору;
обязанности и права второй стороны по договору;
срок выполнения своих обязательств сторонами;
место исполнения обязательств каждой из сторон;
способ исполнения обязательств каждой из сторон;
3) дополнительные условия договора:
срок действия договора;
ответственность сторон;
способы обеспечения обязательств;
основания досрочного расторжения договора в одностороннем порядке; действия сторон при одностороннем расторжении договора;
условия о конфиденциальности информации по договору;
порядок разрешения споров между сторонами по договору;
4) прочие условия договора:
регулирование отношений сторон другими, кроме договора нормативными (законодательными) актами;
условия о согласовании связи между сторонами;
преддоговорная работа и ее результаты после подписания договора;
реквизиты сторон;
количество экземпляров договора;
порядок исправлений по тексту договора;
подписи представителей сторон.
Договоры заключаются в письменной форме путем подписания сторонами единого документа или посредством обмена письмами.
Основными документами, разрабатываемыми организацией при решении вопросов коммерческой деятельности являются: относят договора; протоколы; акты, претензии; исковые заявления; доверенности; накладные; наряды и другие документы, образцы которых приведены в приложении.
2. По договору бытового заказа организация (предприятия бытового обслуживания населения) выполняет для заказчиков определенную работу. Работа может выполняться из материала предприятия или заказчика. Организация (предприятие) отвечает за сохранность вещей, качество и своевременность выполнения работ. Договор бытового заказа оформляется письменно.
Заказчику выдается квитанция, в которой указываются наименование, адрес и телефон организации (предприятия) службы быта, наименование и краткое описание заказа (сложность, фасон и т. д.), фамилия, инициалы и адрес заказчика, наименование материала заказчика и его стоимость, стоимость работы (с выделением суммы полученного аванса), срок исполнения заказа.
Квитанция подписывается обеими сторонами и удостоверяет оформление договора бытового заказа. На оборотной стороне квитанции приводится выписка из правил и порядок выдачи индивидуальных заказов. Так, при приеме заказа на пошив одежды из материала заказчика подкладка, меховые детали (воротник, манжеты) и другие отделочные материалы должны быть сданы заказчиком не позднее дня первой примерки. Материалы заказчика промеряются в его присутствии по длине и ширине жестким метром на столе.
Претензии на неудовлетворительное качество исполнения заказа принимаются предприятиями службы быта в течение 10 дней со дня получения заказа, а по скрытым дефектам одежды– в течение 6 месяцев, головных уборов– одного месяца.
Квитанция служит основанием для своевременного получения заказа. При утере квитанции заказ выдается по письменному заявлению заказчика с предъявлением паспорта. Граждане, не имеющие по действующим правилам паспорта, предъявляют документ, заменяющий паспорт.
3. С лицами, ответственными за хранение денежных средств и товарно-материальных ценностей в организации, заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
В соответствии с существующим законодательством договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены организацией (предприятием) с работниками достигшими 18-летнего возраста, занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если должности, занимаемые работниками, или выполняемые ими работы предусмотрены в специальном перечне предусматривающем работы, связанны с приемом от населения предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для выполнения иных операций, связанных с изготовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей) и с выдачей напрокат населению предметов культурно-бытового назначения.
4. По договору купли-продажи продавец обязуется передать имущество в собственность (полное хозяйственное ведение, оперативное управление) покупателя, а покупатель обязуется принять имущество и уплатить за него определенную денежную сумму.
Право собственности у покупателя возникает с момента передачи вещи, если иное не установлено законодательством или договором.
5. Для приобретения товаров стороны вступают между собой в отношения по поставке продукции предприятием-поставщиком предприятию-потребителю. Эти отношения оформляются договором поставки, который является разновидностью договора купли-продажи, и является самой распространенной коммерческой операцией в свободном предпринимательстве.
По договору поставки поставщик обязуется в определенный срок передать потребителю в собственность или в оперативное управление определенную продукцию. Покупатель обязуется принять продукцию от поставщика и оплатить последнему стоимость этой продукции по установленным ценам.
Инициатива в заключении договора, как правило, принадлежит поставщику, который после предварительных переговоров и согласования условий сотрудничества обязан составить и выслать указанному в них потребителю подписанный проект договора в двух экземплярах. К договору необходимо приложить спецификацию с указанием технической характеристики, развернутого ассортимента и других данных, характеризующих поставляемую продукцию.
Поставщик и предприятие-потребитель при заключении договоров должны действовать в рамках существующего законодательства.
Покупатель не позднее 10 дней после получения проекта договора должен подписать его и вернуть один экземпляр поставщику. Договор поставки считается заключенным с того момента, когда обе стороны достигли соглашения по всем существенным пунктам, а также когда неурегулированные сторонами условия договора определены решением арбитражного суда по преддоговорному спору.
Протоколы разногласий к договорам поставки составляются в тех случаях, когда по предложенному поставщиком проекту договора у покупателя имеются возражения. Однако он обязан подписать договор, а по спорным условиям составить протокол разногласий.
Протокол разногласий к договорам составляется в трех экземплярах. Два экземпляра направляются поставщику одновременно с подписанным договором. Поставщик, получивший подписанный покупателем проект договора с протоколом разногласий, обязан в течение 10 дней рассмотреть его, включить в договор все принятые им предложения покупателя, а спорные вопросы передать в тот же срок на рассмотрение арбитража, сообщив об этом покупателю.
Если в течение указанного срока поставщик не передаст спорные вопросы на рассмотрение арбитражного суда, то условия договора по этим пунктам считаются принятыми поставщиком.
6. По договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. В аренду могут быть переданы земельные участки и другие обособленные природные объекты, предприятия и другие имущественные комплексы, здания, сооружения, оборудование, транспортные средства и другие вещи, которые не теряют своих натуральных свойств в процессе их использования (непотребляемые вещи). В договоре аренды должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды. При отсутствии этих данных в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается не согласованным сторонами, а соответствующий договор не считается заключенным.
Тема № 12. Транспортные договоры. Кредитный договор. Формуляр договора страхования.
Договор перевозки пассажиров
Договор перевозки грузов
Кредитный договор
Договор страхования.
Тема № 13 Порядок досудебного урегулирования споров (претензия).
Понятие претензионного письма.
Содержание претензионного письма
Ответ на претензию
1. Основания для предъявления претензий Как правило, при заключении договора стороны оговаривают порядок предъявления претензий (рекламаций), сроки их предъявления, права и обязанности сторон в связи с предъявлением претензий (рекламаций), способы их урегулирования. Для этого в договор включается раздел «Претензии (рекламации)», в котором должно быть указано, каким документом подтверждается претензия (актом экспертизы, коммерческим актом, актом приемки, протоколом испытаний или др.).
Претензия может быть предъявлена в отношении: качества товара, если оно не соответствует качеству, определенному контрактом, включая несоблюдение комплектности товара и ассортимента; количества товара, если оно не соответствует заявленному в контракте или в товаросопроводительных документах; сроков поставки, если они были нарушены (причем это может касаться как задержки срока исполнения, так и исполнения досрочно); упаковки и маркировки товара, если, например, несоответствие упаковки или неправильная маркировка стали причиной порчи товара; нарушения срока платежа и других сторон взаиморасчетов; других условий контракта.
2. Структура претензионного письма Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма. Независимо от того, по какому поводу составляется претензия, можно говорить об обязательных элементах текста и о правилах оформления, которые должны соблюдаться всегда, в любой ситуации. Претензионное письмо должно содержать следующие сведения: наименование товара, его количество, местонахождение; основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства); предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере); доказательства (ссылки на документы, подтверждающие факт нарушения обязательств виновной стороной); конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной за недостающий товар суммы, требование скидки с общей стоимости товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.). Приводя доказательства обоснованности претензии, желательно не только указывать на конкретные обязательства договора, которые были нарушены, но и делать ссылки на нормы законодательства, которые могут быть основанием для предъявления определенных требований. Если составитель претензии требует от виновной стороны возмещения убытков или возврата определенной суммы, претензия должна также содержать расчет претензионных требований (если расчет достаточно сложен, он может быть вынесен в приложение к претензии). Если претензия предъявляется в отношении количества товара, продавец может потребовать допоставки недостающего товара или возврата стоимости недопоставленного товара. Если претензия касается качества товара, покупатель может потребовать устранения дефектов товара или скидки со стоимости товара. Покупатель может предложить продавцу самому устранить дефекты товара, но в этом случае продавец должен будет оплатить покупателю стоимость ремонта. Как правило, небольшие дефекты устраняются покупателем самостоятельно, но за счет продавца, который возмещает стоимость ремонта. Все расходы, связанные с возвращением дефектного товара, заменой его другим, возмещаются за счет продавца. Если претензия обоснована, продавец будет вынужден: заменить дефектный товар новым; допоставить недостающий товар; сделать процентную скидку со стоимости товара; уплатить денежный штраф.
Претензия должна составляться в корректной форме, она может быть жесткой, но не должна быть грубой. В зависимости от ситуации и намерений покупателя претензия может содержать предупреждение о последующем обращении в арбитражный суд за защитой своих прав, если продавец не удовлетворит претензию.
3. Ответ на претензию. Как правило, срок ответа на претензию после ее получения устанавливается в договоре (например, 10 дней, 30 дней). В течение этого срока продавец (грузоотправитель) обязан рассмотреть претензию и дать на нее ответ в письменной форме. Если ответ на претензию не поступил, считается, что претензия принята и покупатель имеет право обращаться в арбитражный суд с иском об отнесении расходов на счет продавца. Ответ на претензию направляется покупателю товаров (услуг) заказным письмом или телеграммой (телексом). В течение установленного в договоре срока продавец должен сообщить контрагенту об отклонении претензии или о принятии ее к рассмотрению. Если претензия принимается к рассмотрению, необходимо сообщить срок принятия решения по претензии. Если по истечении установленного законом срока (около 1 месяца) претензия будет проигнорирована или на составленную и врученную претензию будет получен отрицательный ответ, то в этом случае возникают опять два пути разрешения этой неприятной ситуации: забыть о существующей претензии или, обратившись в суд, разрешить сложившуюся конфликтную ситуацию и защитить свои права потребителя в судебном порядке.
15