Презентация по документационному обеспечению управления Эволюция делопроизводства

ОФИСНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО О необходимости навыков работы в современном офисенеобходимость наличия базовых знаний в области В эпоху Интернета стираются границы между странами и формируется международный рынок труда. Стремительное развитие технологической базы приводит к тому, что в мире уже сейчас наблюдается нехватка специалистов с хорошим знанием современных информационных технологий. В последнее время активно развиваются виды деятельности, при которых результаты выполненной работы передаются по глобальной сети. В этих условиях будет востребован не тот сотрудник, который находится рядом, а тот, который работает эффективнее. Другая тенденция современной организации труда заключается в том, что время кустарей-одиночек прошло. Современный продукт есть результат коллективного труда. Любой высокотехнологичный и информационноемкий проект создается рабочими группами в рамках офиса или целого ряда офисов, разбросанных по всему миру. Работа в таком офисе невозможна без знания современных средств коммуникации, Интернета, электронной почты, норм и этики делопроизводства. Назначение курса, основные понятия.Офис, делопроизводство, автоматизация делопроизводстваСогласно определению популярного американского словаря Н. Уэбстера, "Офис - это место, где совершается служба и деловые операции".Офис - это также совокупность коммуникационных технологий для обмена информацией в целях поиска оптимальных управленческих решений. Управление требует понимания информационных потоков внутри предприятия, принципов работы его основных служб (делопроизводства, маркетинга, планирования и т.п.) Большая часть управленческой информации фиксируется в виде документов. Ведение документации (делопроизводство) предполагает знание правил В связи с практикой введения электронного документооборота сотрудники современного офиса должны владеть методами и средствами обработки электронных документов. Для этого необходимо получить представление о работе в локальной сети предприятия и приобрести навыки работы в Глобальной сети. В последнее время появилась возможность обучать сотрудников офиса по Интернету, а бизнес стал постепенно перетекать в сферу электронной коммерции. Это в свою очередь потребовало от сотрудников современного предприятия знания элементов электронной коммерции и Интернет-маркетинга, а также основ информационной безопасности. Эволюция делопроизводства и офисных технологий Первые документы появились практически одновременно с возникновением письменности. Например, как утверждал Геродот, на пирамиде Хеопса был высечен документ, в котором было зафиксировано, сколько продуктов было выдано людям, занятым на строительстве пирамиды. Клинописные таблички, берестяные грамоты, папирус, пергамент, бумага, магнитная лента, накопитель на магнитных дисках, лазерные диски - вот далеко не полный перечень носителей, применявшихся когда-то и используемых сегодня для хранения документов. КЛИНОПИСНЫЕ ТАБЛИЧКИ БЕРЕСТЯНЫЕ ГРАМОТЫ ПАПИРУС ПЕРГАМЕНТ БУМАГА МАГНИТНАЯ ЛЕНТА НАКОПИТЕЛЬ НА МАГНИТНЫХ ДИСКАХ ЛАЗЕРНЫЕ ДИСКИ Первый свод законов Киевской Руси "Русская правда", датированный XIВ "Русской правде" уже употребляются термины, свидетельствующие о развитии правовых отношений в Древней Руси: послух (свидетель), вира (штраф), куна (деньги).псаломщики и дьяконы Документы хранились в сокровищницах вместе с драгоценностями, церквях и монастырях. Самой древней формой документа на Руси была грамота — лист пергамента шириной около 3,5 вершка (15-17 см). Размеры документа могли быть разной длины (десятки метров) за счет подклейки следующих листов, образуя собой столбец, столпик. Отсюда название данной технологии работы документами — столбцовое делопроизводство. В XI-XV веках формируется круг людей, занимающихся делопроизводством, устанавливаются правила засвидетельствования документов подписями, печатями князей, городов и отдельных чиновников. Появляются первые формулярники - пособия по делопроизводству с образцами распространенных документов. Высшим правительственным учреждением становится Боярская дума.Приказные избы - приказы Документы того времени составлялись в виде узких столбцов, которые скатывались в свитки. грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра. Приказное делопроизводствоЦАРЬБоярская дума указы, акты, жалованные грамотыприговорыПриказы Приказное делопроизводствоСУДЬЯВ его подчинении были дьяки, заместители судьи — товарищи.Окончательно оформленный документ назывался «матицей».Из приказных изб «наверх» посылались «отписки» (отсюда родилось название бессодержательного чиновничьего ответа на какое-либо обращение). Приказы Соборное уложение 1649 г.Чтобы свиток при разматывании не волочился, его наматывали на деревянный стержень — так родилось слово «волокита», смысл которого не требует особого пояснения, — речь идет о необоснованном затягивании принятия решения. Соборное уложение 1649 г. имело в длину 309 метров. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и стала применяться тетрадная (книжная) форма. Тетрадь — это лист бумаги, сложенный вдвое. По мере необходимости накопившиеся тетради переплетались и составляли собой книги. Лета 7198г. сентября въ 17 день, по указу великихъ государей, царей i великих князей Иоанна Алексеевича, Петра Алексеевича всея великия и малыя Pocui самодержцевъ окольничему князю 1вану Степановичу Хотетовскомус товарищи. В нынешнемь во 198-мъ году сентября въ 7 день. Великие государи, цари i великие князи Иоаннъ Алексеевичь, Петрь Алексеевичь всея великия и белыя Pocui самодержцы, указали в своихъ великихъ государей грамотахъi в приказехъ во делехъi в челобитныхъ писать свое великихъ государей именование и титлу по сему, какъ писано в семь ихъвеликихъ государей указе выше сего.Фрагмент грамоты (1689 г.), устанавливающей правила адресования документов Существовало ограниченное число видов документов приказного делопроизводства: грамоты (царские указы), наказы (указания царя воеводам), приговоры, челобитные (обращения граждан), отписки (доклады, поступающие в приказы с мест). При Петре I от свитков перешли к тетрадям - свернутым вдвое листам, которые сшивались в книги. С середины XVII века принимаются меры по унификации1) делопроизводства и постановке его на законодательную основу. В 1720 году был утвержден "Генеральный регламент", ставший основой для работы всех коллегий, а система делопроизводства стала называться "коллежской". Делопроизводство получило законодательную основу. В "Генеральном регламенте" была определена законченная система норм документирования. "Генеральные формуляры", т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования. КОЛЛЕЖСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВООсновной задачей делопроизводства становится учет и контроль.Кроме секретаря в штат канцелярии входили нотариус, регистратор, актариус, канцеляристы, копиисты, писцы, переводчик и вахмистр. Все сотрудники канцелярии имели детально расписанные обязанности и строго отвечали за их исполнение. Генеральным регламентом были особо четко оговорены процессы регистрации входящих и исходящих документов, впервые определен порядок сдачи в архив законченных производством дел, впервые также введено само понятие архива и установлена должность архивариуса. Контроль за исполнением документов возлагался на прокурора коллегии, были установлены типовые сроки исполнения отдельных видов документов. Особое внимание уделялось исполнению указов государя; их несвоевременное исполнение каралось строго, в отдельных случаях — смертной казнью. Предусматривались меры по защите информации, строгие наказания за подделку и хищение документов. В результате реформ в делопроизводстве и практике управления по примеру западных образцов появились многие новые термины и названия документов:указы, регламенты, архив, архивариус, протоколы, рапорты, корреспонденция, журналы, инструкция, реляция, прошения (вместо — челобитная), инспектор, администратор и др., которые находят применение и в наше время. В 1773 году Екатерина II издает "Общее учреждение для управления губерний", согласно которому документы делились на внутренние и внешние, предназначенные для других учреждений. Министерское(исполнительное) делопроизводство (XIX—начало XX вв.)В 1811 году было издано "Общее учреждение министерств", с появлением которого оформление документов стало более единообразным. Манифест был подготовлен выдающимся государственным деятелем XIX в., советником Александра I, зачинателем многих либеральных преобразований в России того времени — М.М. Сперанским. Утвержден 25 июля 1811 г.МИНИСТР Товарищ министраСовет министраКанцелярия министраДЕПАРТАМЕНТЫКанцелярии департаментовОТДЕЛЕНИЕСтолы ОТДЕЛЕНИЕСтолы ОТДЕЛЕНИЕСтолы Организационная структура министерства При подготовке текстов документов М.М. Сперанский рекомендовал придерживаться строгих языковых правил. Рекомендации М.М. Сперанского по формированию канцелярского стиля речи внесли большой вклад в то, что в наше время называют унификацией служебной переписки.ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАЦИЕЙ: С этого времени начинают формироваться черты канцелярского стиля: неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, лексическое однообразие. По очередности исполнения все поступающие в министерство дела делились Важным событием в развитии делопроизводства, связанным с Манифестом 1811г., следует считать появление бланков документов. Были предусмотрены четыре формы бланков с угловым расположением постоянных реквизитов, ставших обязательными при оформлении служебной переписки.В соответствии с Манифестом предписания министров признаются действительными, т.е., выражаясь современным языком, обладающими юридической силой, только в том случае, если они имеют установленную форму. Другие виды документов, такие как указы, протоколы, докладные записки, писались без бланков. В течение XIX в. широкое хождение в практике доку­ментирования получили сборники образцов писем и других «деловых бумаг», так называемые «письмовники». Кроме образцов разного назначения и содержания сборники сопровождались рекомендациями по форме, структуре и слогу текста документов. С появлением в последней четверти XIX в. пишущих машин, с использованием телефона, телеграфа, различных устройств для размножения документов (гектографы, ротапринты и др.) заметно повысилась культура оформления документов, заняли достойное место в управлении такие новые виды документов, как «телефонограмма» и «телеграмма». С появлением в последней четверти XIX в. пишущих машин, с использованием телефона, телеграфа, различных устройств для размножения документов (гектографы, ротапринты и др.) заметно повысилась культура оформления документов, заняли достойное место в управлении такие новые виды документов, как «телефонограмма» и «телеграмма». С появлением в последней четверти XIX в. пишущих машин, с использованием телефона, телеграфа, различных устройств для размножения документов (гектографы, ротапринты и др.) заметно повысилась культура оформления документов, заняли достойное место в управлении такие новые виды документов, как «телефонограмма» и «телеграмма». НАЧАЛО XX ВЕКАПопытки отдельных ведомств (Морское министерство, Военное ведомство и др.) реформировать сложившуюся систему делопроизводства. Особенно удачным было «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве», изданное в 1911 г.В 1918 году вышло постановление "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". В 1918 году была введена единая форма бланков делового письма. НАЧАЛО XX ВЕКАВ 1931 г. вышли "Общие правила документации и документооборота»в 1963 году - "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР"В 1973 году появились "Основные положения ЕГСД" (Единой Государственной Системы Делопроизводства) - комплекс правил и рекомендаций по ведению документационного обеспечения управления от момента создания документа до сдачи его в архивВ 70-80-х годах сложился блок ГОСТов (государственных стандартов) на управленческие документы.