Самоменеджмент учителя, или как лучше организовать свою работу
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ
Самоменеджмент учителя, или как лучше организовать свою работу
Самоменеджмент - это использование испытанных методов в
повседневной практике для того, чтобы оптимально и со смыслом
использовать свое время.
Фактор времени является самым мощным стрессором. Педагогу
хронически не хватает времени не только на отдых, но и на труд. Зная азы
самоменеджмента, он лучше сможет организовать свою деятельность,
избавится от стресса и научится находить время на отдых.
Можно начать с маленькой анкеты по самоменеджменту "Насколько
хорошо Вы справляетесь со своей работой?"
Анкета
1. Я резервирую в начале рабочего дня времени для подготовительной работы, планирования.
2. Я перепоручаю все, что может быть перепоручено.
3. Я письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.
4. Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать за один раз и окончательно.
5. Каждый день я составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важнейшие вещи я
делаю в первую очередь.
6. Свой рабочий день пытаюсь по возможности освободить от посторонних телефонных разговоров,
незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний.
7. Свою дневную загрузку я стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности.
8. В моем плане времени есть "окна", позволяющие реагировать на актуальные проблемы.
9. Я пытаюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на
немногих "жизненно важных" проблемах.
10. Я умею говорить "нет", когда на мое время хотят претендовать другие, а мне необходимо выполнить более
важные дела.
Обработка результатов
Если Вы теперь суммируете баллы, набранные Вами в результате проверки вашего
рабочего стиля, то получите следующие результаты:
0 - 15 баллов: Вы не планируете свое время и находитесь во власти внешних обстоятельств.
Некоторые из своих целей вы добиваетесь, если составляете список приоритетов и
придерживаетесь его.
16-20 баллов: Вы пытаетесь овладеть своим временем, но Вы не всегда достаточно
последовательны , чтобы иметь успех.
21-25 баллов: У Вас хороший самоменеджмент.
26-30 баллов: Вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально
расходовать свое время. Позвольте окружающим Вас людям приобщиться к Вашему опыту.
Для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.
Прежде всего, надо попробовать устранить основные поглотители времени.
Эту процедуру легко провести в течение одного дня путем жесткой
регистрации времени.
Лучше это сделать по заранее заготовленной схеме:
А. Анализ видов деятельности и расходов времени
Б. Листок дневных помех
Обработка формуляра А:
1) ответы на вопросы:
А - была ли работа необходимой? да/нет
Б - были ли оправданы затраты времени?
В - Было ли целесообразным выполнение работы?
Г - был ли сознательно определен временной интервал?
Обработка формуляра Б:
- Какие помехи были дорогостоящими?
- Какие звонки были бесполезны?
- Какие посещения не нужны?
- Какие телефонные разговоры могли быть короче? Эффективнее?
- Какие посещения должны быть короче и эффективнее?
- Кто больше отвлекал Вас от дел?
3. Анализ "поглотителей" времени
Попытайтесь идентифицировать пять причин временных
потерь, которые повторяются.
Посмотрите следующий список, состоящий из самых существенных "поглотителей" или "ловушек" времени, и наметьте "свои" пять важнейших:
1. Нечеткая постановка цели.
2. Отсутствие приоритетов в делах.
3. Попытка слишком много сделать за один раз.
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
5. Плохое планирование трудового дня.
6. Личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол.
7. Чрезмерное чтение.
8. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).
9.Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
10.Недостатки кооперации или разделения труда.
11.Отрывающие от дел телефонные звонки.
12.Незапланированные посетители.
13.Неспособность сказать "нет".
14.Неполная, запоздалая информация.
15.Отсутствие самодисциплины.
16.Неумение довести дело до конца.
17.Отвлечение (шум).
18.Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
19.Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.
20.Болтовня на частные темы.
21.Излишняя коммуникабельность.
22.Чрезмерность деловых записей.
23.Синдром откладывания.
24.Желание знать все факты.
25.Длительные ожидания(например, условленной встречи).
26.Спешка, нетерпение.
Таким образом, освободившись от "поглотителей" вашего времени и выявив слабые места в самоорганизации, педагог сможет высвободить значительные резервы времени для себя.
Специалисты по самоменеджменту выделяют шесть основных его функций:
1) постановка целей;
2) планирование;
3) принятие решений;
4) реализация и организация;
5) контроль;
6) информация и коммуникация.
Основное правило самоменеджмента заключается в том, что вокруг шестой функции вращаются все остальные.
Технику самоменеджмента кратко можно представить в виде простой схемы, где выделена его функция, соответствующие ей рабочие методы и приемы и достигаемый благодаря их использованию выигрыш во времени.
Техника самоменеджмента
Функция
Рабочие приемы, методы
Достигаемый результат(выигрыш во времени)
1.Постановка
целей
Определение цели, ситуационный
анализ, целевые стратегии и методы
достижения успеха, формирование
цели
Мотивация, устранение слабых сторон, распознавание преимуществ,
концентрация усилий на узких местах, фиксация сроков и ближайших шагов
2.Планирование
Годовое планирование, месячное планирование, декадное планирование, планирование дня,
принципы временного
менеджмента,менеджмент с помощью дневника
времени
Подготовка к реализации цели,
оптимальное распределение и
использование времени, сокращение
сроков исполнения
3.Принятие
решений
Установка приоритетов, принцип
Парето (соотношение 80:20), АБВ-
анализ, принцип Эйзенхауэра,
делегирование дел, перепоручение)
Приводящая к успеху организация
труда, первоочередное решение
жизненно важных проблем,
упорядочение дел по их важности,
избавление от "тирании"
неотложности, продуктивность
трудовых затрат
4.Реализация и
организация
Распорядок дня, график
продуктивности, биоритм,
самопроявление, дневной рабочий план
Применение самомендежмента,
концентрация на значительных
задачах, использование пика производительности, учет периодических колебаний,
становление индивидуального
рабочего стиля
5.Контроль
Контролирование процесса работы
(сравнение замысла с результатом),
контролирование итогов, (контролирование, достижения
поставленных целей,
промежуточных результатов), обзор
итогов истекшего дня
(самоконтроль)
Обеспечение запланированных
результатов, позитивное воздействие
на течение жизни
6.Информация
и коммуникация
Рациональное чтение,
рациональное ведение беседы,
рациональное использование
телефона, рациональное ведение
корреспонденции, листки-памятки
и формуляры
Быстрое чтение,
выделение времени для
собеседований, отгораживание от
возможных помех, меньше
отвлечений, меньше "бумажной войны"
Постановка целей требует выразить в виде четких намерений наши явные и скрытые потребности, интересы или задачи, а также сориентировать свои действия и поступки на их выполнение:
- цель описывает конечный результат;
- цель - представление о будущем;
- ежедневная работа должна приближать к цели;
- постановка целей - перманентный процесс;
- предпосылка успеха заключается в точном знании того, что, когда, в каких масштабах необходимо достичь.
Успешно работать - значит точно и хорошо выполнять нужные задачи.
Принятие решений предполагает установление целеориентированных и однозначных приоритетов. Для целесообразного и эффективного выполнения задач безусловно необходимо, чтобы человек лично установил их очередность.
Установление приоритетов помогает:
- планомерно вести дела;
- выполнять срочную работу к установленному времени;
- регулировать перерывы в работе;
- проверять степень срочности;
- определять альтернативные решения, например, с помощью
вспомогательных вопросов;
- учитывать возможности делегирования ваших полномочий другим.
Вы активно регулируете свой трудовой процесс (т. е. занимаетесь самоменеджментом) значит:
- избегаете ненужных конфликтов со своими целями;
- избегаете конфликтов с коллегами и руководителем;
- избегаете "переделывания" уже сделанного;
- избегаете ненужного стресса.
Памятка по самоменеджменту
· Важную задачу редко бывает необходимо выполнить сегодня или на этой неделе, в то время как со срочной задачей хотят разделаться сразу.
· Освобождайтесь от "тирании" спешности:
Никогда не допускайте того, чтобы важные дела становились срочными!
Старайтесь срочные, но менее важные дела не выполнять лично,
а хотя бы часть их делегировать!
Для приведения в действие всех важных планов руководствуйтесь следующими принципами:
Начало дня
1. Начинать день с позитивным настроем.
2. Хорошо позавтракать и без спешки идти на работу.
3. Начинать рабочий день по возможности в одно и то же время.
4. Перепроверка плана дня.
5. Вначале - ключевые задачи.
6. Приступать без раскачки.
Основное время дня
7. Хорошая подготовка к работе.
8. Избегать действий, вызывающих обратную реакцию.
9. Отклонять дополнительно возникающие "неотложные" проблемы.
10. Избегать незапланированных импульсивных действий.
11. Своевременно делать паузы (соблюдать размеренный темп).
12. Небольшие однородные задачи выполнять сериями.
13. Рационально завершать начатое.
14. Использовать временные "остатки".
15. Работать, учитывая колебания общей трудовой активности в течение дня (график дневных "помех").
16. Выкраивать спокойный час.
17. Контролировать время и планы.
Конец дня)
18. Завершать несделанное.
19. Контроль за результатами и самоконтроль.
20. План на следующий день.
21. Домой - с хорошим настроением.
22. Каждый процесс должен иметь свою кульминацию.
Функция самоменеждмента "Организация и исполнение" предполагает объединение Вашей энергии и активности и направление их на достижение поставленных целей.
· Организация рабочего дня означает, что вы подчиняете себе свою работу и свое время и не допускаете, чтобы было наоборот.
· В вышеследующем формуляре сведены воедино важнейшие правила и принципы распорядка дня.
· Учитывайте в своем распорядке дня изменение вашей психологической готовности, распределяйте с учетом этого свои задачи по отдельным периодам дня.
· Выведите личный дневной ритм, для чего путем систематических наблюдений, определите свой график продуктивности.
· Биоритм выявляет подъемы и спады наших жизненных сил в течение продолжительного периода: он указывает на то, что в физической, психической и духовной сферах имеют место периодические колебания, но еще не проясняет, почему так происходит.
· Биоритм указывает на тенденции, но сам по себе не является творцом событий; его можно учитывать при планировании своих задач на продолжительный период, что содействует достижению целей более рациональным путем.
· Перепроверьте свой персональный рабочий стиль и усовершенствуйте его, для чего интегрируйте в него все новые побудительные импульсы, например, в целях избавления от мешающих привычек.
· Постоянно имейте в виду использование нетрадиционных, лучших возможностей: всегда есть более простой путь для выполнения задачи.
Последней функцией во внешнем круге самоменеджмента является контроль, который охватывает три задачи:
1. Осмысление физического состояния. Что достигнуто к моменту контроля?
2. Сравнение запланированного с достигнутым. В какой степени достигнута
цель? Какие есть отклонения?
3. Корректировка по установленным отклонениям:
- контроль процесса и осуществления деятельности;
- контроль результатов.
Для подведения итогов конкретного можно применять метод "пяти пальцев", который ориентируется на начальные буквы названий пальцев.
М (мизинец) - мыслительный процесс: какие знания, опыт я сегодня
получил?
Б (безымянный палец) - близость цели: что я сегодня сделал и чего достиг?
С (средний палец) - состояние духа: каким было сегодня мое преобладающее настроение, расположение духа?
У (указательный палец) - услуга, помощь: чем я сегодня помог другим, чем услужил, порадовал или "поспособствовал"?
Б (большой палец) - бодрость, физическая форма: каким было мое
самочувствие.
Систематические занятия самоменеджментом позволят избавиться от текучки, вороха бумаг на столе, лишних страхов и тревог, сохранить свое время и здоровье для самосовершенствования.
Через рефлексию своей деятельности, самоменеджмент и творчество педагог достигает профессионального совершенства.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ
Самоменеджмент учителя, или как лучше организовать свою работу
Рисунок 115