Презентация по делопроизводству на тему Организационные функции секретаря по подготовке совещания

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ. ПОДГОТОВКА ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени.Важными факторами успеха в работе секретаря является умение вести себя с людьми и способность создавать благоприятное впечатление, повышающее авторитет его руководителя. ВВЕДЕНИЕ Нормативные документы, регламентирующие деятельность секретаря: Должностные инструкции секретаря Должностная инструкция регулирует деятельность каждого сотрудника, и секретаря в том числе.Должностная инструкция секретаря включает в себя:общие положения;функции работника;должностные обязанности;права секретаря;ответственность;взаимоотношения;оценка работы; Функции секретаря Секретарь должен выполнять:предварительное рассмотрение документов, их «фильтрацию» - определение корреспонденции, направляемой для анализа и принятия решения руководителем;направление документов, не требующих рассмотрения руководителем, непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям;составление номенклатур дел;формирование дел;постоянный контроль за правильным оформлением всей документации, образующейся в деятельности организации;- оказание методической помощи сотрудникам, ответственным в организации за ведение делопроизводства и т.п. ПОДГОТОВКА ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ При проведении официальных (плановых) совещаний: Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Важно создать обстановку нормального хода совещания, не допуская его срывов. Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона, сокращая до минимума персональные вызовы. Если секретарь принимает участие в работе совещания, то ему может быть поручено ведение протокола. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки.Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь. Совещания оперативного характера проводятся обычно в кабинете руководителя, поэтому секретарь должен позаботиться об обеспечении участников совещания бумагой для записей. После совещания следует привести кабинет в порядок. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:Петрова Ю. А. «Секретарское дело». М.: Омега-Л., 2008 О. Энговатова «500 советов секретарю». М.: Альфа-Пресс, 2006. Анохина, А. А. «Совещание: подготовка шаг за шагом», Секретарь-референт. – 2007. – №5. – С. 8–16; №6. – С. 8–12.  Славинская, О. В., А. И. Малиновский «Секретарское дело: пособие» М.: РИПК Минтруда и соцзащиты, 2010. Смирнова Е. П. «Делопроизводство для секретаря». М .: Омега-Л., 2010