Презентация по архивному делу на тему Обеспечение сохранности документов в архиве

Обеспечение сохранности документов в архивеГосударственное автономное профессиональное образовательное учреждение Иркутской области«Братский индустриально-металлургический техникум»(ГАПОУ БрИМТ) Обеспечение сохранности документов – это основная задача государственных архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. Оптимальные условия хранения документов: - наличие помещения для архива организации; - наличие в архиве специального оборудования для размещения дел; - оснащение архива средствами пожаротушения, охраной и противопожарной сигнализацией;- поддерживание оптимальных условия для физико-химической сохранности документов.

Архивы должны иметь:- специальные передвижные или стационарные стеллажи с шириной полок не менее 25 см;- ширину проходов между стеллажами не менее 75 см;- ширину основных проходов до 120 см;- расстояние между полками по высоте 35-40 см;- расстояние торцов стеллажей от стен 45 см;- расстояние от пола до нижней полки 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах до 50 см. ОХРАННЫЙ РЕЖИМ АРХИВА – включает оборудование здания средствами охранной сигнализации, поста охраны, опечатывание помещений, пропускной режим, хранение ключей от служебных помещений. ПРОТИВОПОЖАРНЫЙ РЕЖИМ – электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки для переносной аппаратуры. Пожарные сигнализации, огнетушители.



СВЕТОВОЙ РЕЖИМ – хранение документов осуществляется в темноте. Естественное освещение в архивохранилищах допускается рассеянным светом. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах. САНИТАРНО-ГИГИЕНИЧЕСКИЙ РЕЖИМ – архив содержится в чистоте и порядке. Проводится систематическая влажная уборка и не реже 1 раза в год убирается пыль пылесосом со стеллажей и шкафов. ТЕМПЕРАТУРНО-ВЛАЖНОСТНЫЙ РЕЖИМ – в помещении архива для документов на бумажной основе, при наличии системы кондиционирования воздуха, должен поддерживаться нормативный температурно-влажностный режим: - температура 17–19°С; - относительная влажность воздуха 50–55 %.- бумажных носителях – температура + 17-19°С , относительная влажность воздуха 50-55 %;- черно-белых пленочных носителях – температура + 15°С, относительная влажность воздуха 40-55 %; - цветных пленочных носителях – температура + 2-5°С, относительная влажность воздуха 40-55 %; - электронных носителях – температура + 15-25°С, относительная влажность воздуха 40-60 %.


ОБОСОБЛЕННОМУ ХРАНЕНИЮ ПОДЛЕЖАТ ДОКУМЕНТЫ:- секретные;- уникальные; - имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни; - на нитрооснове; - пораженные биологическими вредителями; - принятые на временное, хранение, не учтенные в качестве документов Архивного фонда Российской Федерации. На место изъятого документа вкладывается карта-заместитель установленного образца и при необходимости копия документа.Все дела в архивохранилищах* дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов, к коробкам приклеиваются, а к связкам дел прикрепляются к шпагату ярлыки с указанием:- номера описи (номенклатуры дел);- года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку). ДЕЛА ВЫДАЮТСЯ ИЗ ХРАНИЛИЩ: - для использования (пользователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, учреждениям и организациям во временное хранение);- для проведения архивных работ с документами. При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений. ЦЕЛЬ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ В АРХИВАХ: - установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях; - выявить повреждённые дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплёта, дезинфекции, переворота на другую сторону и тому подобное. ПОРЯДОК ПРОВЕРКИ: 1. В начале проверки проводится выверка учетных документов, которые включают установление полноты учета документов, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описям дел.2. Проверку в государственном архиве проводят два работника.3. Уникальные документы проверяются полистно.4. Архивные документы выданные во временное пользование проверяются по актам выдачи.
Проверка физического состояния документов проводится для выяснения общей картины состояния фондов архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой специальной обработке. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью: устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов; восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.Аудиовизуальные и электронные документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:
ВЫВОДВ результате проведённой работы можно сделать ряд выводов. Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:- комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов - комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должен проводится следующий комплекс взаимосвязанных работ:- создание оптимальных условий хранения документов;- размещение документов в хранилищах;- соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;- проверка наличия и состояния дел;- создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;- обеспечение физико-химической сохранности документов.