Презентация по международному делопроизводству на тему Порядок оформления реквизитов на международных документах. Оформление бланков документов

 ПРЕЗЕНТАЦИЯк теме «Порядок оформления реквизитов на международных документах. Оформление бланков документов»МЕЖДУНАРОДНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОдля студентов 2 курса специальности Правоохранительная деятельность2015 г. Процесс визуального просмотра изучаемого материала (реквизитов) помогает его более высокому усвоению, а так же развивает «зрительную память» и внимание, что особо важно для будущей профессиональной деятельности обучающихся по специальности Правоохранительная деятельность.Презентация может быть использована в процессе преподавания специального курса – ПМ.03 Выполнение работ по профессии «Делопроизводитель», а также в процессе преподавания МДК 01.05 Делопроизводство и режим секретности.В результате изучения темы «Порядок оформления реквизитов на международных документа. Оформление бланков документов» студент осваивает следующие дополнительные компетенции: ДПК 3.1. Принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения организации.ДПК 3.5. Составлять и оформлять формуляры служебных документов и служебные документы с использованием формуляров документов конкретных видов.ДПК 3.8. Систематизировать и хранить документы текущего архива. Пояснительная записка Состав реквизитов международной корреспонденции 1. Сведения об отправителе (Issuer Field);2. Ссылки на индексы отправителя/получателя (Reference Line);3. Дата (Date);4. «Внутренний адрес» (The Inside Address), включающий наименование получателя письма и его почтовый адрес;5. Указание на конкретное лицо, «К сведению» (Attention Line);6. Вступительное обращение (Salution);7. Заголовок (Subject Line);8. Основной текст письма (Body of the Letter);9. Заключительная формула вежливости (Complimentary Close);10. Подпись (Signature);11. Указание на приложение (Enclosure);12. Указание на рассылку копий данного письма (CCNotation) 1. Сведения об отправителе Если отправителем письма является юридическое лицо, то бланк письма содержит :наименование организации, Почтовый адрес, номера телефона, телекса, телефакса.,организационно-правовая форма:Limited (или Ltd) - компания с ограниченной ответственностью (Limited liability company); Incorporated (или Inc) - корпорация;“& Co.” - товарищество между двумя и более людьми. В случае, когда речь идет о семейной корпорации, вместо слова “Co” используются слова «сын» (“son”), «сыновья» (“sons”), «брат» (“brother”), «братья» (“brothers”) и т.д.Если отправителем является физическое лицо, то в названии фирмы данные отметки отсутствуют. 2. Ссылки на индексы отправителя/получателя Ссылка на индекс отправителя (получателя) – это поисковые признаки писем, выраженные буквенно-цифровым обозначением.Эти ссылки могут быть без пояснений, либо сопровождаться словами «ваша ссылка», «наша ссылка». Например:12/ОК, где 12 - порядковый номер письма, а ОК - код отдела;RB/LS, где RB - инициалы автора письма, а LS - инициалы его секретаря.Например:Your reference: 5-46 - Ваша ссылка: 5-46Our reference: R2-ULT - Наша ссылка: R2-ULT Просьба о ссылке на данное письмо может быть выражена различнымиспособами, например:In your reply please refer to USN/RN/PQ17 (В Вашем ответе просим сослаться на USN/RN/PQ17)Please quote № 648/12/24 when replying (В ответе просим сослаться на № 648/12/24) 3. Дата (Date) Международный стандарт ISO 8601:1988. «Форматы обмена элементами данных. Обмен информацией. Представление дат и времени» определяет цифровой способ написания дат в формате: год, месяц, день. Например: 2014-12-20.Для исключения неточностей толкования дат при разных способах рекомендуется использовать словесно-цифровой способ написания дат: 12 December 2014 (12 декабря 2014). При использовании в корреспонденции английского языка названия месяцев пишутся с заглавной буквы, а окончания числительных (-th, -rd, -nd, -st) при указании дней не применяются. 4. Адрес Почтовый адрес частных лиц состоит из следующих элементов:Наименование адресата , которое включает указание семейного положения или титула лица - мистер, мисс, Ваше Превосходительство и т.д.;Имя, фамилия, приставка к имени - Чарльз СПЕНСОР-младший;Занятие, функция - судья, нотариус и т.д.;Адрес: название улицы, номер дома, квартиры, почтового ящика;Почтовый индекс;Название города, области, страны.Например:Mr.Walter SKINNER2090Oak AlleyApt#820WASHINGTOND.C. 20016USAОбратите внимание: фамилия адресата оформляется прописными буквами! Почтовый адрес юридических лиц состоит из следующих элементов:Название организации - Kodak Ltd; Bayer AG;Род деятельность организации - фирма по гражданскому строительству, фармакологическое концерн и т.д.;Отдел или подразделение организации;Адрес;Почтовый индексНазвание города, области, страны.Например:Mr.Edward McGREGORNorthAtlantic Shipping Co.LondonSWL 75CEnglandОбщая длина адреса не должна превышать 6 строк по 30 знаков в строке. Строки длиннее 30 знаков должны быть набраны более мелким шрифтом. Различают почтовые адреса частных и юридических лиц. 5. Указание на конкретное лицо, «К сведению» Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его фамилия, затем должность, а только потом - название организации.Если в адресе не указана фамилия получателя, но отправитель заинтересован в том, чтобы корреспонденция попала к конкретному лицу, то под адресом отдельной строкой помещается отметка «К сведению». В ней может быть указана фамилия или должность конкретного лица, например:Attention: Mr. J. SmithИли: Attention of: J. SmithИли: Attention of Information Department 6. Вступительное обращение (Salution) В международной переписке применяются следующие обращения:При обращении к организации в целом Уважаемые господа - Dear Sirs или Gentlemen (в США)При обращении к мужчине, если неизвестно его имя Уважаемый господин - Dear SirПри обращении к мужчине/женщине , если известно имя Уважаемый господин Морган - Dear Mr. MorganУважаемая госпожа Ирина, если замужняя - Dear Madam IrinaУважаемая госпожа Лоуренс, если незамужняя - Dear Miss Lawrence-При обращении к другу или человеку, которого вы хорошо знаете Дорогой Джеймс - Dear JamesПосле вступительного обращения ставится двоеточие (в США) или запятая (в Великобритании). 7. Заголовок В международной переписке заголовок к тексту не является обязательным реквизитом. Однако, в случае его использования, он помещается перед основным текстом после личного обращения. Заголовок обычно подчеркивается чтобы привлечь к нему внимание. Например: Order No 190 for Volvo Cars или:Re: Letter of Document No. 20/230 или:In re: Letter of Document No. 20/230«Re» сокращенное латинское выражение - относительно, по вопросу. В настоящее время отметки «In re» и «Re» встречаются, как правило, в переписке по юридическим вопросам в значении «по делу». 8. Основной текст письма Текст международного письма состоит, как правило, из трех частей: вводной части, в которой сообщаются причины обращения, главной части с изложением существа вопроса,заключительной части с выводами по материалам излагаемого дела. 9. Заключительная формула вежливости Письмо в международной корреспонденции принято оканчивать заключительной формулой вежливости. Типовыми фразами в письмах к организациям используются:Yours faithfully илиFaithfully yoursYours truly или Truly yoursYours very truly или Best wishesВсе эти фразы можно перевести как «С уважением», «Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания». 10. Подпись Личная подпись размещается под заключительной формулой вежливости. Под личной подписью указывается фамилия, еще ниже - должность. Например:Yours sincerely(подпись)Mr. S. SeagalDepartment Chef 11. Отметка о наличии приложений Отметка о наличии приложений в зарубежной корреспонденции располагается в левом нижнем углу под подписью и состоит из слова «Enclosure» (если приложение одно) или «Enclosures» (если приложений несколько).Например:2 Enclosures или3 Encl. (3 Enc.) 12. Указание на рассылку копий данного письма Указание на рассылку копий данного письма проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение «c.c.» (от «карбоновые копии» или «копировальные копии») и название организации, которой выслана копия, например:c.c. Messrs Low&Rapp Ltd., Lawyers Размещение реквизитов на бланке международных документов: