Управление процессом адаптации сотрудников в учебном учреждении

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССОМ АДАПТАЦИИ СОТРУДНИКОВ
в учебном учреждении


Рутченко И.Ю.,
директор Донецкой общеобразовательной
школы І – ІІІ ступеней № 82
Министерства образования и науки
Донецкой Народной Республики

Не жалейте сил и времени
на новых сотрудников,
и они станут вашими друзьями
Основу организации, ее сущность и основное богатство составляет человек - индивидуальность, личность со своими разнообразными способностями, с присущим только ему отношением к профессиональной деятельности, организации рабочего пространства.
В 2014 – 2015 учебном году вследствие политически нестабильной ситуации региона в школе сложилась непростая ситуация с кадровым обеспечением. Возникла проблема частых увольнений, заполнения вакансий педагогических работников, подбора кадров, мотивации будущих сотрудников и, соответственно, адаптация новичков.
Поэтому в интересах учреждения первостепенной задачей администрации школы стало быстрое включение вновь принятых сотрудников в жизнь учреждения, сокращение времени приспособления до минимума, в кратчайшие сроки получение максимальной отдачи.
Каждому, вероятно, хотя бы раз приходилось ощущать тревогу и дискомфорт при переходе на новое место работы. Помните?! На вас обрушивается масса вопросов. Неизвестно, как себя вести? Что и кому можно говорить? Какого стиля общения придерживаться? Где взять необходимую информацию? Как распоряжаться рабочим временем? Как начальник будет относиться?
Отсутствие ответов на эти вопросы и связанные с ним дезориентированность и тревожность, безусловно, снижают эффективность работы нового работника. Понятно, что пройдет время и вновь пришедший сотрудник сможет приспособиться к новым условиям. Но это может быть достаточно долго.
Длительность процесса адаптации сотрудника в организации зависит от личностных особенностей новичка, от того, как эффективно были осуществлены адаптационные мероприятия с сотрудником. Как правило, процесс адаптации может проходить от трех месяцев до года. Но, учитывая специфику работы школьного учреждения, процесс адаптации должен занять максимально короткий промежуток времени.
Мы часто слышим об адаптации и каждый по-своему ее представляет. Какой должна быть программа адаптации и как грамотно использовать имеющиеся возможности?
Адаптация (от лат. adapto — приспособляю) — приспособление сотрудника к трудовой деятельности и внутреннему климату коллектива. При этом задача руководителя школы — мотивировать сотрудника на дальнейшую работу и за короткий срок вывести его на уровень полной отдачи при выполнении своих функций. Однако и это определение, и практика показывают, что процесс адаптации сотрудника в учреждении может быть как управляемым, так и стихийным, в зависимости от методов работы с коллективом.
Другими словами, адаптация — это методика, основной задачей которой является эффективное вовлечение нового члена коллектива в процессы, происходящие в школе, и подготовка в срок сотрудника с акцентом на необходимых для успешной работы знаниях и навыках.
Процессы, обеспечивающие успешное приспособление человека к новым условиям труда, сложны и разнообразны. Поэтому традиционно выделяются виды адаптации:
Профессиональная адаптация связана с дополнительным усвоением профессиональных знаний и навыков, а также формированием профессионально важных качеств личности. С уровнем профессиональной адаптации в значительной мере связана удовлетворенность трудом.
Психофизиологическая адаптация предполагает приспособление к совокупности условий, оказывающих различное психофизиологическое воздействие на работника: физические и психические нагрузки, уровень монотонности труда, ритм труда, удобство рабочего места, шум, освещенность, вибрация и т.п.
Социально-психологическая адаптация характеризуется включением работника в систему взаимоотношений коллектива с его традициями, нормами жизни, ценностными ориентирами, формальными и неформальными группами, социальными позициями отдельных его членов. Она может быть осложнена трудностями, связанными с обманутыми ожиданиями быстрого успеха, обусловленными недооценкой препятствий, переоценкой значения теоретических знаний и инструкций, игнорированием роли межличностных отношений и т.п. Результатом успешного принятия групповых норм является идентификация личности с коллективом в целом, либо с какой-то формальной или неформальной его группой.
Организационно-административная адаптация происходит в процессе ознакомления работника с особенностями организационного механизма управления, местом своего подразделения и должности в общей системе целей и организационной структуре. Результатом такой адаптации является понимание работником собственной роли в общем производственном процессе, а это, в свою очередь, повышает мотивацию труда.
Организационно-экономическая адаптация предполагает ознакомление работника с экономическим механизмом управления организацией, системой экономических стимулов и условиями оплаты труда.
Нормативная (санитарно – гигиеническая) адаптация связана с освоением новых требований трудовой, производственной и технологической дисциплины, правил трудового распорядка, требований к подготовке рабочего места, гигиенических и санитарных норм, требований техники безопасности и охраны здоровья, а также экологической безопасности окружающей среды.
Программы адаптации разрабатываются и внедряются с учетом особенностей данного учреждения, и основной их целью является внимательный подход к новому сотруднику, желание сделать вхождение в должность максимально эффективным и комфортным.
Управление адаптацией - это процесс активного воздействия на факторы, предопределяющие ход ее развития и позволяющие снизить неблагоприятные последствия:
- субъективные характеристики работника (пол, возраст, образование, стаж, психофизиологические характеристики);
- факторы производственной среды, характер их влияния на результаты адаптации;
- при оптимизации процесса адаптации следует исходить из имеющихся возможностей организации (в части условий труда, гибкого рабочего времени, организации труда и т.д.);
- естественные ограничения в изменении поведения работника (развитие тех или иных способностей, освобождение от вредных привычек и т.п.);
- различия между новым и прежним местом работы, особенности новой и бывшей профессий, так как они могут быть существенными.
Из вышесказанного следует, что без серьезной адаптационной работы с новыми сотрудниками со стороны руководства не обойтись. Чтобы сделать прохождение адаптационного периода более эффективным, как для организации, так и для работника, необходима система работы по обеспечению адаптации сотрудника к условиям организации.
Поэтому появилась необходимость разработки такой системы управленческой деятельности, которая будет направлена на оптимизацию процесса адаптации персонала к условиям образовательного учреждения.
Было решено разработать программу адаптации (Приложение 1) вновь устроившихся сотрудников на основе мероприятий, ориентированных на основные виды производственной адаптации (Приложение 2). Целью программы адаптации являлось создание условий для эффективной работы адаптанта в минимальные сроки путем ускорения процесса вхождения его в должность, развития у нового сотрудника позитивного отношения к организации и реализма в ожиданиях, удовлетворенности работой, снижения тревожности и неуверенности сотрудника. Кроме того, способы включения новых сотрудников в жизнь организации могут существенно активизировать творческий потенциал уже работающих сотрудников и усилить их включенность в производственную культуру организации.
Администрация организации должна всячески помогать сотруднику адаптироваться в новой среде. Информацию о процессе адаптации получают во время текущей оценки персонала. С этой же целью могу проводиться специальные социально-психологические исследования с привлечением практического психолога.
При составлении программы адаптации персонала учреждения образования учитывается специфика деятельности. Постоянно меняющиеся правовые и организационные условия оказывают влияние на профессиональную адаптацию.
В обществе складывается ряд социальных требований, предъявляемых к сотрудникам учебных учреждений в вопросах нравственно-этического воспитания. Поэтому задачей администрации, наставника является готовность оказать помощь, раскрытие качеств нового сотрудника, соотношение моральных ценностей и волевых усилий новичка с ценностями и социальной деятельностью учреждения.
Стремление к личностному совершенствованию сотрудника является показателем его самоотдачи и готовности к деятельности в учреждении. Эта черта характера воспитывается в сотруднике с первых дней работы в школе. Качество навыка зависит от личностного совершенствования руководителя и наставника, а также коллег.
Предлагаем достаточно универсальную программу адаптации.
Программа адаптации составлена из 2-х подпрограмм – общей и индивидуальной, и содержит следующие пункты:
Общая:
1. Первичное ознакомление сотрудника с деятельностью учебного учреждения
Итак, что можно считать первым этапом адаптации? Некоторые источники называют начальным периодом предварительное предложение или процесс проведения собеседований, ведь именно в это время будущий сотрудник впервые знакомится со структурой, организацией учебно-воспитательного процесса, со своими функциональными обязанностями, режимом работы, со спецификой работы в учебном заведении (дресс-код, график и т.д.).
Творческой группой педагогов создан специальный буклет «Путеводитель ДОШ №82» – ориентир, в котором указаны все подразделения, принципы успешной работы, принятые нормы и правила, список сотрудников, графики работы и т.п. Задача этого информационного буклета - воодушевить вновь принимаемого сотрудника на достижение высоких целей; вручается во время процедуры представления работника коллективу.
Это позволяет вновь принятому работнику составить план дальнейшей деятельности.
2. Знакомство нового члена трудового коллектива с его непосредственным начальником, администрацией
Директор школы проводит личную беседу, в которой рассказывает о коллективе, его традициях и обычаях, нормах работы, отношениях, а также знакомит с функциональными обязанностями, что позволяет избежать несанкционированной передачи новому сотруднику чужих обязанностей. Заместитель директора по УВР - с должностной инструкцией, проводит вводный и первичный инструктаж. Заместитель директора по методической работе - со структурой работы, методическими рекомендациями, определяет МО для сотрудника соответственно его профессиональному профилю. Администрация определяет дни консультаций для новичка в течение первой недели работы.
3. Ввод сотрудника в коллектив
На административном совещании директор знакомит нового сотрудника с коллективом, дает общую информацию: имя и возраст, стаж и опыт работы, профессиональные достижения. Новичок оглашает резюме. Администрация представляет учителя ученическому коллективу на первом занятии.
Специальная:
4. Определение наставника
Организованный процесс адаптации нового сотрудника в учреждении обычно реализуется через наставничество. Для большинства сотрудников - это способ самореализации или повышения авторитета. Методы мотивации такого персонала нематериальные — признание заслуг, моральная поддержка, выражение благодарности.
Приказом по школе назначается наставник из числа самых опытных и неконфликтных сотрудников учреждения. Функции наставника заключаются в обучении новичка основным функциям на рабочем месте, порядке реагирования на поступающую информацию, специфике его должности.
5. Решение организационных вопросов
К данному пункту относится экскурсия по учреждению, ознакомление с другими функциональными отделами и их деятельностью, организация рабочего пространства, знакомство новичка с программами, графиком работы и т.д.
6. Введение в должность
Введением в должность занимается наставник. Он знакомит со способами работы, требованиями, сроками, порядком отчетности. В процессе адаптации наставник обучает нового сотрудника профессиональной компетенции – специальным знаниям о своих правах и обязанностях в целях обеспечения эффективной деятельности учреждения.
Введение в должность начинает осуществляться в первый день по прибытии новичка в учреждение.
При проведении мероприятий, направленных на ускорение адаптации новых сотрудников, важную роль играет обратная связь, т.е. сбор информации о процессе адаптации и оценка показателей ее уровня и длительности. Согласно исследованиям, эти показатели условно делятся на объективные и субъективные. К объективным относятся показатели, которые характеризуют эффективность трудовой деятельности, активность участия новых сотрудников в ее различных сферах. Субъективные показатели характеризуют удовлетворенность сотрудника работой в целом и ее отдельными сторонами. Они подразделяются аналогично объективным в соответствии с видами адаптации, определяются собственной оценкой работника: своего отношения к профессии и квалификации; отношений с коллективом сотрудников, руководством; самочувствия, условий и тяжести труда; понимания роли индивидуальных задач в решении общих задач организации. В результате у человека складывается ощущение, что его ждали, к его приходу готовились. Это позволяет уменьшить психологическую боязнь провала, избежать на первых порах ошибок, сформировать позитивное отношение к новым обязанностям и окружению.
Для наличия устойчивой обратной связи, для своевременной ликвидации ошибок рекомендуется новичку информировать администрацию об итогах прошедшего дня, проблемах, вопросах, комментариях и замечаниях. Такие ежедневные диалоги ведутся на протяжении первой недели, в дальнейшем их частота сокращается до еженедельного общения и по мере необходимости.
7. Закрепление
Закрепление начинается со 2 – 3 недели работы. В это время наставник отдаляется от нового сотрудника, стимулируя его на самостоятельную и автономную работу. Результаты постоянно учитываются, чтобы в дальнейшем можно было оценить эффективность адаптации.
Наставник и администрация отмечают любые проявления социализации, активности, инициативы.
8. Оценка эффективности адаптации
Естественным завершением периода адаптации является оценка ее результативности. На данном этапе оцениваются итоги адаптации сотрудника - как с точки зрения результативности ее прохождения сотрудником, так и эффективности ее проведения наставниками.
Проводится самоанализ работника «Анкета адаптации сотрудника» (Приложение 3), изучаются результаты анкеты «Общая оценка адаптации сотрудника наставником» (Приложение 4). Информацию о процессе адаптации получают во время текущей оценки персонала. С этой целью могут проводиться специальные социально-психологические исследования с привлечением практического психолога.
Адаптация – процесс, серьезно влияющий на эффективность деятельности современного учреждения. Человек способен приспособиться к любым условиям, другой вопрос – какие усилия потребуются от него. И если оказать помощь в переломный для него момент, связанный с изменениями в жизни, то благодарность не заставит себя ждать в виде продуктивной работы на благо имиджа учреждения.
Как правило, в учреждениях нет возможности сформировать универсальные стандартизированные программы адаптации вновь нанятых сотрудников, всякий раз такие программы будут иметь персональные оттенки для каждого вновь принятого сотрудника.
Во всех случаях правомерно говорить об успешной профессиональной адаптации сотрудника на новом месте работы только тогда, когда он полностью, качественно и самостоятельно выполняет порученную работу и соответствует профессиональным требованиям и ожиданиям администрации, а предложенная в работе программа адаптации будет способствовать повышению эффективности процесса адаптации персонала учебного заведения.

Приложение 2
Адаптационные мероприятия,
ориентированные на основные виды производственной адаптации
Виды адаптации Адаптационные мероприятия
Профессиональная адаптация обучение на рабочем месте (наставничество);
обучение вне рабочего места (семинары, курсы);
наличие подробного описания работы и т. д.
Психофизиологичес-
кая адаптация - научная организация рабочего места и рабочего процесса
Социально-психологическая
адаптация ознакомление сотрудника с традициями, нормами жизни;
представление коллегам;
участие в тренингах, ролевых играх;
привлечение к выполнению общественной работы (например, подготовка праздника);
приглашение работника к участию во внерабочих мероприятиях
Организационно-административная адаптация ознакомление с историей организации,
разъяснение особенностей организационной структуры, знакомство с ключевыми процедурами учреждения.
Часто эта информация предоставляется в форме печатных материалов (руководство сотрудника, положения, стандарты) или видеоматериалов (фильм об организации)
Экономическая адаптация разъяснение особенностей начисления заработной платы;
ознакомление с положениями, стандартами о мотивационных программах организации
Санитарно-гигиеническая адаптация - ознакомление с правилами трудового распорядка, требованиями, предъявляемыми к организации рабочего пространства, приему пищи т.д.
Приложение 3
Анкета адаптации сотрудника
1. Как долго продолжается Ваше освоение в условиях нового места работы?
(нужное подчеркнуть)
• До 1 рабочей недели
• До 3 рабочих недель
• До 1 месяца
• Еще не закончено
2. Что Вам показалось наиболее сложным в течение этого периода? (нужное подчеркнуть)
• Профессиональные обязанности
• Вхождение в коллектив
• Условия труда
• Другое
3. Как думаете, почему это для Вас оказалось трудным?
4. Вы решили возникшие проблемы? Если да, то как? Если нет, то почему?
5. В каких случаях (когда) возникали сложные ситуации наиболее часто?
6. Как долго Вам нужна была в работе помощь коллег?
(нужное подчеркнуть)
•До 1 рабочей недели
• До 3 рабочих недель
• До 1 месяца
• Еще потребуется после адаптации
7. В какой период своей деятельности Вы почувствовали, что овладели про-
фессиональными навыками? (нужное подчеркнуть)
•До 1 рабочей недели
• До 3 рабочих недель
• До 1 месяца
• Еще не овладел
8. Что, как Вам кажется, особенно помогло бы в период адаптации?
9. Бывают ли у Вас конфликты?
Время от времени Редко Не бывают
С руководителем С кем-либо из коллег 10. Оцените, пожалуйста, Ваш интерес к дальнейшему продвижению внутри коллектива, профессиональному росту:
• Очень интересно
• Пока трудно оценить
• Не очень интересно
11. В какой мере Вы удовлетворены следующими факторами в нашем учреждении?
Наименование производственного фактора Удовлетворен Затрудняюсь ответить Не удовлетворен
Содержание труда Занимаемая должность Соответствие работы специальности Соответствие квалификации работе Соответствие характера работы моим способностям и склонностям Наличие перспектив должностного продвижения Возможность повышения квалификации Наличие высокой степени ответственности за результат труда Информированность о делах коллектива Бытовые условия труда Организация труда Режим работы Помощь и поддержка руководителя Отношение с непосредственным руководителем Отношения с коллегами 12. Часто ли Вам приходилось менять место работы?
• Ни разу
• 1-2 раза
• 3-4 раза
• более 5 раз
Приложение 4
Анкета «Общая оценка адаптации сотрудника наставником»
Наставник (Ф.И.О., должность) ________________________
Дата _____________
Адаптант (Ф.И.О., должность)__________________________________
Критерий Общая оценка Замечания
Обучаемость (способность усвоить и применить максимум знаний в минимальные сроки) Планирование работы
(расстановка приоритетов в работе, порядок в документах, внимание к деталям) Объем работы (количество завершенной и текущей работы независимо от качества) Качество (тщательность и аккуратность в выполнении работы, независимо от количества) Ответственность (исполнение обязанностей в срок с минимумом контроля) Инициативность (говоря о проблемах, предлагает варианты решения) Самостоятельность (не нуждается в жестком контроле руководителя) Конфликтность
(конструктивное восприятие критики, способность тактично обсудить неприятный вопрос) Дисциплина (соблюдение правил внутреннего трудового распорядка и сроков выполнения работ) Взаимоотношения с окружающими (легко идет на контакт, умеет наладить горизонтальные и вертикальные связи) Интерес к работе
(видит перспективы, возможности реализации,
ему нравится содержание работы) Итоговая оценка сотрудника Итоговая оценка отдела Рекомендовать (нужное подчеркнуть):
• Продление срока адаптации
• Увольнение в связи с несоответствием занимаемой должности

Программа адаптации нового сотрудника
Мероприятия Директор ДОШ Зам.дир.по УВР Зам дир.по метод. работе Наставник Практический психолог Новый сотрудник
Общая подпрограмма
1 Первичное ознакомление сотрудника с деятельностью учебного учреждения
(день приема) Проводит собеседование
по вопросам: 1.Функциональные
обязанности
2. Правила внутреннего
распорядка
3.Вручение «Путеводителя ДОШ 82» 2 Знакомство нового члена трудового коллектива с его непосредственным начальником, администацией
(1-2 день работы) Определяет дни
консультаций 1.Знакомит с должностной инструкцией
2. Проводит вводный и первичный инструктаж
3.Знакомит с графиком работы
4. Определяет дни консультаций 1. Знакомит:
1.1.Со структурой работы
1.2. С учебными программами, методическими рекомендациями,
литературой и т.д.
1.3. Определяет МО
1.4. Определяет дни консультаций 3 Ввод сотрудника в коллектив.
(1 неделя)
1.Знакомит нового сотрудника с коллективом
2.Дает общую информацию Психологическая поддержка Представляет резюме для коллектива
Специальная подпрограмма
4 Определение наставника.
(1 -2 день)
1.Назначает наставника (приказ по школе)
2. Знакомит с наставником 5 Решение организационных вопросов
(1 неделя)
Индивидуальные беседы Индивидуальные беседы Индивидуальные беседы 1.Проводит экскурсии по ОУ
2. Знакомит сотрудника со спецификой деятельности Индивидуальные беседы Индивидуальные беседы с желаемым объектом
6 Введение в должность
(1 неделя) 1.Знакомит со способами работы, требованиями, сроками, порядком отчетности.
7 Закрепление.
(2-3 неделя)
Наблюдение Наблюдение Наблюдение Наблюдение Наблюдение Переход к самостоятельной деятельности
8 Оценка эффективности адаптации
(3 неделя) Собеседование с наставником по итогам адаптации Анкетирование, отчет директору Анкетирование, самоанализ