РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ МДОУ ПРОГИМНАЗИИ

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ МДОУ ПРОГИМНАЗИИ № Х.
Служба документационного обеспечения управления играет большую роль в каждой организации. Ведь это именно то подразделение, в котором документально отражена вся управленческая деятельность учреждения.
От правильной организации службы ДОУ зависит качественное выполнение учреждением своих управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления.
Относительно несовершенства в учреждениях данного типа документационного обеспечения имеется достаточное количество примеров на территории нашей области.
В ходе работы над дипломным проектом нами изучена сфера деятельности МДОУ прогимназии № Х, его структура, выявлены проблемные вопросы, условия и причины возникновения проблемной ситуации, предоставлены рекомендации в решении проблем.
В результате исследования и анализа документирования деятельности МДОУ прогимназии №Х нами выявлены следующие проблемные ситуации:
-неполнота основных правовых и нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность службы ДОУ;
-формальное наличие должностной инструкции делопроизводителя, ее содержание не отражает обязанностей делопроизводителя анализируемого учреждения;
-отсутствие распорядительного документа о назначении ответственного лица за ведение делопроизводства,
- отсутствие постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК), деятельность которой заключается в организации и проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел, при подготовке документов к передаче в архив учреждения, к передаче в государственный архив;
-отсутствие Положения об экспертной комиссии (ЭК);
-отсутствие документа, устанавливающего порядок документооборота, требования к составлению и оформлению документов, а также к упорядочению документов, подлежащих передаче в архив учреждения, т.е. инструкции по делопроизводству;
-отсутствие общего бланка, бланка конкретного вида документов;
-несовершенство бланка письма;
-несовершенство номенклатуры дел, систематизированного перечня наименования дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков хранения и оформленного в установленном порядке;
-формальное наличие номенклатуры дел, так как имеющаяся номенклатура не может выполнять те задачи, которые на нее возлагаются;
-применение устаревших методов и приемов организации работы с документами;
-несоблюдение требований ГОСТ Р 6.30-2003, подготовка многих документов в произвольной форме, наличие недопустимых ошибок в составлении и оформлении документов;
-отсутствие контроля за исполнением документов;
-отсутствие учета документооборота;
-образование массива неупорядоченных документов, накопившихся за прошедшие годы в службах прогимназии;
-отсутствие Положения об архиве МДОУ;
-отсутствие помещения под архив;
-отсутствие применения информационных технологий, обеспечивающих выполнение конкретных делопроизводственных операций на этапе подготовки документов, составления и оформления документов, обеспечивающих и оперативность обработки, поиска, передачи и хранения информации.
Для решения создавшейся проблемной ситуации в МДОУ прогимназии № Х, с моей точки зрения, необходимо:
1. Обеспечить службу ДОУ в полном объеме необходимыми правовыми, нормативно-методическими документами, регламентирующими деятельность службы ДОУ.
2. Доработать должностную инструкцию делопроизводителя, включив следующие разделы:
- общие положения, где указать основные правовые, нормативные, нормативно-методические и распорядительные документы, которыми должен руководствоваться в своей работе делопроизводитель; кому непосредственно подчиняется делопроизводитель; порядок назначения на должность и освобождения; квалификационные требования; требования к специальным знаниям;
-должностные обязанности, где перечисляются все виды работ, выполняемые делопроизводителем;
-права – раздел, перечисляющий права, закрепленные за делопроизводителем в целом для выполнения возложенных на него функций и задач, право принимать определенные решения, обращаться с предложениями к руководителю, участвовать в совещаниях, запрашивать необходимую для работы информацию, требовать выполнения определенных действий от других работников и др.
-ответственность – устанавливаются критерии оценки работы и меры персональной ответственности работника. Ответственность работника устанавливается в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной;
– взаимодействие с другими структурными подразделениями – фиксирует отношения с руководителями всех структурных подразделений, с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов, с кем совместно готовит документы, кому, какую и в какие сроки предоставляет информацию.
3. В целях установления единого порядка составления и оформления документов, документооборота, контроля исполнения, согласования в прогимназии следует разработать Инструкцию по делопроизводству и включить в данный нормативный документ следующие разделы:
-Общие положения, в котором установить сферу распространения инструкции; ответственность за ее несоблюдение; подразделение или должностное лицо, отвечающее за единый порядок документирования; нормативно-методическую базу.
– документы прогимназии, в котором перечислить виды документов, функционирующие в учреждении;
– правила подготовки и оформления документов, в которых закрепить основные требования, предъявляемые к бланкам документов, к оформлению реквизитов документов, особенности подготовки и оформления отдельных видов документов, функционирующих в учреждении;
- контроль за исполнением документов;
-порядок подготовки и прохождения поступающей корреспонденции, а также исходящих и внутренних документов;
- регистрация и индексация документов, закрепляющий единый порядок регистрации документов;
Также предлагается включить в Инструкцию такие разделы как «Работа исполнителей с документами», «Работа с обращениями граждан», «Печатание и тиражирование документов», «Учет и хранение печатей, штампов и бланков учреждения», «Составление номенклатуры дел», «Формирование и текущее хранение дел», «Экспертиза ценности документов», «Оформление дел», «Составление описей дел», «Передача дел в архив учреждения».
В перспективе следует включить и раздел «Использование информационных технологий и средств автоматизации работы с документами», в котором отразить порядок использования систем подготовки текстово-табличных документов; использование информационно-поисковых систем документов; порядок использования автоматизированных средств регистрации, учета и контроля за состоянием (исполнением) документов.
К Инструкции по делопроизводству необходимо составить приложения, которые бы содержали образцы бланков, оттиски печатей и штампов, образцы оформления отдельных видов документов, перечни регистрируемой и нерегистрируемой корреспонденции, а также сроки исполнения документов и др.
В ходе работы над дипломной работой нами разработана Инструкция по делопроизводству для МДОУ прогимназии № Х. Для внедрения Инструкции в практику работы, с нашей точки зрения, необходимо прежде всего провести ряд занятий с сотрудниками прогимназии, издать соответствующий распорядительный документ и требовать исполнения положений инструкции.
Предлагается также разработать Табель и Альбом унифицированных форм документов.
Табель форм документов предназначен для оптимизации состава применяемых в учреждении форм документов и их закрепления в едином нормативном документе, унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов, упорядочения документной базы в целях повышения эффективности использования информационных технологий в управленческой деятельности.
Наличие в организации Табеля форм документов позволяет осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов их подготовки и оформления.
Целесообразно одновременно с разработкой Табеля форм документов разработать и Альбом форм документов.
Альбом форм документов учреждения - это сборник образцовых унифицированных форм документов учреждения, применяемых для документирования деятельности данного учреждения.
Цель разработки Альбома форм — документов- это регламентация формы и содержания документов, применяемых в деятельности учреждения.
Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов независимо от частоты их использования.
Унифицированные формы документов группируются в Альбом форм, порядок их расположения должен соответствовать Табелю форм документов. Формы документов, включенные в Альбом, проходят экспертизу в структурных подразделениях организации. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений Альбом форм, как и Табель форм документов, утверждается руководителем.
Альбом форм документов, применяемых в учреждении, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном и электронном.
4. Доработать бланк письма, разработать общий бланк, бланки конкретных видов документов, прежде всего приказа, протокола, акта, утвердить их распорядительным документом и ввести в практику работы МДОУ.
Бланк включает только постоянную информацию об организации – авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.
Бланк придает информации официальный характер. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации.
Для разработки бланков используют в основном два формата бумаги. Мы рекомендуем использовать формат А4 (210 х 297 мм) для организационно-распорядительных документов, формат А4 и А5 для бланков письма. Изготовление бланков воспроизведем с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа.
Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они размещаются в левом углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.
Угловой вариант, как правило, используется для бланков письма, позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения адресата (в письмах, докладных записках). Для распорядительных документов более подойдет продольное расположение реквизитов.
В числе реквизитов общего бланка могут быть использованы:
Эмблема организации;
Наименование организации;
Место составления документа.
Кроме того, на общем бланке предусмотрено место для размещения реквизитов: дата и регистрационный номер документов.
Эмблема организации (символическое графическое изображение) помещается на бланке в соответствии с учредительными документами. Размещается эмблема на верхнем или левом полях бланка. В исследуемом нами учреждении эмблема отсутствует.
Наименование организации – автора документа печатается на бланке сначала полностью, а ниже сокращенно, но в точном соответствии с Уставом организации. Сокращенное наименование печатается в скобках.
Если бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком этого вида документа.
5. Существенным недостатком в организации работы с документами в прогимназии является несовершенная номенклатура дел учреждения.
Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД подготовили новые Основные правила работы архивов организаций, устанавливающие технологию работы архива организации. Эти правила не меняют сложившуюся технологию хранения документов, а лишь дополняют ее новыми требованиями, предъявляемыми в связи с изменениями правовых основ архивного дела в стране, с внедрением в документирование новых информационных технологий.
Поэтому необходимо разработать новую номенклатуру дел, опираясь на действующую в настоящее время нормативно-методическую базу, включить в номенклатуру те разделы, которые бы соответствовали нынешней структуре учреждения. При определении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Также необходимо составить номенклатуру по установленной форме, своевременно заполнять все графы содержательной части номенклатуры дел, проставлять необходимые отметки. Для учета заведенных и включенных в номенклатуру дел необходимо вести итоговую запись в конце каждого года.
Выписки из номенклатуры дел выдать в каждое структурное подразделение для руководства в работе.
Нами предложен проект номенклатуры дел МДОУ прогимназии на 2012- 2013 год. Номенклатура дел положительно воспринята руководством прогимназии и в настоящее время внедряется в практику работы учреждения.
Наличие в учреждении полноценной номенклатуры дел позволяет соблюдать правила формирования и оформления дел в делопроизводстве, осуществлять оперативный поиск необходимых документов, облегчает проведение экспертизы дел, их подготовку к последующему архивному хранению.
6. Вести регулярный контроль за сроками исполнения документов, который является неотъемлемой функцией управления и важным элементом процесса документационного обеспечения управления.
7. Приказом руководителя создать экспертную комиссию. Для налаживания четкой работы экспертной комиссии необходимо на основании Примерного положения разработать Положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, в котором закрепить основные задачи и функции, права, а также организацию работы комиссии в целом. В состав экспертной комиссии необходимо включить следующих специалистов учреждения: главного бухгалтера, делопроизводителя, заместителя директора по административно-хозяйственной части, заведующего медицинской частью.
8. Выделить отдельное помещение под архив для хранения дел постоянного срока хранения и документов по личному составу.
9. Приказом руководителя назначить ответственное лицо за хранение и выдачу архивных документов.
10. Разработать Положение об архиве МДОУ прогимназии № Х.
11. Провести экспертизу ценности документов, образовавшихся за период деятельности МДОУ прогимназии № Х, в целях отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, и для передачи в архив учреждения для дальнейшего хранения.
12. Провести упорядочение дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, составить на них описи и в соответствии с описями передать на хранение в архив МДОУ.
13. В современных условиях, когда организация работы с документами в организациях страдает многими недостатками, необходимо перейти к более эффективному управлению документами с учетом новых информационных технологий. В настоящее время различными фирмами разрабатывается и внедряется большое количество автоматизированных систем управления документацией. Все это создает сложности для потенциальных покупателей той или иной системы.
Для потребителей важное значение имеет стоимость системы, тип и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота. Большинство имеющихся разработок предназначено потребителям коммерческих и некоммерческих организаций среднего и низшего уровня.
МДОУ прогимназии №Х может внедрить автоматизированную систему документооборота в целях автоматизации регистрации документов, создания автоматизированного поиска по документам, ведения контроля исполнения и т.д., что позволит на новой основе решать вопросы управления документацией.
На стадиях внедрения и освоения новой технологии может быть период одновременного сосуществования новой и старой систем. В этом случае важно уделить внимание поддержанию и совершенствованию нововведения, чтобы не вернуться к прежним методам работы.
Автоматизированная система регистрации предусматривает ввод данных путем последовательного заполнения на экране компьютера специальной формы регистрационной карточки, графы которой соответствуют регистрационно-контрольной карточке ручного типа. Но помимо обязательных реквизитов в карточку могут быть включены и дополнительные реквизиты, расширяющие запросы пользователей системы.
Форма регистрационной карточки содержит поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Наличие постоянных реквизитов электронной регистрационно-контрольной карточки дает возможность решения задачи контроля исполнения документов, целью которого является обеспечение своевременного и качественного исполнения решений руководителя. Таким образом, при внесении в регистрационную форму сведений о сроках исполнения, автоматически происходит постановка документа на контроль.
В процессе автоматизированной регистрации документов также можно проводить и информационно-справочную работу по всем документам учреждения. Если за регистрационной карточкой закрепить файл с полным текстом документа, то база данных становится полнотекстовой, и расширяются возможности поиска.
Совершенствование документационного обеспечения управления заключается в выполнении отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Такой подход проще в реализации. Он ориентирован на существующую структуру учреждения, связан с минимальной степенью риска, дает возможность сразу оценить эффект. Очень подходит для действующей в настоящее время структуры МДОУ вследствие среднего размера учреждения, наличия небольших финансовых, людских и прочих ресурсов.
Второй этап совершенствования делопроизводства можно начать с внутренних документов. Необходимо использовать локальную сеть учреждения и активнее избавляться там, где это возможно, от традиционных документов, заменяя их электронными.
Эффективность такой замены очевидна. Не нужно многократно копировать бумажные документы для исполнителей, достаточно переслать им на персональный компьютер электронный документ. Возрастает оперативность передачи и поиска необходимых документов внутри учреждения; экономится бумага; над одним документом могут работать сразу несколько исполнителей на своих рабочих местах.
В дальнейшей перспективе усовершенствования делопроизводства– внедрение комплексной автоматизированной системы во все сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволит создать единое информационное пространство в учреждении.
Для его реализации используют специализированные комплексные информационные технологии. Они являются наиболее эффективным способом решения проблем в целом, однако требует наличия больших ресурсов (финансовых, технических и прочих).
Однако комплексное внедрение информационных технологий ориентировано, как правило, на крупные предприятия и организации, где большое количество работников делопроизводственных служб, каждому из которых приходится работать с большим потоком документов.