Методическое пособие для учащихся «Электронные таблицы Microsoft Excel»

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ EXCEL

EXEL используется в делопроизводстве, бухгалтерии и журналистике. С ее помощью ведут разнообразные списки, каталоги и таблицы, составляют финансовые и статистические отчеты, обрабатывают данные опросов общественного мнения и состояния торгового предприятия,
результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы.
EXEL умеет вычислить суммы по столбцам и строкам таблиц, взять проценты, посчитать среднее арифметическое, банковский процент и т.д. В нем можно использовать множество стандартных функций - финансовых, математических, логических, статистических.
Возможность форматирования данных как в хорошем текстовом процессоре.
EXEL позволяет строить по табличным данным графики и диаграммы, вставлять в таблицу картинки и т.д.

Линейки инструментов и меню как в WORDе, но под панелями инструментов Стандартная и Форматирование располагается строка формул.

Рабочее поле представляет собой не чистый лист, а пустую таблицу.

(Выход из программы ALT-F4)

В одном файле находится таблицы, образующие рабочую книгу.

Строка закладок - Лист1, Лист2 и т.д.
Листание книги - щелчок мыши или CTRL - Pg UP и CTRL - Pg DOWN.
Вставка листов: Вставка - Рабочий лист.

Существует возможность загружать сразу несколько файлов. Переход между загруженными файлами - CTRL-TAB (вперед ) и SHIFT-CTRL-TAB (назад) или через меню Окно.

Строки каждой таблицы пронумерованы цифрами, а столбцы - буквами.
Каждая ячейка имеет свой АДРЕС, напр. А1, В4 и т.д.
Для обращения к ячейке из другого листа - Лист1!А1 ( ! - разделитель).
Можно обратиться к ячейке из другого файла (добавить его имя и путь к нему).
Выделенная рамочкой ячейка называется АКТИВНОЙ. В нее можно вводить различные объекты.
В каждой ячейке может находиться число, текст, формула, рисунок, диаграмма и т.д.
Числа делятся на введенные и вычисленные. При изменении ячеек, входящих в область суммирования (или другой формулы) результат изменяется автоматически.
Любая формула начинается со знака =.
Пример формулы:
=А1+А2+А3+А4+А5 ВВОД
-посчитает сумму и запишет в ячейку А6.
=СУММ(А1:А5)
Автосуммирование - выделить ячейки А1 - А5 и нажать кнопку суммирования
· (сигму) на панели инструментов.
Выделять ячейки можно и клавиатурой - держа нажатой клавишу SHIFT и двигая курсор стрелками.
Править можно и в строке формул, в самой ячейке (2 раза щелкнуть по ней мышкой или нажать F2).
Суммирование по прямоугольнику:
Вариант 1. в ячейке А6 написать =СУММ(А1:С5). Вершина прямоугольника верхняя в ячейке А1, нижняя - в ячейке С5
=СУММ(А:А)-сумма по всему столбцу- помещают в другом столбце
=СУММ(1:1)-сумма по всей строке - помещают в другой строке.
Это дает возможность добавлять в таблицу новые данные, не изменяя каждый раз при этом формулу.
=СУММ(А1:А5;С1:С5)-суммирует столбцы А и С, а столбец В пропускает.
Вариант2. Встать в ячейку Д6,где будет находиться сумма, нажать на сигму
· (в ячейке сразу возникнет незаполненная формула =сумм() ), а потом мышкой выделить либо прямоугольный блок А1:С5(сумма по трем столбцам),либо сперва ячейки с А1 поА5, а затем, держа нажатой клавишу CTRL-с С1 по С5 (сумма по двум столбцам в разбивку).Можно даже разом выделить весь столбец, щелкнув по его имени, а строку- по ее номеру слева. По мере выделения в скобках будут появляться имена ячеек. По окончанию -ВВОД.
=СУММ(А1:А5)+Лист4!А1.
=СУММ(А1:D4) - получим справа от выделенной группы ячеек сумму по строке.
При выделении мышкой прямоугольной области, например, первые 5 ячеек столбцов А,В и С и нажатии на сигму
·, вычислится сумма по каждому из столбцов и запишется в свободные ячейки внизу.
Если нужно подобным образом посчитать суммы по каждой строке, то, выделяя блок А1:С5,надо захватить и пустой столбик D (А1:D5).Тогда при нажатии сигмы в столбце D окажутся суммы вычисленные по строкам.
Если выделить, кроме блока, и пустой столбец справа, и пустую строку снизу и нажать на сигму
·, то вычислятся суммы и по строкам, и по столбцам.
Очистить ячейку - DELЕTE, удалить ячейку или группу ячеек - Правка -Удалить.
Добавить новые строки Вставка - Строки и заполнить в них пустые ячейки.
EXCEL позволяет вставлять любые текстовые комментарии не заботясь о том, чтобы исключить их из области действия формул.
При редактировании формул в строке формул появляются новые кнопочки:
( - щелчок мыши подтверждает внесенные изменения
х - отменяет
f x - позволяет вставить какую-нибудь функцию.

Практическая работа.
Тема: Введение, редактирование и обработка табличной информации.
Цель работы: научиться работать с адресами ячеек и безошибочно вводить в таблицу различные формулы.
Задача. Решить треугольник, если заданы три его стороны.
Для решения этой задачи создадим электронную таблицу и дадим ей имя TRIANGLE c помощью команды Файл-Сохранить как... . Занесем в таблицу следующий текст:
13 EMBED Excel.Sheet.5 1415

Мы подготовили бланк для решения задачи. Строку №2 оставляем пустой для наглядного отделения исходных данных от результатов вычислений.
Из курса геометрии известно, что решить треугольник, заданный длинами трёх сторон можно по следующим формулам:
P= a + b + c - периметр треугольника или
p= (a+ b+ c)/2 - полупериметр
13 EMBED Equation.3 1415- формула Герона для вычисления площади треугольника, если известны три его стороны.
Ha = 2S/a - формула для вычисления высоты, проведенной к стороне а
Hb = 2S/b - формула для вычисления высоты, проведенной к стороне b
Hc = 2S/c - формула для вычисления высоты, проведенной к стороне c
Ma=1/2*13 EMBED Equation.3 1415 - формула для вычисления медианы, проведенной к стороне а
Mb=1/2*13 EMBED Equation.3 1415- формула для вычисления медианы, проведенной к стороне b
Mc=1/2*13 EMBED Equation.3 1415 - формула для вычисления медианы, проведенной к стороне c
Ba=2/(b+c)*13 EMBED Equation.3 1415 - биссектриса угла CAB
Bb=2/(a+c)* 13 EMBED Equation.3 1415 - биссектриса угла ABC
Bc=2/(a+b)* 13 EMBED Equation.3 1415 - биссектриса угла BCA
(CAB=arcsin 2S/bc * 180/(
(ABC=arcsin 2S/ac * 180/(
(BCA=arcsin 2S/ab * 180/(
Помещаем в ячейки С1, Е1, G1 длины сторон треугольника. Возьмем их равными 3, 4, 5. Теперь введем формулы в соответствующие клетки, учитывая следующее:
формула в электронной таблице всегда начинается со знака равенства;
в качестве операндов указывают не само число, а адрес той ячейки, в которой оно находится;
3)особенностью записи формул является то, что они должны быть записаны в одной строке и все знаки операций должны быть указаны явно ( в частности, операция умножения).


АДРЕС ЯЧЕЙКИ
ФОРМУЛА

С3
=(C1+E1+G1)/2

G3
=(C3*(C3-C1)*(C3-E1)*(C3-G1))^(1/2)

Так как во всех дальнейших формулах используются значения полупериметра и площади, то для наглядности изображения строку №4 оставляем свободной.

АДРЕС ЯЧЕЙКИ
ФОРМУЛА

C5
=2*G3/C1

E5
=2*G3/E1

G5
=2*G3/G1

C6
=1/2*(2*E1*E1+2*G1*G1-C1*C1)^(1/2)

E6
=1/2*(2*
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·В результате таблица приобретет вид:

Сторона
a=3
b=4
c=5



Полупериметр=6
Площадь=6



Высота
Ha=4
Hb=3
Hc=2,4

Медиана
Ma=4,2720018727
Mb=3,6055512755
Mc=2,5

Биссектриса
Ba=4,2163702136
Bb=3,3541019662
Bc=2.2443661069

Угол
САВ=36,869897646
АВС=53,130102354
ВСА=90




Эту же таблицу можно использовать для решения других треугольников. Так как между ячейками таблицы существует динамическая связь, то любая формула автоматически пересчитывается, если изменяется хотя бы одно из значений, входящих в эту формулу. Значит, подставляя в ячейки C1, E1. G1 разные числа, мы сможем решить треугольники с различными длинами сторон.

Копирование формул. Имена ячеек.

Для копирования содержимого ячейки нужно взяться мышкой за черный квадратик в правом нижнем углу рамочки, выделяющей активную ячейку и потянуть вниз или в сторону. Число или текст скопируются в свободную ячейку или во все ячейки столбца
(строки),на которые протянута рамочка. Если в исходной ячейке стоит формула, то скопируется и она. При этом изменяются адреса всех её аргументов. Это особенно удобно для вычислений по различным длинным и сложным формулам.
Если ячейки расположены не рядом, то для копирования нужно встать мышкой в нужную ячейку, поставить курсор на её вертикальную или горизонтальную границу (курсор превратится в стрелку) и, нажав Ctrl (возле стрелки появляется мелкий плюсик), перетащить формулу туда, куда нужно.
Если не нажимать Ctrl ,то формула переместится на новое место, а на старом исчезнет. Точно так же можно перемещать и копировать выделенные блоки, столбцы и строки.

Предположим нам надо перевести долларовый доход в рублевый. Для этого нужно доллары умножить на обменный курс, и в результате получим рубли.

Рассмотрим следующую таблицу:


С2
(
= А2*В2


А
В
С

1
Доход, $
Курс
Доход, руб.

2
250
27.5
6875

3
150



4
200



5
400






В ячейку С2 вводим формулу =А2*В2 .
При этом вычислится сумма в рублях по второй строке. Но если мы захотим скопировать эту формулу по всему столбцу, то получим одни нули, так как в остальных ячейках столбца В пусто, т.е. ноль.
Для того, чтобы этого избежать, можно заполнить весь столбец В курсом доллара.
Но лучше поступить следующим образом: для копирования этой формулы нужно зафиксировать адрес ячейки В2: $B$2
F4 : 1 раз - $B$2 - абсолютный адрес ячейки
2 раза- B$2 - абсолютным является только № строки
3 раза -$B2 - абсолютным является только № столбца
4 раза- B2 - относительный адрес ячейки
При такой фиксации изменяется только относительный адрес ячейки, а его абсолютный адрес остается неизменным.
Другой способ адресации - присвоение имени.
Например, назвав ячейку именем ИТОГО (ВСТАВКА-ИМЯ-ОПРЕДЕЛИТЕЛЬ или комбинация Ctrl-F3), можно обращаться к ней в любой момент и из любой точки таблицы или книги, даже если она сто раз изменила своё месторасположение.
Имена ячеек в пределах одной рабочей книги не должны повторяться.
Если щёлкнуть по стрелочке, то увидим имена всех поименованных ячеек рабочей книги и, выбрав нужную, окажемся там, где хотели.

АРИФМЕТИЧЕСКИЕ ОПЕРАЦИИ И ОПЕРАЦИИ С ТЕКСТОМ
Используются обычные знаки арифметических операций:
+ - сложение
- - вычитание
* - умножение
/ - деление
^ -возведение в степень
Для задания аргументов используются знаки
: - интервал
; - перечисление (объединение)

Порядок действий сохраняется. Можно использовать скобки, в том числе и вложенные.

Чтобы использовать текст совместно с формулой в одной ячейке или объединять тексты из разных ячеек, применяется знак присоединения текстов «&» (амперсанд).

Например, мы хоти добавить наименование «руб.» к вычисленной сумме. Запишем формулу так: = А2*$B$2&«руб.»
Присоединяемый текст стоит в кавычках, иначе появится сообщение об ошибке. Все необходимые пробелы также должны стоять в кавычках. К сожалению, результат - цифра с наименованием - уже не будет являться формулой или числом, которые можно использовать в качестве аргумента в другой формуле.(результат выровнялся по левому краю). Результатом слияния стал просто текст, в котором некоторая часть как-то там вычисляется. Это удобно в основном для выходных таблиц с конечными результатами.

Можно соединять тексты с другими текстами.
Допустим , в ячейке А1 находится текст «завод Ростсельмаш» ,а в ячейке А2 - текст «завод ГПЗ-10».Их можно собрать, например , в ячейке А4 формулой:
=«Нашими постоянными клиентами являются крупнейшие предприятия города-»&A1& « и »&A2 .
Результат:
«Нашими постоянными клиентами являются крупнейшие предприятия города - завод Ростсельмаш и завод ГПЗ-10».



Практическая работа.

Тема: Методы вычислений в электронных таблицах.

Цель работы: научиться производить вычисления в электронных таблицах,

использовать понятия копирования и перемещения содержимого ячеек.

Задание. Решить квадратное уравнение ax(+bx+c=0.

Из курса алгебры известно, что для решения квадратного уравнения нужно:
- задать коэффициенты а, b, c;
- вычислить дискриминант по формуле d = b(-4ac;
- если d(0, то в уравнении действительных корней нет;
- если d(0, то корни уравнения вычисляются по формулам: х1,2 =(-b((d)/2a.

Для решения данной задачи создадим электронную таблицу:


13 EMBED Excel.Sheet.5 1415

В ячейки A4 - A10, B4 - B10, C4 - C10 введем значения коэффициентов a, b, c.
В ячейку D4 введем формулу для вычисления дискриминанта: = B4^2-4*A4*C4 и скопируем эту формулу по всему столбцу D. В результате получим вычисленные значения дискриминанта для соответствующих наборов коэффициентов.

Если полученные значения дискриминанта отрицательны, то в соответствующие ячейки столбцов E и F вводим текст «Действительных решений нет».
Если полученные значения дискриминанта неотрицательны, то в ячейки E4 и F4 вводим соответственно формулы: =(-B4+D4^(1/2))/(2*A4) и
=(-B4-D4^(1/2))/(2*A4).
В результате получим такую таблицу (для произвольного набора коэффициентов):




13 EMBED Excel.Sheet.5 1415

При заполнении столбцов E и F следует пользоваться приемами копирования и перемещения содержимого ячеек.

Длинные числа и надписи

Длинные надписи, вылезающие за границу ячейки, будут видны полностью, если справа от них - пустые ячейки. Но стоит туда ввести что-нибудь, надпись урежется. Но содержимое ячейки можно увидеть целиком в строке формул.
Длинное число программа урежет, даже если справа от ячейки пусто. Более того, результат вычислений, который не помещается в ячейке, нельзя увидеть целиком даже в строке формул: там будет написана сама формула.

Возможные варианты:
1.Уменьшить размер шрифта.
2.Расширить колонку а) взявшись мышкой за правую разделительную линейку в
заголовке столбца и оттащив её вправо так, чтобы число или
надпись помещались целиком.
б) Формат-Столбец - Ширина - при этом ширина
задается цифрой.
в) Формат - Столбец-Подгон ширины -результат
получается автоматически.
3.(для текстов) Выделить ячейку или группу ячеек, выбрать в меню
Формат - Ячейки- Формат ячеек – Выравнивание - Переносить по словам (поставить крестик).При этом длинная фраза будет разбиваться на части. Чтобы увидеть её целиком, нужно увеличить высоту строки, взявшись мышкой за нижнюю разделительную линейку в заголовке строки и протащив её до тех пор, пока вся фраза не поместится в ячейке. При этом строки получатся разной высоты. Для оформления строк используют Формат- Строка-Высота (высоту строки задают цифрами) или Формат -Строка-Подгон высоты (регулируется автоматически).

Округление и форматы чисел

Для оформления единым образом чисел, имеющих разное количество знаков после запятой используют следующие кнопки панели Форматирование (при этом в дальнейших вычислениях используется истинная, а не урезанная величина числа, т.е. это не настоящее, а зрительное округление):
.00 - уменьшает разрядность показываемого числа на единицу
.0
(.0 - увеличивает
.00

В отличие от обычных расчетов , бухгалтерия требует, чтобы все вычисления велись только в рублях (или, скажем, в долларах и центах), а округляемые доли отбрасывались совсем, не учитывались. Для этого существуют специальные команды округления: ОКРУГЛ, ОКРУГЛВВЕРХ, ОКРУГЛВНИЗ.
Задаются они все одинаково. Например:
=ОКРУГЛ(А:А;2)- означает обычное округление чисел столбца А до двух знаков после запятой (2,444 превратится в 2,44, а 2,445 - в 2,45)
=ОКРУГЛВНИЗ(В1:D6;0)- округление вниз с точностью до целых чисел в ячейках В1 по D6 (и 2,444 и 2,445 превратятся в 2, а 1,99999 - в единицу)
=ОКЛУГЛВВЕРХ(1:6;1)- округление вверх в первых 6 строках таблицы до одного знака (1,9999 и 1,9001 превратятся в 2,0).
Кнопки: 1000 - устанавливает разделитель тысяч,
благодаря которому будет легче прочесть длинное число.
% - задает процентный формат представления числа, сразу подставляя
наименование «%» и попутно увеличивая число в 100 раз (если было
1,25, то станет 125%).

Вылезающее за границу ячейки число в процентном и денежном формате вообще не будет показано (а также и в некоторых других случаях). Вместо него - #######. Нужно уменьшить разрядность числа, округлить его или раздвинуть ячейку.


На переднюю панель вынесены самые распространенные форматы чисел. Их полный список:
Формат - Ячейки - Формат ячеек - Число
В колонке слева - категории форматов
В колонке справа - их разновидности в этой категории.

Бухгалтерский и денежный форматы - с округлением до целого количества рублей или до одной сотой, с наименованием и без
Процентный формат - с округлением и без
Научный - в виде основания и показателя степени
(число 123000,456 будет округлено и записано
как 1,23Е+05,т.е. 1,23*10( )
Числовой формат и формат с простыми дробями (например 3 1/3 )
Выбрав нужную категорию и разновидность, нажать ОК, и число переформатируется.
Дата и время - например, 1.10.99 можно превратить в
1.окт.99 или даже в 1.октября 99. А время 14:45 -
в 2:45 РМ (после полудня).
Вообще дата в любом формате представляется числом -
порядковым номером дня начиная с 1 января 1900 г,
что позволяет складывать и вычитать даты, не используя специальных команд. Программа имеет встроенный календарь с начала XX до третьей четверти XXI века.
А вот складывая и вычитая числа в формате времени следует помнить, что время в программе не бывает больше 23:59:59? запись 24.00 считается уже текстом.
Если нужно вычислить временные интервалы длиной более суток, пользуются смешанным форматом Дата - Время.
В таких числах дата - целая часть числа, а время - дробная.
У ячеек, сформатированных для представления даты и времени, есть особенность: при копировании в следующую ячейку время становится на час больше, а дата - следующим числом (например, вместо 19.00 будет 20.00, 21.00 и т.д., а под 29.01 00 получим 30.01.00, 31.01.00,1.02.00 и т.д.
Если не устраивает ни один из стандартных форматов, можно создать свой собственный (в разряде Пользовательский).

Мастер функций. Функции EXCEL.

Мастер Функций - это специальная подпрограмма, упрощающая процесс создания формул. Её задача- исключить некоторые типичные ошибки , давать по ходу работы подсказки и комментарии, вычислять
промежуточные результаты.
Вызов Мастера Функций - нажатие кнопки (x на стандартной панели инструментов.

Виды ошибок, возникающих при работе:
#ДЕЛ/0! - обычно означает, что адрес делителя задан неверно и вы обращаетесь к пустой ячейке.
#ИМЯ? - EXCEL не понимает, что за имя или адрес вы использовали в формуле. Чаще всего такая ошибка возникает, если забыли сменить регистр и вместо латинских букв пишете русские или наоборот.
#ЗНАЧ! - в качестве аргумента вместо числа или даты стоит текст. Эта же ошибка возникает, когда заданная функция умеет работать только с единичным значением аргумента, а её просят поработать с интервалом или списком ячеек.
Например, вместо =cos(СУММ(А:А))написали =cos(А:А).
#ССЫЛКА! - ячейка , к которой обращается формула , была удалена (Правка - Удалить)и на ее место «въехала» ячейка может быть совсем другого смысла. Это же сообщение появляется , если пытались обратится к несуществующему адресу. Например при копировании вверх вместо В6=СУММ(А2:А6) должно по смыслу стоять В5=СУММ(А1:А5),
а затем В4=СУММ(А0:А4), но ячейки А) не существует.
#ЧИСЛО! - извлечение квадратного корня из отрицательного числа, ввели не все обязательные аргументы функции (например LOG требует само число и основание
логарифма), функция работает только с положительным аргументом или же результат вычислений слишком мал (слишком велик) и не может быть представлен в EXCEL.
Категории функций:
1..Последние использовавшиеся.
2.Все - перечислены по алфавиту все функции.
3.Финансовые - 20 штук - вычисляют проценты по вкладу или
кредиту, амортизационные отчисления, норму прибыли и т.д.
4.Дата и время - преобразование даты и времени в различные форматы.
СЕГОДНЯ - вставляет в ячейку текущую дату
ТДАТА - вставляет в ячейку текущие время и дату
Обновляет их при каждом вызове файла. Такую ячейку имеет смысл иметь в бланках счетов, ежедневных прайс -листах и т.д.
5.Мат.и тригонометрия - 60 команд
ОСТАТ - остаток от деления
ЧАСТНОЕ - делит нацело
СУММКВ - сумма квадратов
СУММПРОИЗВ - сумма произведений
СУММРАЗНКВ - сумма разностей квадратов
СУММКВРАЗН - сумма квадратов разностей
СУММСУММКВ - сумма сумм квадратов
6.Статистические - 70 команд
7.Просмотр и ссылки - функции, позволяющие обратиться к
массиву данных (по колонке, строке, прямоугольнику ) и
получить из него информацию - номера столбцов и строк,
в него входящих, их количество, содержимое нужного
элемента массива, найти , в какой ячейке этого массива
находится нужное число или текст и т.д.
8.Текстовые - позволяют выполнять различные операции с
текстом: посчитать количество символов в
ячейке, поместить в данную ячейку некоторое количество
символов из другой, проверить идентичность двух
текстов, найти некоторый текст и заменить его другим.
9.Логические - ЕСЛИ, И, ИЛИ и т.д.
10.Информационные - содержит команды, с помощью которых
можно получить информацию о типе данных в ячейке
(число там находится или текст ), о текущей среде, о типе ошибки, возникшей в формуле и т.д.

Практическая работа.

Тема: Вычисления в электронных таблицах при помощи Мастера функций.

Цель работы: научиться производить вычисления в электронных таблицах, используя стандартные функции Мастера функций.

Задание. Вычислить значения функций y= x(+1 и y= -x(+1 на отрезке от -5 до 5 с шагом 0,5 и найти на нем минимальные и максимальные значения указанных функций.
Для решения поставленной задачи составим таблицу:

13 EMBED Excel.Sheet.5 1415





В ячейку А2 занесем значение левого конца заданного отрезка, равное -5. В ячейку А3 запишем формулу для вычисления значений переменной х.
с шагом 0,5: =A2+0,5 и скопируем эту формулу на такое количество ячеек столбца А, чтобы последнее значение было равно 5. В ячейки В2 и С2 занесем формулы для вычисления значений функций =B2^2+1 и =B2^2+1 и скопируем их в остальные ячейки столбцов В и С соответственно.
Теперь встанем в ячейку В23 и, вызвав мастер функций, выберем из категорий функций Статистические. Найдя в них функцию для вычисления минимального значения, вычислим минимум функции y= x(+1. Аналогично в ячейке С23 вычисляем значение минимума функции
y= -x(+1, а в ячейках В24 и С24 - максимума этих функций.
В результате получим следующую таблицу:

13 EMBED Excel.Sheet.5 1415

Мастер диаграмм

При включении Мастера диаграмм курсор приобретает форму крестика маленькой диаграммкой под ним, а граница выделенной области становится мерцающим пунктиром. Нужно указать место, где будет располагаться диаграмма (если на другом листе, то нужно перейти на этот лист ), и растянуть мышью квадрат по размеру будущей диаграммы - область диаграммы.


Построение диаграммы:

1.Указать интервал построения (можно выделить нужный фрагмент).
2.Выбрать тип диаграммы (15 типов).
3.Выбрать подтип диаграммы- формат диаграммы.
4.Появляется примерный вид будущей диаграммы.
Указать, находятся ли ряды данных по строкам или по столбцам, сколько строк таблицы занимают заголовки столбцов и сколько столбцов -
заголовки строк, чтобы мастер знал, где начинаются данные. Указать номер столбца (строки), где расположены данные для оси ОХ. Указать номер строки (столбца), где находятся заголовки столбцов (строк).
5.Задать, будет ли у диаграммы легенда, вписать название (шапку) таблицы и названия осей.


Готовую диаграмму можно редактировать.

Для этого её нужно выделить - один раз щелкнуть мышкой по ней (выделенная диаграмма отмечена черными квадратиками). Теперь её можно скопировать или удалить (DEL), двигать мышью по листу в нужное место, уменьшать или растягивать.


Чтобы поменять оформление, ввести недостающие или поправит существующие надписи, поменять цвета линий, фон, единицы измерений и шаг по осям и т.д., надо по диаграмме щелкнуть дважды. Тогда внутри первой появится вторая группа черных квадратиков, выделяющая какой - то из элементов таблицы или саму область диаграммы, а в окошке адресов будет написано имя выделенного элемента.

Теперь можно внутри области перетаскивать легенду, шапку, названия осей, саму диаграмму, а также растягивать или сжимать их.

Двойной щелчок по любому элементу диаграммы
открывает соответствующее диалоговое окно .

Щелкая правой кнопкой мыши по этим же элементам диаграммы, получаем для каждого элемента свое контекстное меню.

Кроме того, рядом с диаграммой, когда она первый раз появляется на листе, оказывается и дополнительная панелька с инструментами ДИАГРАММА.
С её помощью можно (слева направо ): поменять тип диаграммы, задать «диаграмму по умолчанию»(сама собой подразумевающаяся диаграмма), снова обратиться к мастеру диаграмм, чтобы поменять область данных или вместо рядов данных по строке показывать ряды данных по столбцам. Предпоследняя кнопка показывает или убирает горизонтальные линии сетки, а последняя - ставит/убирает легенду.


Диаграмма динамически связана с исходными данными. При их изменении меняется и диаграмма.

Практическая работа.

Тема: Введение, редактирование и обработка табличной информации. Построение диаграмм и графиков при работе с электронными таблицами.

Цель работы: Научиться безошибочно вводить данные в электронные таблицы, редактировать их и получать график на экране.
Задание.

Создать таблицу «Производство важнейших видов машиностроительной продукции стран Европы в 1999г.»

Страна
Металлорежущие станки,
тыс.шт.
Автомобили,

тыс.шт.

Польша



Румыния



Россия



Украина



Албания




Вычислить ( с помощью задания формул )сколько всего производилось машиностроительной продукции.
Построить круговую диаграмму «Производство автомобилей в 1999г.»
Построить линейную диаграмму «Производство машиностроительной продукции в 1999г.»


Сортировка. Фильтрация.

Excel позволяет сортировать ячейки таблицы по возрастанию или убыванию.
I.
А Эти кнопки задают сортировку выделенных ячеек по
Я возрастанию или убыванию. В качестве образца ( ключа
сортировки ) программа берет тот столбец, где стоит
Я курсор ( в выделенной области , закрашенной черным
А цветом, активная ячейка - белая ) и в соответствии с
ним меняет местами строки таблицы.
Если выделена не вся строка с данными, то вся таблица может перемешаться.
II.
Больше возможностей дает команда Данные - Сортировка.
В диалоговом окне Сортировка можно задать три ключа сортировки.

Фильтрация - это возможность видеть не всю таблицу, а только ту её часть, которая сейчас нужна.


13 EMBED Excel.Sheet.5 1415

В таблице показаны результаты работы некоторой группы агентов в ряде городов России, которые что-либо покупают, продают или еще что-нибудь важное делают.
Пусть нужно просмотреть результаты работы только московской агентуры. Для этого:
-выделить мышкой всю таблицу, выбрать в меню Данные команду Фильтр - Автофильтр. В каждой ячейке появится по кнопочке со стрелкой, обозначающей наличие списка.
-щелкнуть по стрелке в столбце Город. Появится список всех введенных городов. Выбрать строку «Москва» (критерий отбора). EXCEL уберет все лишнее и покажет таблицу в измененном виде.

Город
Агент
01.фев
02.фев
03.фев
04.фев
05.фев
06.фев

Москва
Гусев
11
14
13
9
10
14

Москва
Щусев
12
12
12,5
12
12,5
12

Москва
Мясев
14
13,5
13
12,5
12
11

Москва
Лысев
12
13
13,5
14
14
13,5

ИТОГО

71
75,5
78
72,5
73,5
76,5








300

Точно также можно просмотреть данные по любым другим городам.
В таком виде таблицу можно напечатать.
Отфильтрованные строки можно оформить (например , цветом) и получить после отмены режима фильтрации наглядную разметку таблицы.

По отфильтрованному участку таблицы можно вычислять суммы, произведения и производить другие операции так, будто скрытых строк совсем нет. Для этого нужно поставить мышь в свободную ячейку, нажать на сигму (для суммирования) и выделить все показанные на листе строки.
При этом посчитается функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ. В ней первым аргументом является номер математической (статистической) операции, а вторым - интервал вычислений.9 - суммирование, 1- вычисление среднего,6 - произведение и т.д.
Эта функция работает только с видимыми строками, а невидимые не учитывает. При изменении фильтра изменятся и промежуточные итоги.

Если, кроме результатов работы московских агентов , нужно ещё увидеть строку ИТОГО , нужно в списке по столбцу Город вместо строки Москва выбрать строку Условие.
В открывшемся диалоговом окне задать:
в верхней строке = Москва, в нижней = ИТОГО, а в качестве логической функции задать ИЛИ. Критерии отбора могут быть и более сложными.

Чтобы снова увидеть таблицу целиком, надо выбрать в списке строку «ВСЕ» или ещё раз задать команду Данные - Фильтр - Автофильтр для отмены режима фильтрации.(кнопки со стрелками исчезнут).

Дополнительные удобства EXCEL.

1.Если таблица длинная или широкая и занимает больше одного экрана, то введенные заголовки строк и столбцов не будут видны. EXCEL позволяет устранить этот недостаток и сделать так, чтобы заголовки были видны постоянно.

Для этого вначале нужно создать новые окна, в которых будут видны только заголовки, а затем зафиксировать их в таком положении.

Новые окна создаются командой Окно- Разбить либо мышью.

В первом случае EXCEL разбивает окно крест-накрест на четыре, начиная от того места, где стоит курсор. Взявшись мышкой за границу окна нужно подвинуть горизонтальную границу вверх, а вертикальную влево так, чтобы видеть только заголовки. Лишние окна можно убрать, задвинув их границу за край экрана.

Во втором, «мышином», случае для разбиения окна надо взяться мышкой за толстенькую черную черточку справа от горизонтального лифта или сверху от вертикального (курсор примет такой же вид, как и при изменении ширины колонки или высоты строки) и подвинуть её туда, куда нужно.

Теперь нужно зафиксировать окна в таком положении командой Окно-Фиксировать.
Чтобы вернуться в обычный режим, надо набрать команду Окно-Отменить фиксацию или Окно-Удалить разбиение окна.

Существует возможность засекречивания.
Команда Формат-Лист-Скрыть -данный лист не будет показан.
Команды Сервис-Защита-Защитить лист или Сервис-Защита-Защитить книгу запрещают все изменения на листе или в рабочей книге. При необходимости их можно защитить паролем.
Команда Формат-Ячейки-Защита :можно запретить изменение ячейки (строка Заблокировать), а также скрыть формулы. При этом в сроке формул они показываться не будут.

Возможность установить скрытое примечание, которое при необходимости можно просмотреть.
Выбрать команду Вставка-Примечание (или нажать SHIFT-F2) и ввести в окошке, которое называется Текстовое примечание то, что хотелось бы про эту ячейку помнить или сообщить тому, кто будет пользоваться этой таблицей (например, «Эту формулу не меняйте, иначе баланс не сойдется!). По окончании ввода информации нажать ОК. В ячейке появится маленький красный квадратик - маркер примечания. Просмотр примечаний данной (а заодно и любых других ячеек данного листа - по SHIFT-F2.

Существует возможность вставки и звуковых примечаний. Для тех, у кого есть звуковая карта и микрофон, открыта возможность записать с микрофона необходимые слова или музыку (кнопка Запись диалогового окна Примечание в ячейке), либо подключить уже существующий звуковой файл (кнопка Импорт). После этого по кнопке Воспроизведение эту запись можно прослушать.

4.На листе EXCEL можно:
- рисовать (значок вызова встроенной рисовалки на основе MSDRAW).
- ставить на лист независимое текстовое окно, которое разрешается редактировать.
- вставлять на лист карту. Нажав на соответствующий значок, надо растянуть на листе прямоугольник, в котором будет располагаться карта, а потом выбрать её тип: Страны мира или Европа. Создание карты ведает специальная программа MS DATA MAP из комплекта MICROSOFT OFFICE.

Команда Формат-Лист-Переименовать позволяет дать имя текущему рабочему листу (не длиннее 31 символа). Эту же операцию можно выполнить, нажав правую кнопку мыши на закладочке любого листа и выбрав строку Переименовать.

6.Можно убрать (если больше не нужны) линии раздела ячеек (сетку): команда Сервис-Параметры-Вид (в строке Сетка убрать крестик).

Для печати таблицы нужно установить параметры страницы командой Файл-Параметры страницы. Появляется соответствующее диалоговое окно.
На страничке Поля задаются верхний, нижний и боковые отступы, расположение страницы на листе (в центре или у края), а также местоположение колонтитула.
На страничке Колонтитулы задают сами колонтитулы и выбирают шрифт, которым они будут напечатаны.
На страничке Лист можно указать, что линии сетки, заголовки строк и столбцов печатать не следует, задать качество и область печати.
На страничке Страница задают вертикальное или горизонтальное расположение таблиц на странице (портрет/ландшафт) и масштаб для создания увеличенной или уменьшенной копии таблицы.









13PAGE \* MERGEFORMAT141615




Root Entry