Лекция на тему: Требования предъявляемые к оформлению управленческих решений

Тема: «Требования к оформлению управленческих решений»
Управленческие решения могут быть оформлены тремя основными способами:
переданы устно;
на электронных носителях;
письменно в форме документов.
Существуют две трактовки понятия «документ»:
юридически оформленная бумага содержащейся в ней достоверной на 100 % информацией;
любая информация, зафиксированная на любом носителе (бумаге, пленке, диске и т.д.) с неизвестной степенью достоверности.
Документы можно классифицировать по следующим основным признакам:
уровень иерархии нормативно-методического обеспечения - международное сообщество, страна, регион, город, село, фирма;правовой статус документа - обязательные к исполнению (законы, стандарты, указы, постановления и т.д.) и рекомендательные (инструкции, методики, советы и т.д.);содержание документа - технические, экономические, организационные.
Основные правила оформления документов регламентируются в ГОСТЕ Р6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Обязательные атрибуты документов формы:
цель документа;
основание для разработки;
место данной цели (задачи, функции и т.д.);
ссылки на научные разработки и принципы, которые должны соблюдаться при достижении цели;
потребитель информации;
нормы и правила их (документов) использования;
возможный круг исполнителей;
требование к качеству работ, экономии ресурсов, сроки;
санкции;
источники информации.
Во всех документах должен быть раздел «Основные положения» и во многих документах - «Информационное обеспечение».
Содержание (примерное) «Основных положений»:
основание для разработки;
актуальность;
назначение;
основные термины и обозначения;
область применения (то есть кому документ предназначен);
органы, контролирующие применение документа;
ответственность за несоблюдением требований документа.
Содержание (примерное) «Информационного обеспечения»
классификация информации, используемой при применении документа;
требование к информации;
источники получения информации;
технологии и технические средства сбора, обработки, передачи, накопление и использование информации.
Документы оцениваются по следующим критериям качества:
Комплексность документа, то есть рассмотрение в нем различных аспектов в их взаимосвязи, целесообразности документа.
Степень соответствия документа международным требованиям по эко- логичности, безопасности, взаимозаменяемости, патентной чистоте, правовой защите и другим вопросам.
Степень использования мировых достижений и гармонизации, интегри- рованности документа с мировыми системами.
Количество примененных при разработке документа научных подходов (системный, маркетинговый, функциональный и др.).
Количество примененных при разработке документа современных методов (ФСА, моделирование, прогнозирование, оптимизация и др.). Если эти методы рекомендуется применять при разработке объекта, то это требование должно быть зафиксировано четко в документе.
Экономическая обоснованность управленческих решений.
Повторяемость документа, его перспективность, масштаб применения.
Степень апробированности документа в научных кругах, федеральных и региональных органах управления, на практике.
Имидж организации - разработчиков документа и квалификации его разработчиков.
Органы, согласовавшие и утвердившие документ.
Степень соблюдения стандартов на оформление документа, однозначность понятий, четкость, доступность изложения, наглядность.
11.4. Система учета и контроля за реализацией управленческих решенийВедение регулярного, полного и качественного учета функционирования системы менеджмента является одним из основных условий повышения его эффективности.
Учет должен быть организован по выполнению всех планов, программ, заданий по таким параметрам, как количество, качество, затраты, исполнители и сроки. По сложной технике еще необходимо организовать учет отказов, затрат на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонты.
К учету предъявляются следующие требования:
обеспечение полноты, то есть ведение учета по всем подсистемам системы менеджмента;
обеспечение динамичности, то есть учет показателей в динамике и использование результатов учета для анализа;
обеспечение системности, то есть учет показателей системы менеджмента и ее внешней среды;
автоматизация учета на основе ЭВМ;
обеспечение преемственности, применяемости и перспективности учета;
использование результатов учета в стимулировании качественного труда.
Контроль УР как на стадии разработки, так и на стадии реализации является важнейшей функцией управления. Контроль может осуществляться в двух вариантах: по результатам и по упреждению.
Контроль по результатам осуществляется на базе организационной, технической, экономической, финансовой и другой документации. Оценивается отклонение фактического результата от планового, зафиксированного в соответствующих документах..
Контроль по упреждению осуществляется на базе норм, стандартов и правил до начала или в процессе разработки или реализации УР.
Развитие теории и практики контроля привело к созданию нового направления в менеджменте - контроллингу.
Объектами контроллинга являются конечная продукция, технологические и управленческие решения. Для УР составляющие контроллинга имеют следующие толкования:
административный контроль - проверка и постоянное наблюдение за процессами разработки УР, сроками и качеством их выполнения;
технологический контроль - проверка и постоянное наблюдение за используемыми технологиями при разработке и реализации УР;
ревизия - документальная фискальная проверка результатов разработки или реализации УР;
аудит - документальная проверка результатов разработки или реализации УР, устанавливающая уровень их соответствия определенным критериям, нормам или стандартам. Аудиторов обычно выбирает сама контролируемая организация.
Различают три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.