Методическая разработка занятия по дисциплине Информационные технологии компьютеризация делопроизводства Создание приказов по основной деятельности

План-конспект занятия
Дисциплина, курс, группа, специальность, дата Информационные технологии; компьютеризация делопроизводства, 3, 384, 120714 Земельно-имущественные отношения, 19.02.2014 г.
ФИО преподавателя Сидорова Н.Н.
Тема Создание и оформление приказов по основной деятельности.
Место урока в тематическом плане рабочей учебной программы дисциплины Тема: Текстовый процессор Microsoft Word, применение в делопроизводстве.
Тип урока комбинированный.
Формы работы фронтальная, групповая, индивидуальная.
Цель научиться создавать и оформлять проекты приказов по основной деятельности в соответствии с ГОСТ 6-30-2003. УСД ОРД на основе шаблона документа в MS Word.
Задачи образовательные: создать условия для осознанного усвоения алгоритма создания шаблона оформления приказов по основной деятельности на основе шаблона документа в MS Word;
развивающие: развитие логического и творческого мышления при поиске решения поставленной проблемы, информационно-коммуникативных компетенций (умение подготовить на компьютере документы, отвечающие ГОСТ 6-30-2003. УСД ОРД, умение организовывать свое рабочее место и деятельность в соответствии с требованиями современного делопроизводства; умение оперативно работать с информацией);воспитательные: формирование настойчивости в достижении поставленной цели, воспитание внимания, аккуратности при работе за компьютером, бережного отношения к своему здоровью, коммуникативной компетенции.
Методы репродуктивный, информационный, поисковый, наглядный.
Педагогические технологии: информационно-коммуникационная, групповая, здоровьесберегающая.
Межпредметные связи: русский язык и культура речи, информатика, документационное обеспечение управления.
Оборудование посадочные места по количеству обучающихся; рабочее место преподавателя; маркерная доска.
Технические средства обучения компьютеры по количеству обучающихся; локальная компьютерная сеть и глобальная сеть Интернет; проектор с экраном.
Программное обеспечение операционная система Windows7; MS Word, MS Excel.
Формируемые компетенции (общие, профессиональные) и универсальные учебные действия
ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес
ОК 3. Организовывать свою собственную деятельность, определять методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.
ОК 4. Решать проблемы, оценивать риски и принимать решения в нестандартных ситуациях.
ОК 5. Осуществлять поиск, анализ и оценку информации, необходимой для постановки и решения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.
ОК 6. Работать в коллективе и команде, обеспечивать ее сплочение, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями.
ПК 1.2 Подготавливать документацию, необходимую для принятия управленческих решений
Использование информационно-коммуникационных технологий в профессиональной деятельности,
планирование учебного сотрудничества с преподавателем и сверстниками, выражение своих мыслей; аргументация своего мнения, целеполагание, самостоятельное выделение и формулирование познавательной цели, умение слушать и слышать.
Технологическая карта занятия
Этап Деятельность преподавателя Деятельность студентов Формируемые компетенции и универсальные учебные действия
1.Организационный момент (3 мин)
Приветствие, включение обучающихся в деятельность на личностно-значимом уровне, включение в деловой ритм, знакомит с планом работы занятия.
Приветствие, организация внимания, подготовка к работе. ОК 3.
планирование учебного сотрудничества с преподавателем и сверстниками.
2.Актуализация опорных знаний
(15 мин.) Вопросы:
Перечислите изученные вами виды документов управления, примеры.
Что такое бланк, реквизит документа?
Как могут располагаться реквизиты организации на бланке?
Перечислите способы создания текстового документа.
Для чего необходим раздел справка в MS Word?
Назовите автоматические функции MS Word. Заслушивают сообщение студента «Из истории делопроизводства».
Отвечают устно на поставленные вопросы. ОК 1.,
выражение своих мыслей; аргументация своего мнения.
3. Проверка знаний (15 мин.) Инструктирует студентов по технике безопасности при работе за компьютером, напоминает правила работы при работе за компьютером (посадка, расположение кресла, монитора, клавиатуры) Самостоятельно отвечают на вопросы теста, составленного с помощью MS Excel Использование информационно-коммуникационных технологий в профессиональной деятельности.
4.Объяснение нового материала (15 мин.) Задает вопросы, наводящие на формулировку темы, цели занятия.
Большая часть документов оформляется на бланках организации. Бланк - это «стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной». Информация, отраженная на бланке, четко подразделяется на составляющие, которые называются реквизитами. Реквизит - это элемент официального документа. Приказ является самым распространенным видом распорядительных документов, применяемых в практике управления.
К реквизитам приказа предъявляются следующие требования:
Размеры полей, устанавливаемые в документах:
Обязательные реквизиты бланка приказа.
Для оформления приказа необходимо наличие следующих обязательных реквизитов: название вида документа, заголовок текста документа, дата, номер документа, текст документа, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направление его в дело.
Название организации составителя приказа должно полностью соответствовать официальному названию, закрепленному в нормативном акте. Название организации печатается заглавными буквами с выравниванием по центру или по левому краю.
Название вида документа (ПРИКАЗ) указывается в процессе его подготовки на общем бланке организации. Название документа печатается заглавными буквами с выравниванием по центру или левому краю. Печатается через 2-4 строки после реквизита «Название организации».
Дата обеспечивает юридическую силу документа. Дата приказа - это дата подписания документа. Дата печатается через 2 строки после реквизита «Название документа» с нулевой позиции табулятора (от границы левого поля листа). Дата оформляется арабскими цифрами. На нее отводится десять знаков - восемь цифр и две разграничительные точки. Если цифра одна, то перед ней обязательно ставится 0. Например, 09.02.1998.
Номер документа (приказа) - порядковый номер печатается на одной строке с реквизитом «Дата». При угловом расположении реквизита печатается со 2-ой позиции табулятора (4,5 см от левого поля), при расположении реквизита по центру печатается с 6-ой позиции табулятора (12,5см от левого поля).
Заголовок к тексту документа кратко и четко отражает содержание документа, должен отвечать на вопрос «о чем?». Выравнивается по левому краю. Заголовок может состоять из нескольких строк. Длина строки должна составлять не более 40 печатных знаков. Строчки заголовка пишутся через интервал, без переносов. До заголовка и после него пропускают 3 строки. Пример:
Об открытии клуба,О награждении победителей конкурса.
Текст документа - основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с межстрочным интервалом 1,5 (полуторным), Печать текста начинается с красной строки.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются факты, раскрывающие причины и цели, послужившие основанием для создания приказа. Констатирующая часть приказа может отсутствовать.
Распорядительную часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ (заглавными буквами) от левого поля без отступа Дальнейший приказ печатается с красной строки. Текст при необходимости делят на пункты.
Последний пункт приказа формулируют следующим образом: возложить контроль за исполнением приказа на (наименование должности, инициалы, фамилия). Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать не нужно.
Подпись - обязательный реквизит, который состоит из указания должности, непосредственно личной подписи и ее расшифровки. Наименование должности располагается без абзацного отступа от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия печатаются с 6-ой позиции табулятора (12,5 см. от левого поля). Реквизит «Подпись» отделяют от текста 3 строками.Например:
Директор(Личная подпись)А. И. Иванов
При создании документа на компьютере рекомендуется размер шрифта для печати 12, 14. Необходимо обратить внимание, что все реквизиты приказа выполняются на компьютере с одинарным межстрочным интервалом (исключение составляет реквизит «Текст документа», который печатается полуторным межстрочным интервалом).
С помощью компьютера программы MS Word можно создавать однотипные документы на основе шаблона. Шаблон — это тип документа, при открытии которого создается его копия. В MS Word 2007 шаблон может иметь расширение dotx или dotm (файл типа dotm позволяет выполнять макросы в файле).Например, вместо создания структуры приказа с самого начала можно использовать шаблон со стандартным макетом страницы, шрифтами, полями и стилями. Остается лишь открыть шаблон и заполнить документ соответствующим текстом и данными. При сохранении в виде файла .docx или .docm документ сохраняется отдельно от шаблона, на котором он основан.Шаблоны — это обычные документы, но содержащие рекомендуемые разделы или обязательный текст, а также элементы управления содержимым, такие как стандартный раскрывающийся список или специальная эмблема. Можно добавить защиту для раздела шаблона или можно применить к шаблону пароль, защищающий содержимое шаблона от изменений.
Алгоритм создания шаблона в MS Word:
Откройте MS Word и создайте новый документ.
Отредактируйте документ в соответствии с требованиями: размер шрифта (12-14 пунктов), шрифт Times New Roman, если заголовок занимает несколько строк, то он печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал, учтите, заголовок не должен превышать пяти строк длинной в 28 знаков, требуемый интервал между заголовком приказа и реквизитом текст, пропустив две пустые строки (путем трехкратного нажатия клавиши Enter), межстрочный интервал, равный 1,5, красная строка 1,25,3 пустые строки перед реквизитом подпись.
Заполним шаблон.
Сохраните созданный шаблон: Пуск - Сохранить как - Тип документа: Шаблон Word.
Программа автоматически приписывает к имени сохраняемого пометку «Шаблон», так что в имени файла это указывать не нужно. Так же желательно сохранить новый файл в стандартную папку «Шаблоны».Применение шаблона для создания нового документа на основе шаблона можно использовать стандартные шаблоны, которые были включены в пакет MicrosoftOffice при его установке, либо шаблоны, размещенные на сайте программы (для этого предназначена ссылка "Шаблоны на узле OfficeOnline"). В результате выбора первого пункта откроется окно для выбора шаблона. Обратите внимание, что шаблоны размещены на вкладках в соответствии с их предназначением. Выберите нужный шаблон. В результате будет создан новый документ на основе выбранного шаблона, в документе будут размещен текст шаблона, который теперь можно изменить в соответствии с необходимостью. Формулируют тему, цель занятия.
Фиксируют в тетради.
Преподавателем демонстрируется на экран проект приказа по основной деятельности, оформленный с ошибками, в процессе изучения, совместно с преподавателем исправляют допущенные ошибки.
184467521590
ОК 1.,
целеполагание, самостоятельное выделение и формулирование познавательной цели.
Физкультминутка (2 мин.) Даются команды на активизацию мышц рук, головы, глаз и т.д.
Например: посмотрите вверх; посмотрите на соседа слева; помашите соседу, сидящему за вами и т.п. Выполняют упражнения Умение слушать и слышать.
5.Закрепление нового материала (выполнение практической работы на компьютере с самооценкой по критериям)
(15 мин.)
Дает инструкцию по выполнению практической работы.
Раздает раздаточный материал «Таблица по оформлению начальных позиций расположения отдельных реквизитов в строке документа», ГОСТ 6-30-2003. УСД ОРД, глоссарий.
Создают шаблон приказа по основной деятельности, используя возможности MS Word по трем вариантам.
Варианты:
№
варианта Наименование вида документа
Автор документа Содержание
Приказ Генеральный директор акционерного общества Проведение конкурса под девизом: «Сегодня – идея, завтра – капитал»
Приказ Директора компании Создание комиссии по приему-передаче товарно-материальных ценностей на складе
Приказ Директор завода Создание комиссии по делам молодежи
ПК 1.2,
осознание уровня усвоения,
использование информационно-коммуникационных технологий в профессиональной деятельности.
6.Решение ситуационной задачи (работа в команде)
(23 мин.)
Формулирует задачу, дает инструкцию по оформлению решения задачи.
Задача.
Составьте и оформите на компьютере в соответствии с требованиями ГОСТ 6-30-2003. УСД ОРД проект приказа по факту поступления заявления от представителя заявителя Регаловского А.К. от 21.01.2014 года о государственном кадастровом учете изменения объекта недвижимости с кадастровым номером 83:00:050022:127. В констатирующей части отметьте, в связи с чем издается приказ. В распорядительной части укажите конкретные мероприятия по данному заявлению, назовите конкретных должностных лиц, которые отвечают за исполнение приказа. Остальные пункты в распорядительной части, и другие реквизиты укажите самостоятельно.
Делятся на команды по 5 человек, решают задачу сообща, выносят решение, оформляют проект приказа. ОК 1.
ОК.3
ОК.4
ОК.5
ОК 6.
ПК 1.2
Использование информационно-коммуникационных технологий в профессиональной деятельности.
7.Подведение итогов, оценивание, самооценка обучающихся.
(1 мин.) Вопросы:
Что узнали нового, чему научились?
Отвечают на поставленные вопросы.
Осуществляют самооценку собственной учебной деятельности. ОК 3.
8.Постановка домашнего задания. (1 мин.)
Сформулировать ситуационную задачу, которая может возникнуть в будущей профессиональной деятельности, или возникала во время прохождения производственной практики на предприятии. организации для решения- разработать соответствующий комплект документов. Усваивают объяснение преподавателя, записывают домашнее задание.
При оформлении документов с использованием текстового редактора следует максимально использовать его возможности, для этого необходимо:
1. Перед оформлением документа проверить правильность установки параметров полей бланка.
2. При создании документа с угловым расположением реквизитов вставить в заголовочную зону сетки таблицы (т.е. таблицу без обрамления).
3. При оформлении реквизитов в левой или правой части заголовочной зоны в документах с угловым расположением реквизитов использовать процедуры «выравнивание слева» или «выравнивание по центру».
4. В документах с продольным расположением реквизитов в заголовочной зоне следует использовать процедуру «выравнивание по центру».
5. Следует следить за установкой промежуточных интервалов. Если один реквизит пишется в несколько строк, то между строками устанавливается одинарный интервал, а между реквизитами документа – 2-4 межстрочных интервала. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения, «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1\5-2 межстрочными интервалами.
6. Для более часто употребляемых фраз документа, строк подписей на документах следует воспользоваться автотекстом.
7. При оформлении пунктов приказа использовать процедуру «Список» (нумерованный или иерархический).
8. Подстрочные пояснения на бланке документа оформить шрифтом меньшим по примеру, чем основной текст и с эффектом «верхний индекс».

«Таблица по оформлению начальных позиций расположения отдельных реквизитов в строке документа»
№ позиции
начала
Наименование реквизита
От границ левого поля (с 0-й позиции) Реквизиты: «Заголовок к тексту», «Текст (без абзацев)», «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа»;
наименование должности в реквизитах «Подпись и Гриф согласования документа» (визы согласования); заверительной подписи «Верно»;
слова ПРИКАЗЫВАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ;
слова «Приглашенные», «Основание» (если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к ее изданию);
продолжения строк пунктов, подпунктов в распорядительных и организационных документах
С крайней строки (после 5-ти знаков) Начало абзацев в тексте;
фраза в тексте «С уважением»;
слово «Основание;
начало разделов, подразделов, пунктов, подпунктов в организационных документах;
начало пунктов в распорядительных документах

ГЛОССАРИЙАкт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.
Анкета — документ, содержащий расширенные анкетно-биографические данные работника.
Анкета – форма предоставления унифицированного текста, в которой дается изложение словесной или цифровой информации при описании объекта по определенному набору признаков.
Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.
Выписка из приказа – документ, содержащий копию той части текста приказа, которая нужна конкретному исполнителю для работы.
Дело – совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правила.
Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Договор (контракт) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений (характера сделки, условий и сроков поставки, транспортировки, оплаты, гарантий и т.п.)
Докладная записка — документ, адресованный руководителю предприятия и содержащий изложение какого-либо вопроса, факта, а также предложения составителя по излагаемому вопросу.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Согласно определению, документом может быть текст, рисунок, графика, фотография, аудио- и видеозапись. Документ обеспечивает сохранение и накопление информации.
Документирование – процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».
Документоведение – научная дисциплина, предметом которой служит развитие способов документирования и носителей информации.
Документооборотом – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Должностная инструкция – документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия.
Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Заверенные копии делятся на нотариальные и копии с документов для внутренних нужд какого-либо учреждения, организации, предприятия.
Индекс документа – присвоение при регистрации документу порядкового (регистрационного) номера и необходимых условных обозначений, позволяющих определить структурное подразделение или должностное лицо, являющееся автором документа, места его хранения.
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, но не имеющий полной юридической силы юридической силы.
Личное дело – совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе (досье).
Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Норма – узаконенное установление, признанный обязательный порядок чего-либо; Установленная мера, средняя величина чего-либо.
Норматив – экономический или технический показатель норм, в соответствие с которыми производится работа
Нормативный – устанавливающий норму, правило
Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы ( проекта, отчета, разработки).
Организационные документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.
Официально-деловой стиль – это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности, пересылаемых по почте.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для выполнения производственных задач.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений коллегиальными органами.
Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для едино-начального решения оперативных вопросов.
Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления.
Регламент – правила, регулирующие порядок какой либо деятельности.
Регламентировать – подчинять регламенту.
Реквизит – это элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.
Решение – распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др.).
Связный текст – это текст, суть которого неизменно повторяется в ряде документов, он содержит грамматически согласованную информацию об управленческих действиях.
Справка – это документ, подтверждающий какие-либо факты и события.
Стандарт – типовой вид, образец, которому должно удовлетворять что-нибудь по своим признакам, свойствам, качествам.
Стандартизация – деятельность по установлению норм, правил и характеристик.
Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения.
Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков.
Трафарет – содержит постоянную информацию с пробелами для внесения переменной информации, зависящей от конкретной ситуации.
Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, регламентирующий их права и обязанности по отношению друг к другу.
Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления.
Унификация документов –установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.
Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.
Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом.
Юридическая сила документа – это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе.