МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ СТУДЕНТОВ ЗАОЧНОГО ОТДЕЛЕНИЯ по дисциплине ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ для специальности 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)
Департамент образования, науки и молодежной политики
Воронежской области
ГОБУ СПО ВО «Острогожский аграрный техникум»
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
для самостоятельной работы студентов ЗАОЧНОГО ОТДЕЛЕНИЯ
по дисциплине
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
для специальности
38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)
Острогожск 2014
Методические указания разработаны на основе рабочей программы учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления».
Методические указания предназначены для специальности среднего профессионального образования
Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям).
Организация-разработчик: ГОБУ СПО ВО «Острогожский аграрный техникум»
Разработчик:
Сизинцева Е.Ю., зав.заочным отделением, преподаватель экономических дисциплин ГОБУ СПО ВО «Острогожский аграрный техникум»
Рецензент:
Чалая Е.В., председатель цикловой комиссии, преподаватель экономических и бухгалтерских дисциплин ГОБУ СПО ВО «Острогожский аграрный техникум»
Методические указания рекомендованы цикловой комиссией экономических и бухгалтерских дисциплин
Протокол №____от «___»_______2014
Председатель цикловой комиссии____________Е.В.Чалая
СОГЛАСОВАНО
Заведующий заочным отделением:
____________/ Е.Ю.Сизинцева
Содержание
Введение
4
Содержание внеаудиторной самостоятельной работы студентов по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
Раздел 1. Документирование управленческой деятельности
Тема 1.1. Ведение. Документ и система документации
5
Тема 1.2. Организационно-распорядительные документы
6
Практические работы:
Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 УСД ОРД
8
Составление и оформление организационно-распорядительных документов
9
Тема 1.3. Кадровая документация.
10
Практические работы:
Составление и оформление документов по личному составу
11
Тема 1.4. Денежные и финансово-расчетные документы
12
Тема 1.5. Договорно-правовая документация
12
Практические работы:
Составление и оформление договорно-правовой документации
14
Составление и оформление претензионно-исковой документации
15
Раздел 2. Организация работы с документами
Тема 2.1. Понятие документооборота, регистрация документов.
16
Практические работы:
Регистрация входящей, исходящей и внутренней документации. Заполнение регистрационных форм
17
Тема 2.2. Исполнение документов. Контроль исполнения
18
Тема 2.3. Организация оперативного хранения документа
19
Практические работы:
Составление и оформление номенклатуры дел
20
Тема 2.4. Подготовка документов к архивному хранению
20
Тема 2.5. Использование ПЭВМ в делопроизводстве
22
Тесты для подготовки к дифференцированному зачету
22
Литература
27
Введение
Методические указания предназначены для организации самостоятельной работы студентов заочного отделения специальности «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)» в процессе изучения дисциплины «Документационное обеспечение управления» в межсессионный период.
Методические указания отражают основные требования государственного образовательного стандарта среднего (полного) общего образования, предъявляемые к знаниям обучающихся при подготовке специалистов среднего звена, задания для самопроверки и задания, предназначенные для формирования соответствующих практических умений и приобретения практического опыта. В каждой теме указаны знания и умения, которые должны развиваться в ходе самостоятельной деятельности.
Трудоемкость самостоятельной деятельности студентов
Таблица 1
Наименование разделов и тем дисциплины
Трудоемкость, час.(max/по з.о.)
Раздел 1. Документирование управленческой деятельности
48/36
Тема 1.1. Ведение. Документ и система документации
6/4
Тема 1.2. Организационно-распорядительные документы
18/12
Тема 1.3. Кадровая документация.
10/6
Тема 1.4. Денежные и финансово-расчетные документы
6/6
Тема 1.5. Договорно-правовая документация
8/8
Раздел 2. Организация работы с документами
24/22
Тема 2.1. Понятие документооборота, регистрация документов.
6/5
Тема 2.2. Исполнение документов. Контроль исполнения
2/2
Тема 2.3. Организация оперативного хранения документа
6/5
Тема 2.4. Подготовка документов к архивному хранению
4/4
Тема 2.5. Использование ПЭВМ в делопроизводстве
6/6
Всего
72/58
Содержание внеаудиторной самостоятельной работы студентов по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
Тема 1.1. Ведение. Документ и система документации
Студент должен иметь представление: содержание дисциплины, связь с другими дисциплинами, современное состояние ДОУ, историю развития служб документоведения.
Задания для самоконтроля
Используя учебную литературу или интернет-ресурсы, найдите ответы на вопросы темы. При наличии вопроса в домашней контрольной работе необходимо тщательно проработать его и подробно изложить в тетради для контрольной работы.
Вопросы:
Понятие терминов «документ», «документирование», «Документационное обеспечение управления».
История развития научных представлений о документационном обеспечении управления. История возникновения делопроизводства.
Современное состояние документационного обеспечения управления. Нормативно-правовая база организации документационного обеспечения управления как основа технологии процессов управления. Государственная система документационного обеспечения управления.
Состав управленческих документов. Понятие систем документации. Функциональные и отраслевые системы документации. Унификация и стандартизация управленческих документов.
Тема 1.2. Организационно-распорядительные документы
Студент должен знать: классификацию организационно-распорядительной документации, виды ОРД. Сущность и назначение ОРД
Студент должен уметь: составлять и оформлять различные виды ОРД.
Задания для самоконтроля
Используя учебную литературу или интернет-ресурсы, найдите ответы на вопросы темы. При наличии вопроса в домашней контрольной работе необходимо тщательно проработать его и подробно изложить в тетради для контрольной работы.
Вопросы:
1. Стандартизация и унификация организационно-распорядительной документации; бланки документов (внутренний и для писем); реквизиты внутреннего бланка, их состав и оформление.
2. Классификация организационно-распорядительной документации: организационные, распорядительные, справочно-информационные, их сущность, значение и содержание.
Задания:
1. Найдите ошибки в составлении и оформлении предложенного документа.
АО «Техмехстрой» УТВЕРЖДАЮ
Директор_____________
Иванов П.Н.
«____» _______________
ПРИКАЗ №___________
от___________________
г. Воронеж
О ПРОВЕДЕНИИ РЕМОНТНЫХ РАБОТ
В связи с началом отопительного сезона и аварийным состоянием системы отопления котельной.
ПРИКАЗЫВАЮ
Выделить средства из внебюджетного фонда на закупку необходимого оборудования в размере 300 тыс.руб.
К 1 ноябрю закончить ремонтные работы в полном объеме.
Ответственность за исполнение приказа возложить на начальника котельной мастерской.
Главный инженер подпись Папаев Р.В.
__________________________________________________________________
2. Найдите ошибки в составлении и оформлении предложенного документа.
Наименование предприятия
Должностная инструкция
№________ от__________
Место составления
СТАРШЕМУ КАССИРУ
Общие положения
Функции.
Должностные обязанности.
Права.
Ответственность.
Взаимоотношения.
Директор подпись расшифровка
Визы согласования
_____________________________________________________________________________
3. Найдите ошибки в составлении и оформлении предложенного документа.
Наименование предприятия
ПРОТОКОЛ
№ 00
Москва
ПРОИЗВОДСТВЕННОГО СОВЕЩАНИЯ
Председатель Ф.И.О.
Секретарь Ф.И.О.
Присутствовали Ф.И.О.
Приглашенные Ф.И.О.
ПОВЕСТКА ДНЯ
1.______________
2.______________
ПОСТАНОВИЛИ
1.______________
2.______________
Председатель Ф.И.О.
Секретарь Ф.И.О.
Согласовано подпись расшифровка
Верно: секретарь подпись расшифровка
_____________________________________________________________________________
4. Найдите ошибки в составлении и оформлении предложенного документа.
Наименование предприятия УТВЕРЖДАЮ
Директор В.А. Крымов
подпись «____»_________
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
№ 00
О СТАЖИРОВКЕ ГЛАВНОГО ИНЖЕНЕРА
В ФИРМЕ «GLOBAL» (Англия)
Текст
Гл. инженер подпись расшифровка
Практическая работа
Тема: Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 УСД ОРД
Студент должен уметь: оформлять и размещать реквизиты, согласно ГОСТа.
Задание 1
Разместите реквизиты и информацию приказа по основной деятельности в соответствии с гос.стандартом.
ПРИКАЗ. Дата. Индекс, г. Орел. Об обеспечении противопожарной безопасности и усиления охраны в период праздничных дней.
В целях обеспечения противопожарной безопасности и усиления охраны в период праздничных дней 1 и 2 мая ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Провести тщательную уборку на территории института и перевести в более безопасное место воспламеняющиеся предметы (Отв. М. М. Михайлов). 2. Проверить состояние электропроводки электрооборудования и не позднее чем за 2 часа до окончания работы 30.04.00 выключить все рубильники (Отв. С. Г. Макаров). 3. Представить список лиц, пребывание которых обязательно в институте в праздничные дни. Срок исполнения 25.04.00 (Отв. А. И. Ефремов). 4. Всем сотрудникам института по окончании работы 30.04.00 лично проверить хранение служебной документации. 5. Контроль за исполнением приказа возлагается на начальника административно – хозяйственного отдела института М. И. Сидорова. Директор института А. Ф. Попутников. В дело 1 – 6. М. И. Наумов.
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Дата. Индекс. Москва. О поощрении. ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ ПОПУТНИКОВОЙ Майе Феликсовне за большую и плодотворную работу в деле воспитания молодежи и в связи с 50-летием со дня рождения. Основание: представление директора школы от 00.00.00. №21. Зав. РОНО И. В. Комаров. Визы: отдел кадров, руководитель структурного подразделения. СОГЛАСОВАНО. Протокол заседания профкома от 00.00.00 №14. Верно. Инспектор Н. Б. Олесова. 00.00.00.
СПРАВКА. Дата. Индекс, г. Орел, магазин № 32 «Одежда». Еремин Василий Матвеевич работает на заводе в должности слесаря механического цеха. Директор завода И. И. Карпов. Главный бухгалтер А.А. Адамова.
Задание № 2
Расположите на бумаге формата А 4 реквизиты, показав их состав: наименование министерства, гриф утверждения, гриф согласования, подпись, отметка об исполнении документа, отметка о контроле, отметка о заверении копии, текст, дата, индекс, наименование документа, резолюция.
Инструктивные указания:
Разместите все указанные реквизиты, согласно стандарта «Система ОРД. Формуляр-образец» на бумаге формата А 4 в соответствии со способом размещения.
Вопросы для самоконтроля
Дайте определение документу.
Какие стандарты используют в делопроизводстве и что они содержат.
Сколько существует реквизитов документа.
Какие бланки установлены стандартами и что они содержат.
Правила оформления управленческих документов, бланки документов, понятие и построение формуляра-образца.
Требования к составлению текстов служебных документов, стиль и язык.
Практическая работа
Тема: Составление и оформление организационно-распорядительных документов
Студент должен уметь: составлять и оформлять различные виды ОРД.
Задание 1
Составьте и оформите должностную инструкцию главного бухгалтера акционерного общества закрытого типа «прогресс»
Задание 2
В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечении их сохранности руководитель издал приказ о введении инструкции документационного обеспечения управления. Инструкция должна быть введена в действие с 01.03.2013 г. Секретарю Самойловой Н.И. поручено тиражирование Инструкции ДОУ и ее передачу в структурные подразделения до 01.03.2013 г. Контроль за исполнением приказа возложен на заведующего канцелярией. Составьте и оформите приказ по основной деятельности и выписку из него, выдаваемую секретарю.
Задание 3
Составьте сокращенный протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу №2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 36 000 рублей, а также зачитаны сличительная ведомость по складу №2 и объяснительная записка заведующего складом.
Инструктивные указания:
Состав и расположение реквизитов документов оформите согласно ГОСТа.
Текст должностной инструкции должен состоять из шести разделов: основные положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения по работе. Текст приказа и протокола должен состоять из двух частей. Оформите соответствующие подписи должностных лиц.
Вопросы для самоконтроля
Перечислите реквизиты, предусмотренные на организационных документах.
На какие виды делится организационно-распорядительная документация.
Дайте определение организационным документам. Каков порядок создания должностной инструкции.
Понятие распорядительных документов, их состав и оформление.
Состав и оформление, составные части приказа по основной деятельности, порядок его создания. Особенности составления и оформления выписки из распорядительного документа.
Справочно – информационные документы, их виды, оформление различных видов протоколов. Особенности оформления выписки из протокола.
Понятие справочно-информационных документов. Особенности составлении и оформления различных видов служебных писем, телеграмм.
Особенности составления и оформления справок, актов, объяснительных и докладных записок.
Тема 1.3. Кадровая документация
Студент должен знать: сущность и назначение документов по личному составу; виды документов по личному составу на предприятии.
Студент должен уметь: составлять и оформлять документы по личному составу.
Задания для самоконтроля
Используя учебную литературу или интернет-ресурсы, найдите ответы на вопросы темы. При наличии вопроса в домашней контрольной работе необходимо тщательно проработать его и подробно изложить в тетради для контрольной работы.
Вопросы:
1. Документирование трудовых правоотношений. Состав и особенности оформления документов по личному составу. Сущность и значение документов по личному составу.
2. Комплектование личного дела. Автобиография. Резюме. Заявления о приеме на работу.
3. Виды и состав кадровой документации, нормативные материалы кадровой службы, состав реквизитов кадровой документации.
4. Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы.
5. Кадровая документация по учету работников
Задания:
1. Найдите ошибки в составлении и оформлении предложенного документа.
Начальнику технического
отдела Е.А. Егорову
Лопатиной А.Н.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу принять меня на работу с 22.01.99 в технический отдел на должность инженера – технолога.
подпись Лопатина А.Н.
2. Найдите ошибки в составлении и оформлении предложенного документа.
Наименование предприятия УТВЕРЖДАЮ
Директор
ПРИКАЗ
№ 00
Москва
Принять Ф.И.О., должность, подразделение, оклад, условия приема, вид перевода, основание.
Перевести Ф.И.О., должность, подразделение, оклад, причина, основание.
Нач. отдела кадров подпись расшифровка
Согласовано
3. Найдите ошибки в составлении и оформлении предложенного документа.
Наименование предприятия
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
О нарушении производственной дисциплины
10.января во второй смене во время моего дежурства был разорван силой кабель, питающий освещение штреков. В этот день я отсутствовал на рабочем месте.
Слесарь подпись Егоркин П.Р.
Практическая работа
Тема: Составление и оформление документов по личному составу
Студент должен уметь: составлять и оформлять документы по личному составу.
Задание 1
Составьте и оформите сложный приказ по личному составу ЗАО «Русь», содержащий пункты: о приеме; переводе в связи с переездом; увольнении по собственному желанию
Задание 2
Составьте и оформите документы на поощрение старшего бухгалтера Калинина И.С. в связи с его 50-летним юбилеем.
Задание 3
Заведите на себя трудовую книжку и внесите записи о приеме на работу, увольнении, приеме и переводе на другую должность.
Задание 4
Заполните личную карточку формы Т-2 при поступлении Вас на работу после окончания Острогожского аграрного техникума.
Инструктивные указания:
Состав и расположение реквизитов документов оформите согласно ГОСТа.
Состав текстов документов должен соответствовать требованиям стандарта.
3. Оформите соответствующие подписи должностных лиц.
Вопросы для самоконтроля
Понятие документов по личному составу. Перечислите документы, относящиеся к документам по личному составу.
Какие документы могут являться основанием для издания приказов о
а) приеме; б) увольнении; в) переводе; г) командировании; д) предоставлении отпуска.
3. Чем отличается текст приказа по основной деятельности от текста приказа по личному составу? Какое должностное лицо может визировать приказ о приеме на работу? Кто накладывает резолюцию на заявления и приеме или увольнении?
Какие реквизиты содержит личное заявление.
Документирование процессов движения кадров. Документирование оценки труда работников.
Порядок ведения трудовых книжек: порядок оформления, внесение записей, правила заполнения. Оформление дубликата трудовой книжки. Вкладыш в трудовую книжку. Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении. Учет трудовых книжек.
Порядок формирования личных дел работников, расположение документов в личном деле, порядок работы с личными делами.
Учет работников посредством ведения личной карточки Фомы Т-2. Порядок заполнения, ведения личной карточки, разделы карточки.
Тема 1.4. Денежные и финансово-расчетные документы
Студент должен знать: сущность и назначение финансово-расчетных документов, их виды, особенности создания.
Задания для самоконтроля
Используя учебную литературу или интернет-ресурсы, найдите ответы на вопросы темы. При наличии вопроса в домашней контрольной работе необходимо тщательно проработать его и подробно изложить в тетради для контрольной работы.
Вопросы:
Особенности составления и оформления денежных и финансово-расчетных документов, виды и состав финансовой документации.
2. Виды и оформление доверенностей.
Тема 1.5. Договорно-правовая документация
Студент должен знать: систему договорно-правовой документации, виды договоров, типовые формы договоров. Законодательные акты и нормативные документы по претензионно-исковой документации.
Студент должен уметь: составлять и оформлять договора, исковые заявления, претензии.
Задания для самоконтроля
Используя учебную литературу или интернет-ресурсы, найдите ответы на вопросы темы. При наличии вопроса в домашней контрольной работе необходимо тщательно проработать его и подробно изложить в тетради для контрольной работы.
Вопросы:
1. Понятия договора (контракта), соглашение, протокола. Типовая форма контракта. Основные разделы контракта.
2. Виды договоров: купли-продажи, мены, поставки, на возмездное оказание услуг, поручения, комиссии и др.
3. Документы, оформляющие порядок рассмотрения споров между юридическими лицами. Правила оформления претензионных писем. Образцы претензий к перевозчику. Формуляр отзыва на претензию.
4. Требования к оформлению исковых заявлений. Порядок направления и оформления отзыва на исковое заявление.
Задания:
Составьте контракт согласно образца.
Контракт № 106 – 9
на установление трудовых отношений
Москва «___» _________________ 20___ г.
Фирма _________________ Совместного предприятия, именуемая в дальнейшем просто «Фирма» в лице директора Фирмы _____________________, действующего на основании Положения, с одной стороны, и гражданин __________________________, именуемый в дальнейшем «Работник», с одной стороны, заключили настоящий контракт о нижеследующем:
ПРЕДМЕТ КОНТРАКТА
Фирма на условиях настоящего контакта вступает в трудовые отношения с Работником, который принимает на себя на условиях / первичной/вторичной/ занятости:
Трудовые обязанности Работника, круг его функций определяются рабочей инструкцией, утвержденной Фирмой.
ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ
ТРУДОВЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ
2.1. Работник все свои трудовые обязанности выполняет в согласовании с Фирмой в рабочее время.
2.2. Работнику устанавливается помесячный суммированный учет рабочего времени.
2.3. Изготовляемая Работником продукция должна представлять собой высокохудожественные авторские произведения.
2.4. Работник обязуется регулярно передавать на склад Фирмы указанную в п. 2.3. продукцию по мере ее изготовления.
III. ОПЛАТА ТРУДА
3.1. За изготовленную и реализованную продукцию Работник получает вознаграждение в размере _______% от ее цены реализации.
Факт передачи Работником Фирме изготовленной продукции подтверждается оформлением акта сдачи-приемки.
IV. УСЛОВИЯ КОНТРАКТА
Подписанием данного контракта стороны вступают в трудовые отношения, а Работник зачисляется в штат Фирмы.
Трудовые отношения по данному контракту устанавливаются сроком на один год со дня его подписания.
V. ВЗАИМООТНОШЕНИЕ СТОРОН
5.1. Во всем остальном, что не предусмотрено условиями данного контракта, стороны руководствуются Кодексом законов о труде РСФСР с изъятиями и дополнениями, предусмотренными для Современных Предприятий.
VI. СРОК ДЕЙСТВИЯ КОНТРАКТА
6.1. Настоящий контракт заключается с «___» _______________ 20__ г. сроком на один год, т.е. по «___» ____________ 20 ___г.
6.2. Дальнейшая пролонгация действия контракта или его расторжение производится по основаниям, указанным в контракте.
VII. АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН
Фирма _____________________________________________
Почтовый адрес: 117593, Москва, Рокотова 1/12
Телефон: 425 – 17 – 24
Расчетный счет: № 609016 в строительном
отделении ЖСБ
г. Москвы / Черемушкинский
район/, МФО 201534
Работник __________________________
Ф. И. О. __________________________
Домашний адрес __________________________
Паспорт Серия ____№__ Выдан «____»
__________о/м_____________
____________ /Дети: ДА/НЕТ/
Телефон ___________________________
Фирма Работник
Практическая работа
Тема: Составление и оформление договорно-правовой документации
Студент должен уметь: составлять и оформлять проекты договоров.
Задание 1
Президент АООТ «Ресурсы» принял решение о заключении с ТОО «Авангард» договора на закупку оптовой партии сахара: Поставщик – АООТ «Ресурсы», Покупатель – ТОО «Авангард». Поставка будет производиться равными частями ежемесячно, цена договорная. Условия оплаты – предоплата 50 %. Подготовьте проект договора поставки.
Задание 2
Директор АООТ «Острогожскмолоко» принял решение о заключении договора с СХА «Рассвет» о поставке молока и обрата. Поставщик – АООТ «Острогожскмолоко», покупатель СХА «Рассвет». Поставка производится ежедневно (после вечерней дойки), цена договорная, предоплаты нет.
Инструктивные указания:
1. Состав и расположение реквизитов документов оформите согласно ГОСТа.
2. Структура договора поставки:
вводная часть; предмет договора; права и обязанности сторон; дополнительные условия договора; прочие условия договора.
В водной части договора поставки укажите следующие основные положения:
наименование договора ( ДОГОВОР оптовой партии товара); дата подписания договора;
место подписания договора (город или населенный пункт);
название стороны по договору ( ПОСТАВЩИК или ПОКУПАТЕЛЬ);
подробное наименование должности, фамилии, имени, отчества, подписывающего договор.
3. Вторая часть договора будет содержать следующие условия:
предмет договора ; количество поставки; сроки и порядок поставки; цена (договорная); порядок расчетов; пункт поставки; тара и упаковка; маркировка; отгрузка и транспортировка ; передача товара.
Дополнительные условия договора поставки:
срок действия настоящего договора; ответственность сторон; прочие условия договора поставки: условия согласования связи между сторонами; юридические адреса, банковские и отгрузочные реквизиты сторон на момент заключения настоящего договора; подписи, скрепленные печатями, представителей сторон.
Вопросы для самоконтроля
1. Что такое договор.
2. Назовите виды договоров.
3. Из каких основных разделов состоит договор.
4. Порядок составления и оформления договоров. Виды коммерческих договоров.
Структура договора, порядок оформления текста договора.
Порядок исполнения договора. Порядок изменения и расторжения договора.
Практическая работа
Тема: Составление и оформление претензионно-исковой документации
Студент должен уметь: составлять и оформлять претензии к компаньонам при невыполнении обязательств, исковые заявления.
Задание 1
Согласно договора № 22/33 от 05.11.2012 на поставку обогревательных приборов фирма «Меркурий» обязана была поставить фирме «Вымпел» в 1 квартале 2013 года товар на общую сумму 500 тыс.руб.
Фактически в 1 квартале 2013 года фирме «Вымпел» было поставлено товара на сумму 300 тыс.руб. На основании п. 9.1. договора поставки за просрочку поставки товара поставщик в 30-дневный срок обязан выплатить штраф в размере 20% от стоимости не поставленного товара.
Подготовьте проект претензионного письма в адрес Поставщика.
Задание 2
Согласно договору № 31, заключенного между ЗАО «Ресурсы» и АО «Вымпел» от 21.01.2003, должно быть поставлено товара на сумму 122 тыс.руб. Фактически поставлено на 105 тыс.руб. Недопоставка составила 17 тыс.руб. АО «Вымпел» в связи с этим предъявило претензию поставщику от 20.03.2003, которая была отклонена по причине неправильного оформления. Покупатель отказ считает необоснованным, т.к. сделан правильный расчет претензий, приложены все подтверждающие претензию документы. Составьте и оформите исковое заявление о взыскании неустойки.
Инструктивные указания (задания 1, 2):
1. Состав и расположение реквизитов документов оформите согласно ГОСТа.
2. Рассчитайте сумму неустойки за просрочку поставки товара (1). Определите сумму неустойки (2).
3. В заголовочной части претензии наименование фирмы, предъявившей претензию, а также наименование фирмы, к которой предъявляется претензия, их адреса, номер претензии, дату предъявления; название документа «ПРЕТЕНЗИЯ», заголовок к тексту (отвечает на вопрос: о чем?); сумму штрафа в рублях.
4. В тексте претензии указывают обстоятельства, послужившие основанием для предъявления претензии, доказательства, подтверждающие изложенные в претензии обстоятельства; сумма требований заявителя и расчет этих требований. Укажите, что прилагают к претензии.
5. Исковое заявление включает: адресат (в данном случае Арбитражный суд и его почтовый адрес); дату и номер искового заявления; истец: наименование предприятия, подавшего в арбитражный суд исковое заявление; адрес и банковские реквизиты; ответчик (наименование предприятия), адрес и банковские реквизиты; наименование документа (ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ); заголовок к тексту; сумма неустойки в рублях; текст; приложение; подпись. Укажите, что прилагают к претензии.
6. Оформите соответствующие подписи должностных лиц.
Вопросы для самоконтроля
1. Что служит причиной для составления претензий.
2. На какие части по содержанию делится претензия.
3. Какие основные реквизиты содержит претензия.
4. В каких случаях составляется исковое заявление.
5. Какие основные реквизиты содержит исковое заявление.
6.Составление и оформление претензий и ответов на них.
7.Оформление исковых заявлений, порядок их составления.
Тема 2.1. Понятие документооборота, регистрация документов
Студент должен знать: понятие документооборота, стадии и потоки. Порядок регистрации документов.
Студент должен уметь: регистрировать входящие и внутренние документы по различным регистрационным формам.
Задания для самоконтроля
Используя учебную литературу или интернет-ресурсы, найдите ответы на вопросы темы. При наличии вопроса в домашней контрольной работе необходимо тщательно проработать его и подробно изложить в тетради для контрольной работы.
Вопросы:
1. Состав и учет объема документооборота предприятий и организаций.
2. Организация работы с документацией, поступающей в учреждения, предприятия, организации; прием входящих документов, экспедиционная обработка, предварительное рассмотрение и распределение, регистрация, рассмотрение документов руководством, исполнение.
3. Отправка исходящих документов. Передача документов внутри организации. Учет количества документов.
4. Сущность работы секретаря-деплопроизводителя по организации документооборота.
5. Понятие, порядок регистрации документов. Регистрационный индекс. Регистрационные формы. Целесообразность использования различных регистрационных форм.
Задания: Решите тесты по теме:
1. Какая операция не входит в процесс движения входящих документов ?
А) прием Б) регистрация В) согласование Г) рассмотрение руководителем
Д) контроль исполнения
2. Кто осуществляет первичную обработку документов ?
А) секретарь Б) соответствующее структурное подразделение
В) служба ДОУ Г) конкретный специалист соответствующего подразделения
3. Какую регистрационную форму целесообразно применять при небольшом объеме документооборота ?
А) карточная Б) автоматизированная В) журнальная Г) электронная
2. Что является целью предварительного рассмотрения документов ?
А) направляемые на рассмотрение руководителю
Б) направляемые на рассмотрение конкретным исполнителям
В) оба ответа верны Г) оба ответа неверны
3. Какое определение документооборота наиболее точное ?
А) движение документов с момента регистрации до сдачи в архив
Б) движение документов с момента создания до уничтожения
В) движение документов с момента подписания до сдачи в архив или уничтожения
Г) движение документов с момента регистрации до сдачи в архив или уничтожения
Д) движение документов с момента создания до сдачи в архив или уничтожения
4. В пределах какого срока присваиваются регистрационные индексы ?
А) в пределах срока хранения документов Б) в пределах календарного года
В) в пределах академического года Г) в пределах исполнения документов
Практическая работа
Тема: Регистрация входящей, исходящей и внутренней документации. Заполнение регистрационных форм
Студент должен уметь: заполнять регистрационные журналы входящей и исходящей, и внутренней документации, оформлять на документы регистационно-контрольные карточки.
Задание 1
Выполняя функцию секретаря-референта ООО «Престиж» распределите документы по группам: внутренние, входящие и исходящие. Зарегистрируйте все документы в соответствующих регистрационных журналах, указав при этом все необходимые реквизиты.
Перечень документов:
1. Приказ директора об изменении графика работы в летнее время.
2. Акт списания испорченных бланков документов.
3. Распоряжение о проведении ремонтных работ.
4. График предоставления отпусков.
5. Приказ по личному составу о приеме на работу бригаду слесарей.
6. Положение о персонале.
7. Протокол заседания трудового коллектива.
8. Акт ревизии кассы.
9. Телеграмма в ТО «Запуск» о прекращении поставок зерна.
10.Циркуляр в филиал АООТ «Престиж».
11.Письмо-приглашение на выставку-ярмарку в Москву.
12.Приказ об увольнении работника.
13.Письмо-отказ в ЗАО «Темп».
14.Докладная записка о командировании работника.
15.Акт списания материалов.
16.Распоряжение муниципальных органов власти о сдаче объекта.
17.Доверенность в арбитражный суд для предоставления интересов предприятия.
18.Письмо-требование о погашении банковского кредита.
19.Приказ директора о распределении должностей бухгалтерского отдела.
20.Справка о закупке оборудования.
Задание № 2
На внутренние зарегистрированные документы заведите регистрационно-контрольные карточки.
Инструктивные указания
1. Разделите документы по группам: внутренние, входящие и исходящие. Реквизиты
3. Оформите журналы регистрации для внутренних, входящих и исходящих документов.
Форма журнала регистрации внутренних документов:
Дата документа
Регистра-ционный номер документа
Краткое содержание документа
Кем подписан документ
Испол-нитель
Допол-нительные сведения о документе
Расписка в получении документа
Отметка об исполнении
1
2
3
4
5
6
7
8
Форма журнала регистрации входящих документов:
Дата
поступления
Регистрационный
Номер документа
Корреспондент (автор)
Дата
документа
Номер
документа
Краткое содержание
документа
1
2
3
4
5
6
продолжение журнала регистрации входящих документов
Резолюция или кому направлен документ
Дополните-льные сведения о документе
Расписка в получе-нии
Отметка
об исполне-нии
Исполнители
Задание
Срок испол-нения
Автор
резолюции
Дата простановки резолюции
7
8
9
10
11
12
13
14
Форма журнала регистрации исходящих документов.
Дата и индекс
документа
Корреспондент
Краткое
содержание
Отправитель
Отметка об исполнении
1
2
3
4
5
4. Внесите реквизиты и сведения документов в соответствующие журналы (состав реквизитов определите самостоятельно)
Вопросы для самоконтроля
1. На какие документопотоки делится все документация учреждения.
2. Что понимают под регистрацией документов.
3. Какие сведения выписываются из документа в процессе регистрации.
4. Какие формы регистрации документов применяются в учреждениях.
5. Что включает с в себя регистрационный индекс.
6. Какие регистрационные формы существуют на предприятии.
7. В каких случаях целесообразно применять журнальную форму регистрации.
Тема 2.2. Исполнение документов. Контроль исполнения
Студент должен знать: контроль и сроки исполнения документов
Задания для самоконтроля
Используя учебную литературу или интернет-ресурсы, найдите ответы на вопросы темы. При наличии вопроса в домашней контрольной работе необходимо тщательно проработать его и подробно изложить в тетради для контрольной работы.
Вопросы:
1. Контроль исполнения документов. Организация и техника контроля исполнения.
2. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов.
3. Система АСКИД (автоматизированный контроль исполнения документов).
Задания: Решите тесты по теме:
1. Какие документы подлежат операции «Контроль исполнения» ?
А) внутренние Б) входящие В) исходящие Г) все документы
2. Какой службой ведется контроль исполнения документов ?
А) технического контроля Б) документационного обеспечения
В) секретариатом Г) нет верного ответа
3. Что осуществляет служба контроля ?
А) формирование картотеки Б) выяснение исполнителя
В) напоминание о содержании документа Г) напоминание срока исполнения
Д) все ответы верны
4. Какие сроки исполнения определяют органы отраслевого управления ?
А) текущие Б) типовые В) индивидуальные Г) нет верного ответа
5. Кто имеет право изменить срок исполнения документа ?
А) зам.директора Б) руководитель службы ДОУ
В) секретарь-референт Г) нет верного ответа
Тема 2.3. Организация оперативного хранения документа
Студент должен знать: требования и правила ГОСТа по организации работы с документами.
Студент должен уметь: составлять и оформлять номенклатуру дел.
Задания для самоконтроля
Используя учебную литературу или интернет-ресурсы, найдите ответы на вопросы темы. При наличии вопроса в домашней контрольной работе необходимо тщательно проработать его и подробно изложить в тетради для контрольной работы.
Вопросы:
Систематизация документов в дело.
Номенклатура дел. Индивидуальные, сводные, примерные и типовые номенклатуры дел. Оформление номенклатуры дел.
Требования к оформлению дел. Хранение документов в структурных подразделениях.
Задания: Решите тесты по теме:
1. Что является главным назначением номенклатуры дел ?
А) указание сроков хранения документов Б) систематизация документов
В) учет документов Г) поиск документов
2. Какой реквизит не предусмотрен на номенклатуре дел ?
А) индекс Б) резолюция В) заголовок к тексту Г) дата Д) адресат
3. Что вносят в 4 графу номенклатуры дел ?
А) заголовок дела Б) примечание В) срок хранения Г) индекс
4. Сколько экземпляров номенклатуры должно минимально быть ?
А) 1 Б) 3 В) 5 Г) для каждого ведущего специалиста
5. Что вносят в 3 графу номенклатуры дел ?
А) срок хранения Б) индекс В) заголовок дела Г) количество частей дела
5. Какие отметки ставят в графе «Примечание» ?
А) об уничтожении дел Б) о переходящих делах В) об исполнителе дела
Г) о передаче дел в архив
6. Кем разрабатывается номенклатура дел
А) руководителем Б) секретарем-референтом В) специалистом службы ДОУ
Г) зам.руководителя Д) руководителем службы ДОУ
Практическая работа
Тема: Составление и оформление номенклатуры дел
Студент должен уметь: работать с номенклатурой дел.
Задание 1
Выполняя функцию секретаря-референта ООО «Престиж» оформите номенклатуру дел и занесите в нее все зарегистрированные в предыдущей работе документы в соответствующие разделы, указав при этом все необходимые реквизиты и сроки хранения. Оформите итоговую запись номенклатуры дел.
Инструктивные указания
Составьте номенклатуру дел согласно стандарту.
Внесите документы в номенклатуру, разбив их по разделам, указав необходимые сведения (индекс дела, заголовок, количество томов, срок хранения).
Оформите итоговую запись номенклатуры дел согласно стандарта.
Вопросы для самоконтроля
Понятие номенклатуры.
Какие реквизиты содержит номенклатура.
Порядок составления и утверждения номенклатуры.
Виды номенклатуры.
Тема 2.4. Подготовка документов к архивному хранению
Студент должен знать: оформление дел, подготовку к архивному хранению, порядок проведения экспертизы ценности документов.
Студент должен уметь: оформлять дела, составлять описи дел с различными сроками хранения, составлять акты на списание и уничтожение дел.
Задания для самоконтроля
Используя учебную литературу или интернет-ресурсы, найдите ответы на вопросы темы. При наличии вопроса в домашней контрольной работе необходимо тщательно проработать его и подробно изложить в тетради для контрольной работы.
Вопросы:
Экспертиза ценности документов.
Подготовка дел к сдаче в ведомственный архив.
Законодательные акты и нормативно-методические документы Федеральной архивной службы России по архивному хранению документов.
Задания: Решите тесты по теме:
1. Для чего не отбирают документы по результатам экспертизы ценности документов ?
А) для уничтожения Б) для оперативной работы В) для временного хранения
Г) для постоянного хранения Д) для длительного хранения
2. Что не включает в себя этап подготовки документов к архивному хранению ?
А) проведение экспертизы ценности документов Б) оформление дел
В) формирование дел Г) оформление обложки дел Д) все ответы неверны
3. Что осуществляют на третьем этапе проведения ценности экспертизы документов ?
А) составление номенклатуры Б) уточнение ценности
В) сдача в архив Г) подготовка к сдаче в архив
4. По какому признаку формируют дела, если за основу берут их содержание ?
А) по авторскому Б) по корреспондентскому В) по хронологическому
Г) по географическому Д) нет верного ответа
5. Что подлежит изъятию из дел при проведении экспертизы ценности документов ?
А) копии документов Б) документы кратковременного хран6ения
В) черновики Г) дублирующие документы Д) все ответы верны
6. В течении какого периода происходит формирование дел ?
А) в течении года Б) в течении срока исполнения документа
В) в течении квартала Г) в течении действия номенклатуры дел
7. Какие реквизиты обязательно должны иметь документы при формировании в дело ?
А) даты Б) индексы В) заверительные надписи Г) отметки о приложении
8. Какое минимальное количество экземпляров описи дел должно быть на предприятии ?
А) 3 Б) 5 В) для каждого специалиста Г) в каждом структурном подразделении
9. Кто подписывает опись дел?
А) зам.руководителя Б) руководитель В) составитель Г) руководитель службы ДОУ
10. Каким образом нумеруют листы в деле ?
А) печатным способом арабской цифрой посередине листа
Б) печатным способом в верхнем правом углу римской цифрой
В) арабской цифрой от руки в верхнем правой углу
Г) арабской цифрой от руки посередине листа
Д) арабской цифрой от руки в нижнем правом углу
11. Как часто проводится экспертиза ценности документов ?
А) один раз в течении месяца Б) один раз в течении полугода
В) один раз в течении года Г) в соответствии с графикам сдачи дел в архив
12. Какие документы составляются по результатам проведения ценности экспертизы ?
А) протокол заседания экспертной комиссии Б) акт на уничтожение документов
В) опись дел по личному составу Г) опись дел постоянного срока хранения
Д) все ответы верны
12. Сколько листов должно максимально содержать дело и при какой толщине ?
А) 200 листов при 40 мм Б) 250 листов при 45 мм В) 150 листов при 40 мм
Г) 25 листов при 40 мм Д) 200 листов при 50 мм
13. Какие документы запрещается подшивать в дело ?
А) с кратковременными сроками хранения Б) подлежащие возврату
В) с временными сроками хранения (до 10 лет)
Г) с временными сроками хранения (свыше 10 лет)
14. Какие реквизиты обязательно должна иметь обложка дела ?
А) заголовок Б) наименование учреждения В) аннотация
Г) даты начала и окончания Д) исполнитель дела
Тема 2.5. Использование ПЭВМ в делопроизводстве
Студент должен знать: возможности и преимущества использования ПЭВМ и автоматизированных систем в делопроизводстве.
Задания для самоконтроля
Используя учебную литературу или интернет-ресурсы, найдите ответы на вопросы темы. При наличии вопроса в домашней контрольной работе необходимо тщательно проработать его и подробно изложить в тетради для контрольной работы.
Вопросы:
1. Компьютеризация делопроизводства на предприятии как условие внедрения Государственной системы документационного обеспечения управления.
2. Машиночитаемая документация.
3. Носители, применяемые при создании документов, и требования к их оформлению.
Тесты для подготовки к дифференцированному зачету
1. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания до:
а) передачи на исполнение; б) подшивки в дело;
в) завершения исполнения; г) уничтожения или уничтожения.
2. Каждый раздел основной части полного протокола строится по схеме:
а) ПОСТАНОВИЛИ, ВЫСТУПИЛИ, СЛУШАЛИ;
б) СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ;
в) ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, СЛУШАЛИ;
г) СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ.
3. Какие формы регистрации документов в России существуют?
а) журнальная; б) карточная;
в) автоматизированная; г) все вышеперечисленные.
4. В каких документах рядом с регистрационным номером указывается буква «Л» и «К»?
а) акты; б) докладные записки;
в) приказы по основной деятельности; г) приказы по личному составу.
5. Если документ отправляется в два адреса по почте, то сколько необходимо подготовить экземпляров этого документа?
а) четыре; б) два;
в) три; г) пять.
6. Какие могут быть номенклатуры дел?
а) конкретная; б) примерная;
в) типовая; г) все вышеперечисленные.
7. В номенклатуре дел документы систематизируются:
а) по видам документов; б) по содержанию;
в) по срокам хранения; г) все вышеперечисленные.
8. Кто может работать с документами, имеющими коммерческую тайну?
а) только руководитель; б) все работники организации;
в) руководители структурных подразделений, организаций;
г) работники, определенные руководителем.
9. Реквизит документа – это:
а) его отдельный элемент; б) часть служебного письма;
в) фирменный бланк; г) общий бланк.
10. С какой целью на служебном письме указывают фамилию и телефон исполнителя?
а) для оперативной связи с исполнителем; б) для придания документу юридической силы;
в) для регистрации документа; г) для контроля за исполнением.
11. Укажите номер правильного утверждения:
а) Номенклатура дел организации является необходимым документом для правильного оформления в дела других документов.
б) Номенклатура дел организации разрабатывается в связи с формальными требованиями архивных органов для удобства проведения соответствующих проверок.
в) Ведение делопроизводства организации невозможно при отсутствии номенклатуры дел.
г) Оперативность работы с документами и их сохранность не зависят от качества составления номенклатуры дел.
12. Почему в организациях и на предприятиях разрабатываются организационные документы?
а) это формальное, традиционное требование, не имеющее практического значения;
б) это необходимо при возникновении конфликтных ситуаций;
в) это создает нормативную базу для организации трудовых правоотношений;
г) это делается ради повышения престижа организации.
13. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются:
а) ниже подписи руководителя, подписавшего документ;
б) в нижней части оборотной стороны последнего листа
подлинника документа;
в) на первом листе документа на его обратной стороне.
г) в нижней части лицевой стороны последнего листа подлинника документа.
14. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются:
а) в нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа, находящейся в организации;
б) в нижней части оборотной стороны последнего листа копии документа, находящейся в организации;
в) на первом листе оборотной стороны документа.
г) на первом листе лицевой стороны документа.
15. Понятие «Делопроизводство» - это:
а) система хранения документов; б) составления документов;
в) документирование и организация работы с документами;
г) организация работы с документами.
16. Кем подписываются документы, составляемые комиссией?
а) руководителем организации; б) председателем;
в) председателем и членами комиссии; г) председателем и секретарем.
17. На каких служебных письмах проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?
а) просьбах; б) сопроводительных;
в) информационных; г) ответах.
18. В приказе констатирующая часть от распорядительной отделяется словом:
а) "ОБЯЗЫВАЮ"; б) "ПРЕДЛАГАЮ";
в) "ПРИКАЗЫВАЮ"; г) «УКАЗЫВАЮ».
19. Должностная инструкция утверждается:
а) заместителем директора; б) директором;
в) юрисконсультом; г) главным бухгалтером.
20. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?
а) должностные инструкции;
б) положения о структурных подразделениях;
в) штатное расписание; д) все перечисленные выше документы.
21. В каком документе могут быть оговорены условия реорганизации и ликвидации организации?
а) в Уставе организации; б) в Положении о структурном подразделении;
в) в должностной инструкции; г) в правилах внутреннего распорядка.
22. Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия?
а) Решения; б) приказы;
в) протоколы; г) инструкции.
23. Что является датой протокола?
а) дата подписания протокола; б) дата заседания;
в) дата регистрации протокола; г) дата утверждения.
24. Какой нормативный документ в организации определяет порядок работы с документами?
а) инструкция по делопроизводству; б) регламент работы;
в) положение о службе ДОУ; г) должностная инструкция секретаря-референта.
25. Кем утверждается сводная номенклатура дел организации?
а) руководителем структурного подразделения организации;
б) руководителями службы делопроизводства;
в) руководителями организации;
г) заместителем руководителя организации, отвечающим за службу делопроизводства.
26. Приказы по приему, увольнению работников помещаются:
а) в деле вместе с приказами о командировании работников;
б) отдельно от приказов о командировании;
в) вместе с приказами по основной деятельности;
г) вместе с должностными инструкциями сотрудников.
27. В случае подписания руководителем только первого экземпляра документа остальные заверяются:
а) секретарем – референтом; б) машинисткой;
в) бухгалтером; г) заместителем руководителя.
28. Документ "Структура и штатная численность предприятия" подписывается:
а) директором; б) заместителем директора;
в) главным бухгалтером; г) юрисконсультом.
29. Какой государственный стандарт определяет требования по оформлению документов общего административного управления (ОРД)?
а) ГОСТ Р 51141-98; б) ГОСТ 6.10.5-87;
в) ГОСТ Р 6.30-97; г) ГОСТ 6.30.
30. Дата документа при завершении его оформления проставляется:
а) в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа»;
б) в средней части документа, сразу после текста;
в) в нижней части документа, перед отметкой об исполнении документа и направлении его в дело;
г) в средней части документа, после отметки о наличии приложений.
31. Реквизит «гриф ограничения доступа к документу» располагается:
а) только на бланке для писем, факсов;
б) в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения»;
в) в правом верхнем углу документа после 40 печатных знаков от границы левого поля;
г) в средней части документа, сразу после текста.
32. Реквизит «Гриф утверждения» располагается:
а) в правом верхнем углу документа выше реквизита «Адресат»;
б) после 32 печатных знаков от границы левого поля в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков углов;
в) в правом верхнем углу документа после 40 печатных знаков от границы левого поля;
г) в средней части документа, выше текста.
33. Если в резолюции указываются несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа является лицо:
а) указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса, как соисполнители;
б) указанное последним, остальные привлекаются как соисполнители;
в) указанное единственным;
г) все исполнители.
34. Отметка о контроле обозначается буквой «К» и наносится:
а) специальным штампом на всех подряд документах;
б) от руки красным фломастером или специальным штампом;
в) печатным шрифтом на контролируемых документах; г) произвольно.
35. Оттиск печати проставляется:
а) таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи, был хорошо читаемым;
б) любым образом после текста документа;
в) между личной подписью и расшифровкой подписи, хорошо читался;
г) ниже реквизита «подпись».
36. Если документ исполнен, то
а) документ направляют в дело и сдают в архив;
б) на документе ставят отметку об его исполнении и направлении документа в дело;
в) в левой части первого листа располагается отметка «в дело №»;
г) его уничтожают.
37. Реквизит «Отметка о поступлении» располагается:
а) в правом верхнем углу первого листа б) на оборотной стороне первого листа
в) в правой нижней части первого листа документа; г) в левом верхнем углу.
38. В скольких подлинных экземплярах заключается договор?
а) одном; б) двух;
в) трех; г) зависит от количества участвующих сторон.
39. Как исправляются ошибки, допущенные при нумерации листов дела в процессе его оформления перед сдачей в ведомственный архив?
а) Неправильный номер стирается (т.к. номера проставляются карандашом) и вместо него пишется новый номер.
б) Неправильный номер зачеркивается одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер.
в) Неправильный номер не исправляется на самом документе, т.к. информация об ошибке вносится в заверительную надпись дела.
г) Неправильный номер исправляется с помощью корректирующей краски и вместо него пишется новый номер.
40. Как правильно должны быть пронумерованные листы дела, предоставляющие собой иллюстративные и технические документы (фотографии, схемы, чертежи и т.п.)
а) Как и обычные текстовые документы, т.е. в правом верхнем углу листа.
б) В правом верхнем углу листа, но на оборотной его стороне.
в) Такие листы вообще не нумеруются, т.к. информация о них вносится в лист-заверитель дела.
г) На оборотной стороне листа в левом верхнем углу.
41. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат передаче из структурного подразделения в архив организации (при его наличии):
а) По истечении трех лет. б) По истечении двух лет.
в) По истечении одного года. г) После окончания календарного года.
42. Отметка о контроле проставляется на документе:
а) на верхнем поле; б) на правом нижнем углу;
в) на левом поле; г) произвольно.
43. Сроки исполнения документов исчисляются:
а) в календарных днях; б) в рабочих днях;
в) по усмотрению руководителя организации; г) в неделях.
44. План работы школы на 2003 – 2004 учебный год утвержден решением педагогического совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»?
а) УТВЕРЖДАЮ
Решение педагогического совета
от 12.08.2013 г. № 14
б) УТВЕРЖДЕНО
Решением педагогического совета
от 12.08.2013 г. № 14
в) УТВЕРЖДЕН
Решение педагогического совета
от 12.08.2013 г. № 14
г) УТВЕРЖДЕН
Решением педагогического совета
12.08.2013 № 14
45. Реквизит согласования оформляется следующим образом:
а) СОГЛАСОВАНО
Протоколом заседания
Правления страховой
компании «Планета»
от 21.06.2013 № 10
б) _______________________ Н.И. Орлов
подпись
в) Начальник юридического отдела
личная подпись
Г.И. Сидоров
21.12.2013
г) Начальник общего отдела
личная подпись Е.О. Матвиенко
46. Поступившее письмо было поручено исполнить специалистам (Антохиной Н.П., Петросяну В.Д., Степановой Л.А.), при этом ответственным исполнителем согласно резолюции руководителя организации была назначена Антохина Н.П. Каким образом должна быть изображена отметка об исполнителе на подготовительном ответственном письме?
а) Исп. Антохина Надежда Петровна
Тел.: 934 – 20 – 58
б) Исп. Петросян Валерий Дмитриевич
Тел.: 934 – 07 – 43
в) Исп. Степанова Лидия Александровна
Тел.: 934 – 56 – 23
г) Исп. Антохина Н.П.
Петросян В.Д.
Степанова Л.А.
Тел.: 934 – 56 – 23
47. Когда заканчивается формирование дела?
а) Дело формируется в пределах календарного года (за исключением переходящих дел).
б) Дело формируется до достижения максимального объема в листах, т.е. до 250 л.
в) Дело формируется по усмотрению организации.
г) Дело формируется до окончания решения вопроса, независимо от календарных сроков.
48. Укажите номер правильного утверждения:
а) Все дела, образующиеся в организации, можно пронумеровать
сплошной порядковой нумерацией.
б) Все дела, образующиеся в организации, следует нумеровать сплошной порядковой нумерацией в пределах каждого структурного подразделения.
в) Индекс каждого дела должен включать номер структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах данного структурного подразделения.
г) Каждая организация применяет свою систему индексации дел, так как этот вопрос не регламентируется специальными нормативами.
49. Как показать в номенклатуре дел, что предусмотренное в ней дело не было заведено?
а) Поставить в графе «Примечание» отметку «Не заведено» и расписаться.
б) Вычеркнуть заголовок не заведенного дела и расписаться в графе «Примечание».
в) Перепечатать страницу номенклатуры дел, исключив из нее заголовок не заведенного дела.
г) Не вносить никаких изменений, так как эта информация не отражается в номенклатуре дел.
50. Сколько максимально листов документов может быть в одном томе дела?
а) 200 б) 150
в) 250 г) не ограничено.
Литература
Основные источники (ОИ):
ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998. – 12 с.
ГОСТР.6.30-2003.Унифицированная системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов. Утвержден постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 №65-ст. - М.: Изд-во стандартов, 2003. – 14 с.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.200 №68. - М.: Изд-во стандартов, 2001. – 56 с.
Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. - М.: Инфра, 2001.- 110 с.
Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Издательство ПРИОР, 2004.- 220 с.
Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).- Ростов-н/Д: Феникс, 2005.- 230 с.
Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах.- Ростов-н/Д: Феникс, 2001. – 155 с.
Барихин А.Б. Делопроизводство на предприятии. - М.: Книжный мир, 2003.- 310 с.
Березина Н.М. Современное делопроизводство. - СПб: Питер, 2004.- 280 с.
Вигера A.M. Секратарское дело. - Ростов-н/Д: Феникс, 2003.- 290 с.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. - М.: ИНФРА, 2004.- 270 с.
Кирсанова М.В. Деловая переписка. - М.: Инфра, 2001.- 130 с.
Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. - М.: Инфра, 2008.- 290 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство. - М.: Книжный мир, 2003.- 220 с.
Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности. - СПб.: Издательство Нева, 2004.- 320 с.
Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - М.: Инфра, 2002.- 110 с.
Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). - М.: Книжный мир, 2004.- 180 с.
Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. - М.:ИНФРА-М, 2008.- 340 с.
Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: ПРИОР, 2003.- 142 с.
Стенюков М.В. Делопроизводство в управлении персоналом. - М.: Приор-издат., 2001.- 130 с.
Дополнительные источники (ДИ):
1. Журнал «Делопроизводство».
2. Журнал «Секретарское дело».
3. Журнал «Управление персоналом».
Интернет-ресурсы (И-Р):
1. www.consuitant.ru Справочная правовая система «КонсультантПлюс».
2. Справочная система «Гарант».
13PAGE 15
13PAGE 14215
"(*bfВ
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·ю "`dЉЊЁЄ
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
· Заголовок 1 Заголовок 2 Заголовок 3 Заголовок 4 Заголовок 515