Сообщение по ПМ.02 Организационная деятельность по теме Презентация как эффективный способ коммуникативного взаимодействия студентки 3 курса Нагумановой Дианы Вадимовны

АВТОНОМНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ХАНТЫ- МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА- ЮГРЫ
СУРГУТСКИЙ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ
ПМ.02 Организационная деятельность
Тема сообщения: «Презентация как эффективный способ коммуникативного взаимодействия»
Выполнила:
студентка 3 курса группы 434
по профессии 46.01.01 «Секретарь»
Нагуманова Диана Вадимовна

Сургут, 2016
В деловой жизни часто приходится сталкиваться с ситуацией, когда необходимо заинтересовать людей своими достижениями, привлечь внимание к деятельности фирмы, рассказать в доступной форме о товаре, сделать доклад на конференции и т.д. Для организации презентации может послужить любой повод: выход новых товаров, технологий, книги, фильма, желание поделиться достижениями компании, тенденциями и планами развития и т.д. Превосходным средством для реализации задач является презентация.
Под презентацией (лат.praesento – передаю, вручаю; англ.present – представлять) подразумевается передача, представление аудитории новых идей, планов и разработок. Другими словами, презентация – это демонстрационные материалы для любого публичного выступления с представлением запоминающегося текстового материала, с использованием таблиц, графиков, диаграмм, рисунков, аудио- и видеоклипов.
Огромное значение они имеют и в образовательных процессах, как средство представления учебного материала педагогами, а также студентами в тематических докладах, при защите курсовых и дипломных работ.
Кроме того, компьютерные презентации могут обеспечить более эффективное коммуникационное взаимодействие между специалистами в целях обмена опытом, а также при подготовке и повышении квалификации.
Цель работы – обосновать, что компьютерные презентации обеспечивают более эффективное коммуникационное взаимодействие в целях обмена информацией, а также при подготовке специалистов и повышении их квалификации.
Задачи работы:
доказать, что презентация – особая форма представления информации;
раскрыть задачи презентации;
охарактеризовать эффективность и преимущество презентации;
обеспечить ориентированность на аудиторию
Актуальность: компьютерные презентации стали признанным стандартом в деловых переговорах. Подготовленную презентацию можно продемонстрировать в локальной сети или передать по электронной почте для просмотра на другом компьютере. Ее можно взять с собой в командировку. Без них не проходят сегодня ни общественные, ни научные мероприятия.
Гипотеза – презентация будет эффективным способом коммуникативного взаимодействия при осуществлении следующих направлений:
составление подробного плана презентации;
изучение аудитории;
составление перечня предполагаемых видеосюжетов, диаграмм.
Подобно тому, как текстовый документ состоит из страниц, файл презентации состоит из последовательности слайдов, или кадров. В него, как и в любой компьютерный документ, в соответствии с заранее продуманным сценарием могут быть включены элементы анимации, аудио- и видеофрагменты.
Основные элементы слайда: заголовок и подзаголовок, графические изображения (рисунки), таблицы, диаграммы, тексты, звуки, списки, фон, колонтитул, номер слайда, дата, различные внешние объекты и т.д. Схему цветов представляет основа из восьми цветов, которую можно применить в слайдах, страницах примечаний и раздаточном материале. Схема цветов состоит из цвета фона, цвета линий и теста. Баланс этих цветов улучшает восприятие слайдов.
В презентации широко используются эффекты движения (мультипликации), то есть анимация. Анимация привлекает внимание, но увлекаться ею нежелательно, так как она быстро утомляет и задерживает на себе много внимания.
Как правило, для проведения презентации необходим заранее составленный подробный план:
изучение темы выступления
определение задач и целей
знание аудитории
структура презентации
вступление и заключительная часть
наглядные материалы
Необходимо изложить цели мероприятия, описать аудиторию, представить концепцию и выразить общий замысел обращения, составить перечень предполагаемых видеосюжетов, диаграмм, таблиц и других средств визуального обеспечения презентации.
Сценарий презентации состоит из перечисления всех основных событий и этапов мероприятия в последовательном порядке. При непосредственном проведении презентации ведущий должен придерживаться именно этого регламента. Само обращение не должно быть навязчивым, а проходить в стиле импровизации.
Презентация решает сразу несколько задач:
оповещает о событии, отвечающем интересам аудитории
побуждает аудиторию к действиям, в целом соответствующим идеям презентации и ее общему замыслу
содействует задачам компании по привлечению клиентов
способствует эффективному коммуникативному взаимодействию
«Доклад» должен быть интересным и оригинальным. Нужно попытаться в максимально короткое время рассказать о многом и не утомить слушателей. Элементы юмора рассеивают недоверие аудитории, важно только следить за их уместностью.
При выступлении необходимо ориентироваться на аудиторию. Важно учитывать: возраст, образование, профессиональные качества, этническую и половую принадлежности, социальные ступеньки и т.д. чем меньше аудитория, тем больше информации необходимо о ней получить еще до начала мероприятия. Динамичный оратор способен вызвать больше доверия у публики.
Важен контакт с аудиторией. Необходимо чувствовать аудиторию, перед которой выступаешь. Выражения лиц, позы, реакции, фразы – за этим непременно нужно следить и в соответствии с проявлениями безразличия и невнимания, усилить интерес и противодействовать определенными методами его угасанию. Можно выбрать из аудитории одного слушателя и обращаться при рассказе прямо к нему.
Термины, которые будут использоваться при докладе, должны быть понятны аудитории. Если при проведении презентации планируется использование наглядных материалов, важно помнить несколько основных моментов при восприятии текста с экрана проектора:
заголовки и названия должны быть напечатаны черным шрифтом
заглавные буквы обычно воспринимаются хуже, чем строчные, поэтому их использование рекомендовано только в коротких заголовках
на одном слайде не стоит размещать более пять строк и более семи слов в строке
если на слайде планируется использование нескольких цветов, их количество не должно превышать трех.
Различают следующие виды презентаций:
имиджевые
тренинговые
интервью
брифинги
торговые
мотивационные и информационные
первые встречи и т.д.
Явным преимуществом презентации является живое общение в режиме диалога. Аудитория, находящаяся на презентации, заинтересована в получении необходимой ей информации, а потому здесь очень важна обратная связь и быстрое реагирование на клиентов. Еще одно важное преимущество презентации – эффективное и быстрое распространение больших объемов информации. Использование визуальных средств лишь усиливает эффект проведения презентации, делая ее более живой и наглядной.
Сухая речь без наглядных материалов плохо воспринимается слушателями. Демонстрация изображений, видеороликов, понятные и убедительные слайды с крупными заголовками, цифрами, позволяют немного отдохнуть от собственной фантазии, и больше сделать акцент на восприятии основной информации.
Основные элементы презентаций PowerPoint – картинки и изображения, лаконичные и понятные тексты, графики, анимация, видео, аудио. Благодаря этим составляющим слушатель способен усвоить гораздо больший объем информации, к тому же новые знания приобретаются в интересной и захватывающей форме.
В PowerPoint существует программа проверки орфографии, которая сравнивает все слова в документе со словами в словаре.
В любой слайд можно вставить один или несколько объектов – видеоклипов. К тексту или объекту можно добавить специальный видео- или звуковой эффект. Анимация текста, рисунков других объектов на слайдах подчеркивает различные аспекты содержания, управляет потоком информации, делает презентацию более интересной. Слайды можно дополнять фоновой музыкой.
Коммуникация — это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми. Поскольку организация представляет собой структурированный тип отношений между людьми, то качество коммуникаций обеспечивает эффективное функционирование предприятия.
Очевидно, что если коммуникации между людьми не будут эффективными, люди не смогут договориться об общей цели организации.
Одним из главных элементов в технике проведения презентаций является коммуникативная позиция, которую необходимо использовать во время выступления. Здесь существуют три разные стратегии, первая - полное следование пожеланиям заказчика.
Вторая стратегия, построена на использовании слабых сторон «противника». Самым оптимальным способом работы с аудиторией является третья - партнерская стратегия, ориентированная на потребности аудитории, одновременно демонстрируя готовность предоставить ей свою помощь.
Для того чтобы информация была хорошо воспринята зрителем, нужно уделить внимание языку коммуникации с аудиторией, определить заранее какой стиль общения является наиболее комфортным для слушателя.
Необходимо помнить о хронометраже выступления. Чтобы аудитория не устала, его длительность не должна превышать 25 минут.
Гипотеза подтвердилась - презентация будет эффективным способом коммуникативного взаимодействия при составлении подробного плана презентации, изучение аудитории, составление перечня предполагаемых видеосюжетов, диаграмм.
Итак, презентация будет эффективным способом коммуникативного взаимодействия при составлении подробного плана, досконального изучения аудитории и составления перечня предполагаемых видеосюжетов и диаграмм.
В деловой жизни часто приходится сталкиваться с ситуацией, когда необходимо заинтересовать людей своими достижениями, привлечь внимание к деятельности. Секретом успеха многих публичных выступлений состоит в коммуникативном взаимодействии оратора с аудиторией.