Лекция по дисциплине: Документационное обеспечение управления, по теме: Характеристика и состав справочно – информационных документов. Документирование деятельности коллегиальных органов

Дисциплина: «Документационное обеспечение управления»
ТЕМА: Характеристика и состав справочно – информационных документов. Документирование деятельности коллегиальных органов.
ЦЕЛИ:
Обучающая: формирование умений логически и полно выстраивать ответ, отличать информационно-справочную документацию от организационно-распорядительной, кадровой документации, формирование знаний о составе справочно-информационной документации.
Развивающая: совершенствование навыков самостоятельной работы с законодательством; развитие мыслительных операций, умений пользоваться профессиональной терминологией; развитие способности применять нормы законодательства к конкретным производственным ситуациям.
Воспитательная: формирование интереса к специальности, стремления к глубокому освоению знаний в связи с другими специальными дисциплинами, осознание ценности получаемых знаний на занятиях для профессионального становления; воспитание чувства патриотизма.
ЗАДАЧИ:
1.Закрепить изученный материал по теме «Характеристика и состав справочно- информационных документов».
2.Обеспечить восприятие, осмысление и первичное запоминание пройденного материала.
3.Выработать умение отличать информационно-справочные документы.
4.Выработать умение правильно классифицировать информационно-справочные документы.
5.Определить значимость темы занятия для дальнейшего успешного изучения дисциплины.
МЕТОДЫ: активные методы обучения, фронтальный опрос, элементы дискуссии.
ТИП ЗАНЯТИЯ: Лекционное
МЕЖПРЕДМЕТНЫЕ СВЯЗИ: Теория государства и права, Трудовое право, Конституционное право.
СРЕДСТВА ОБУЧЕНИЯ: компьютерная презентация по теме.
Литература
1. Конституция Российской Федерации: Принята всенародным голосованием 12.12.1993 (с изменениями и дополнениями) // РГ. – 21.01.2009. - № 7.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации: Федеральный закон: от 30.12.2001 № 197-ФЗ (с изменениями и дополнениями) // СЗ РФ. – 2002. - №1(ч. 1) – ст. 3.
3. О Государственном гербе Российской Федерации: Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ (с изменениями и дополнениями).
4. Об информации, информационных технологиях и о защите информации:
Федеральный закон: от 27.07.2006 N 149-ФЗ (с изменениями и дополнениями) // Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448.
5. О техническом регулировании: Федеральный закон от 27.12.2002 N 184-ФЗ (с изменениями и дополнениями) // Собрание законодательства РФ", 30.12.2002, N 52 (ч. 1), ст. 5140.
6. Басаков М.И. Делопроизводство: Учебное пособие/ М.И. Басаков. – 7-ое изд. перераб и доп. –М.: Изательство –Торговая корпорация и К»,2012 -348 с.
7. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: учебник – 2-ое изд. –М.: ФОРУМ: ИНФРА –М, 2008. 176 с.
СТРУКТУРА ЗАНЯТИЯ

1.Организационная часть.
2.Постановка цели занятия. Актуализация знаний.
3.Опрос по теме домашнего задания.
4.Объяснение нового материала.
5.Закрепление изученного материала.
6.Подведение итогов занятия.
7.Домашнее задание.
ХОД ЗАНЯТИЯ
Организационный момент
Приветствие и проверка состояния аудитории, отсутствующих студентов, ответы на вопросы по существу домашнего задания.
Постановка целей занятия. Актуализация знаний.
Опрос по теме домашнего задания
Индивидуальный опрос студентов по вопросам предыдущей темы.
4.Объяснение нового материала по теме: « Характеристика и состав справочно-информационных документов»
План:
акт;
протокол;
докладная записка;
объяснительная записка;
справка;
письма;
телеграмма, телефонограмма.
1.
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно - справочными.
Информационно - справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
Виды информационно - справочных документов: акт; протокол; докладная записка; объяснительная записка; справка; письма; телеграмма, телефонограмма. Акт - информационно - справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно - ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.
Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей.
В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.
Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. Акты составляются на общем бланке.
Формуляр акта состоит из реквизитов:
наименование министерства или ведомства;
название организации;
наименование структурного подразделения;
наименование вида документа;
дата, номер;
место издания;
заголовок;
текст;
приложения;
подписи (членов комиссии);
гриф утверждения, согласования.
Реквизиты отделяются друг от друга 1,5 - 3 интервалами.
2.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная - слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали". Пишутся от начала левого поля. Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.
Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) - по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания. Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения. После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
Завершающая часть текста протокола - постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись. Датой протокола является дата проведения заседания.
Формуляр протокола состоит из реквизитов:
наименование организации или ведомства (если есть);
НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ - крупно;
наименование структурного подразделения(если есть);
наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;
дата заседания, номер (в течение календарного года);
место составления (город);
заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);
текст вводной и основной части;
подписи;
гриф утверждения, согласования (если нужно).
3.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.
По содержанию докладные записки бывают:
а) информационные;
б) отчетные (по результатам командировки и т.д.).
В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор - составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно.
Текст докладной записки делится на две части:
изложение фактов, послуживших причиной её составления;
выводы, предложения организации или должностного лица.
Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:
наименование структурного подразделения(если есть);
наименование вида документа - докладная записка;
дата, номер;
адресат;
заголовок;
текст;
приложения;
подпись.
Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов:
наименование министерства или ведомства;
название организации;
наименование структурного подразделения (если есть);
наименование вида документа - докладная записка;
дата, номер;
место издания;
адресат;
заголовок;
текст;
приложения;
подпись.
4.
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.
Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель. Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями.
Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов:
наименование министерства или ведомства;
название организации;
наименование структурного подразделения (если есть);
наименование вида документа;
дата, номер;
место издания;
адресат;
заголовок;
текст;
подпись.
5.
Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации.
Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй - приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки. В справке фиксируют сведения определенного периода времени. Датой справки является дата её подписания. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.
Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй - подшивается в дело.
Формуляр справки состоит из реквизитов:
наименование министерства или ведомства;
название организации;
наименование структурного подразделения (если есть);
наименование вида документа;
дата, номер;
место издания;
адресат;
заголовок;
текст;
подпись;
печать.
Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица - учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения.
6.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.
Виды служебных писем:
письмо - просьба;
письмо - предложение;
письмо - претензия;
письмо - запрос;
письмо - извещение;
информационное письмо;
письмо - отказ;
письмо - напоминание;
сопроводительное письмо и т.д.
Формуляр письма состоит из реквизитов:
наименование министерства или ведомства;
название организации;
наименование структурного подразделения (если есть);
адрес организации (почтовый, телеграфный);
номер телефона, факса, телетайпа;
номер счета в банке;
дата, номер;
ссылка на индекс и дату входящего документа;
адресат;
заголовок;
текст;
приложения;
подпись;
печать;
фамилия и телефон исполнителя;
гриф ограничения доступа.
Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность. Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.
Сопроводительное письмо - документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей. Оно составляется лишь в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинается словами: НАПРАВЛЯЕМ, ВОЗВРАЩАЕМ. Например:
НАПРАВЛЯЕМ НА УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОГРАММУ.
Письмо - приглашение - документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д. Письмо - приглашение может содержать:
полную повестку дня мероприятия;
фамилии докладчиков по вопросам повестки дня;
фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;
способ проезда и другую информацию.
Например:
ПРИГЛАШАЕМ ВАС НА ЗАСЕДАНИЕ ...
Информационное письмо - документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций, продукция. Рекламное письмо - документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров. Цель письма - побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию. Письмо - извещение - документ, являющийся ответом на запрос. Письмо - извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: "Ставим Вас в известность...".
Письмо - подтверждение - документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия. Направление письма - подтверждения относится к обязательной части деловых отношений. Письмо - подтверждение начинается словами: ПОДТВЕРЖДАЕМ УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ ...
Письмо - напоминание - документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия. Письмо - напоминание направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров. Например:
НАПОМИНАЕМ, ЧТО СРОК АРЕНДЫ ЗАЛА ИСТЕКАЕТ 16.02.99.
Гарантийное письмо - документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.). В гарантийном письме организация - адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку. Например:
ПРОСИМ ИЗГОТОВИТЬ И ВЫСЛАТЬ КОМПЛЕКТ МЕБЕЛИ. ОПЛАТУ ГАРАНТИРУЕМ.
Такие письма подписывает директор и главный бухгалтер предприятия.
Письмо - претензия - документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований. Письмо - претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером.
Письмо - ответ - документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа. Ответа требуют письма - запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии. Письмо - ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу:
принятие предложения;
отказ от предложения;
выполнение просьбы;
ответ на запрос.
Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Отказ должен быть убедительно аргументирован. Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру.
Структура письма иностранному партнеру:
эмблема и наименование фирмы (возможно указание рода деятельности);
адрес фирмы (почтовый, телеграфный, номера телефона(ов), факса, название банка, адреса представительств и филиалов);
номер документа в цифровой или буквенной форме;
дата в буквенно - цифровой форме;
адрес получателя;
вступительное обращение;
заголовок;
текст;
заключительная формула вежливости;
личная подпись автора письма;
ниже подписи - её расшифровка;
на следующей строке - должность лица, подписавшего документ.
7.
Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. В первой части телеграммы указываются: отметка о категории телеграммы; адресат; текст; фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму. Во второй части телеграммы - под чертой - указываются:
адрес и наименование организации - отправителя телеграммы;
наименование должности;
подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;
печать;
дата.
Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно - справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: передавать только краткую, срочную информацию; проверять правильность записи обратной связью; текст - не более 50 слов; не использовать трудно выговариваемые и редкие слова; записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы.
Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов:
наименование министерства или ведомства;
название организации - отправителя;
наименование вида документа;
дата, номер;
место составления;
адресат;
заголовок;
текст;
подпись;
должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;
Закрепление изученного материала на данном занятии
Преподаватель задаёт аудитории вопросы по рассмотренной теме, предлагает применить изученные нормы к практическим ситуациям
Подведение итогов, выставление оценок
Объявление оценок. Анализ работы группы на занятии. Студентам предлагается сделать анализ урока на основе представленных в начале занятия задач.
Домашнее задание
В результате освоения темы обучающийся должен обладать следующими компетенциями:
ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.
ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.
ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность.
ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.
ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности.
ОК 8. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации.
ОК 9. Ориентироваться в условиях постоянного изменения правовой базы.