Рассмотрим возможность автоматизации основных и вспомогательных бизнес-процессов в филиалах компании. В каждом регионе имеется региональное отделение, которое возглавляет региональный управляющий. В регионе под его руководством работает несколько десятков аптек, которые размещаются в арендованных помещениях.
Можно выделить типовые блоки организационной структуры аптеки как основного звена продаж (рисунок 4)
Рис. 4. Организационная структура аптеки
Для определения информационных потоков составим представление о фазах управления производством в аптеке (рис. 5).
Рис. 5. Фазы управления производством
Схема информационных потоков аптеки представлена на рис. 6.
Степень зрелости для комплексной автоматизации можно признать как начальную – нет данных о наличии и структуре существующего программного обеспечения, что позволяет сделать предположение о начальном характере становления информационной системы – иначе предложения по автоматизации не были бы нужны.
На аппаратной схеме нет возможности обмена данными с поставщиками и финансовыми организациями онлайн.
Аптека — это с точки зрения процесса автоматизации в первую очередь предприятие, где осуществляются продажи. Основные бизнес-процессы здесь те же, что и в обычном магазине. Стандартный перечень задач, подлежащих автоматизации в аптеке, предусматривает следующие:
- бухгалтерский учет;
- заказ товара у поставщиков (широкий ассортимент и наличие большого числа поставщиков диктуют необходимость реализации электронного заказа с применением специальных возможностей для сравнения цен разных поставщиков);
- анализ товародвижения и формирование аналитических отчетов по разным группам товаров;
- регистрация и учет продаж.
Кроме того, сегодня в рознице для активизации продаж применяют целый спектр инструментов для повышения лояльности потребителей. Один из них — дисконтные программы разного типа. Они включают в себя проведение ограниченных по времени действия рекламных акций. Востребовано ведение автоматизированной работы с врачами и возможность бронирования товара по телефону.
Помимо задач, сходных с задачами любой розничной точки (или сети магазинов), в аптечном деле существует немало специфических бизнес-процессов, требующих особого подхода и других, в сравнении с обычной торговлей, алгоритмов решения. В частности, эксперты-разработчики и пользователи выделяют следующее:
- расценка товара в соответствии с правилами регулируемого ценообразования на отдельные группы товаров;
- посерийный учет ЛС и отслеживание забракованных серий;
- наличие контроля отпуска по льготным и бесплатным рецептам;
- потребность в персонифицированном учете данного вида отпуска ЛС больным, имеющим право на льготы;
- отслеживание фальсификатов;
- контроль наличия обязательного ассортимента;
- специальный учет ряда групп ЛС (сильнодействующие ЛС, группы А и Б и пр.);
- организация справочной службы с возможностью предоставления информации о наличии товара в любом подразделении аптечной сети в реальном режиме времени;
- взаимодействие автоматизированной системы управления аптекой с внешними справочными системами (ЕСФИ и т.п.);
- возможность работы с банковскими картами;
- возможность использования контроля торговли по подарочным сертификатам, промоакциям, торговли «по образцам».
Для обеспечения всех этих запросов необходимы информационные системы, обладающие соответствующими возможностями.
Следует отметить и следующие необходимые функциональные требования к информационной системе аптеки.
Таблица 3
Функциональные требования.
| Воздействие | Реакция |
| Идентификация пользователей | Система должна разграничивать права пользователей системой |
| Внесение информации | Система должна позволять вносить необходимую информацию |
| Администрирование системы | Для работы в системе должен быть создан механизм администрирования баз данных |
| Создание отчетов | Система должна позволять создавать все основные отчеты в соответствии с техническим заданием |